6 E-mailetiquettelessen die uw collega's zullen waarderen

Als u vindt dat een flink deel van uw dag wordt verspild aan het lezen van en reageren op zinloze e-mails, bent u niet de enige. Leidinggevenden schatten dat bijna 20 procent van de uren die ze besteden aan zakelijke e-mail een verspilling van hun tijd is, volgens een onderzoek van Robert Half.

Spam is echter niet alleen maar de schuld. Andere afleiders zijn gekopieerd worden naar irrelevante e-mails, het lezen van berichten die op een betere manier hadden kunnen worden afgeleverd en het ontcijferen van lange en onveilige berichten.

Paul McDonald, een senior executive director voor Robert Half, zei dat spam kan worden aangepakt met behulp van filters en technologie om ongewenste e-mail te voorkomen, de andere problemen komen vaak goed van pas bij degenen die berichten verzenden.

"Door uw berichten kort, relevant en actiegericht te houden, verbetert u de kans dat uw e-mails snel worden gelezen en beantwoord," zei McDonald in een verklaring.

Om je e-mails efficiënter te maken, biedt Robert Half zes etiquette-tips:

Bekijk je CC's.

• Het is belangrijk om collega's alleen te kopiëren op e-mails die ze moeten zien. Als het niet iets is waarop ze actie moeten ondernemen, moeten ze waarschijnlijk niet worden gekopieerd op een e-mail. Het is ook belangrijk om te voorkomen dat u "alles antwoorden" raakt wanneer u antwoordt. Als u dit doet, is dit waarschijnlijk een verspilling van tijd voor alle ontvangers die uw reactie niet nodig hadden. Wees kort.
• Hoe korter u uw e-mails kunt maken terwijl u nog steeds uw punt weet over te brengen, hoe beter. Hoe langer de e-mail, hoe langer het duurt om te verwerken. En hoe langer het duurt om te verteren, hoe waarschijnlijker het is dat de lezer ongeïnteresseerd gaat worden. Houd uw e-mails indien mogelijk tot minder dan twee paragrafen. Maak uw punt vroeg.
• In plaats van collega's uw volledige e-mail te laten lezen om pas achteraf te achterhalen wat u wilt en waarom ze zijn gekopieerd bericht, vat je belangrijkste punten bovenaan samen. U kunt de details vervolgens indien nodig als achtergrond opgeven. Stuur minder.
• Probeer de verleiding te weerstaan ​​om onmiddellijk op een e-mail te reageren, vooral als het een verzoek is dat zichzelf kan oplossen zonder uw inbreng. Overweeg daarnaast om geen interne e-maildagen te hebben, zoals 'e-mailvrije vrijdag', om het aantal berichten te beperken dat de inbox van uw kantoor opvult. Focus op de onderwerpregel.
• Maak uw onderwerpregel direct en to the point, om de lezers onmiddellijk inzicht te geven in uw e-mail. Gebruik onderwerpregels met zinsneden als 'RSVP', 'voor uw beoordeling' of 'hervat vergadering', zodat lezers snel kunnen begrijpen waar uw e-mail over gaat. Wees professioneel.
• In de digitale wereld van tegenwoordig moeten e-mails worden verzonden geschreven met dezelfde professionaliteit als u zou gebruiken in een formele zakelijke memo. Zorg ervoor dat je je spelling en grammatica controleert. Probeer de e-mail ook hardop te lezen voordat u hem verzendt. Uw ontvangers zullen het op prijs stellen als u even de tijd neemt om de inhoud en de toon van het bericht aan te passen. Het onderzoek was gebaseerd op onderzoeken van 2.200 chief financial officers van bedrijven in meer dan 20 van de grootste Amerikaanse metropolen.

Baan jagen? Hoe vergroot u uw kansen om ingehuurd te worden

Wilt u uw kansen om aangenomen te worden vergroten? Stel veel slimme vragen over uw potentiële werkgever en functieomschrijving, vindt nieuw onderzoek. Uit een onderzoek van SmartRecruiters blijkt dat de meest succesvolle sollicitanten veel tijd doorbrengen in hun sollicitatiegesprek over het bedrijf waarmee zij een gesprek voeren en precies wat hun taak zou inhouden.

(Carrière)

4 Tips voor het bepalen en behalen van Career-doelen

Elke medewerker heeft professionele doelen die ze graag willen bereiken, en in staat zijn om dit te doen in hun huidige positie is een belangrijk element van werktevredenheid. Dit leidt niet alleen tot meer vervulling door werknemers, maar degenen die hun doelen met succes kunnen voltooien, ontvangen eerder raises, promoties, zijn productiever en zullen eerder bij het bedrijf blijven dan bedrijven die dat niet doen.

(Carrière)