6 E-mailetiquettelessen die uw collega's zullen waarderen

Als u vindt dat een flink deel van uw dag wordt verspild aan het lezen van en reageren op zinloze e-mails, bent u niet de enige. Leidinggevenden schatten dat bijna 20 procent van de uren die ze besteden aan zakelijke e-mail een verspilling van hun tijd is, volgens een onderzoek van Robert Half.

Spam is echter niet alleen maar de schuld. Andere afleiders zijn gekopieerd worden naar irrelevante e-mails, het lezen van berichten die op een betere manier hadden kunnen worden afgeleverd en het ontcijferen van lange en onveilige berichten.

Paul McDonald, een senior executive director voor Robert Half, zei dat spam kan worden aangepakt met behulp van filters en technologie om ongewenste e-mail te voorkomen, de andere problemen komen vaak goed van pas bij degenen die berichten verzenden.

"Door uw berichten kort, relevant en actiegericht te houden, verbetert u de kans dat uw e-mails snel worden gelezen en beantwoord," zei McDonald in een verklaring.

Om je e-mails efficiënter te maken, biedt Robert Half zes etiquette-tips:

Bekijk je CC's.

• Het is belangrijk om collega's alleen te kopiëren op e-mails die ze moeten zien. Als het niet iets is waarop ze actie moeten ondernemen, moeten ze waarschijnlijk niet worden gekopieerd op een e-mail. Het is ook belangrijk om te voorkomen dat u "alles antwoorden" raakt wanneer u antwoordt. Als u dit doet, is dit waarschijnlijk een verspilling van tijd voor alle ontvangers die uw reactie niet nodig hadden. Wees kort.
• Hoe korter u uw e-mails kunt maken terwijl u nog steeds uw punt weet over te brengen, hoe beter. Hoe langer de e-mail, hoe langer het duurt om te verwerken. En hoe langer het duurt om te verteren, hoe waarschijnlijker het is dat de lezer ongeïnteresseerd gaat worden. Houd uw e-mails indien mogelijk tot minder dan twee paragrafen. Maak uw punt vroeg.
• In plaats van collega's uw volledige e-mail te laten lezen om pas achteraf te achterhalen wat u wilt en waarom ze zijn gekopieerd bericht, vat je belangrijkste punten bovenaan samen. U kunt de details vervolgens indien nodig als achtergrond opgeven. Stuur minder.
• Probeer de verleiding te weerstaan ​​om onmiddellijk op een e-mail te reageren, vooral als het een verzoek is dat zichzelf kan oplossen zonder uw inbreng. Overweeg daarnaast om geen interne e-maildagen te hebben, zoals 'e-mailvrije vrijdag', om het aantal berichten te beperken dat de inbox van uw kantoor opvult. Focus op de onderwerpregel.
• Maak uw onderwerpregel direct en to the point, om de lezers onmiddellijk inzicht te geven in uw e-mail. Gebruik onderwerpregels met zinsneden als 'RSVP', 'voor uw beoordeling' of 'hervat vergadering', zodat lezers snel kunnen begrijpen waar uw e-mail over gaat. Wees professioneel.
• In de digitale wereld van tegenwoordig moeten e-mails worden verzonden geschreven met dezelfde professionaliteit als u zou gebruiken in een formele zakelijke memo. Zorg ervoor dat je je spelling en grammatica controleert. Probeer de e-mail ook hardop te lezen voordat u hem verzendt. Uw ontvangers zullen het op prijs stellen als u even de tijd neemt om de inhoud en de toon van het bericht aan te passen. Het onderzoek was gebaseerd op onderzoeken van 2.200 chief financial officers van bedrijven in meer dan 20 van de grootste Amerikaanse metropolen.

Hoe u uw baan kunt staken en uw reputatie kunt behouden

Het vinden van de beste manier om ontslag te nemen uit een baan kan een uitdaging zijn, vooral als u niet tevreden bent op uw huidige werkplek. Misschien heb je gedroomd om een ​​taart te laten vallen op de balie van je manager met je ontslagbrief erbovenop, of je baas te vertellen dat je weggaat terwijl een fanfare je buiten kantoor speelt.

(Carrière)

De 10 coolste kantoorruimten

Koele werkruimtes Hoewel fluorescentielampen en grijze cabines omgeven door saaie beige muren zijn wat velen zich kunnen voorstellen als ze denken aan een typisch kantoor , niet alle bedrijven abonneren zich op die plattegrond. Als een manier om te benadrukken hoe je kantoorruimte op een geheel nieuwe manier kunt gebruiken en ontwerpen en zo de creativiteit van medewerkers kunt bevorderen, pronkt de carrière-community met Glassdoor met enkele van 's werelds meest unieke en fascinerende kantoorruimtes.

(Carrière)