5 Eenvoudige, bewezen manieren om uw e-mailgebruik te verbeteren

Heb je het gevoel dat je e-mails je leven overnemen? Als je al je tijd in en uit het kantoor doorbrengt met lezen en reageren op berichten, heb je waarschijnlijk gelijk. Maar het goede nieuws is dat er een aantal snelle en eenvoudige manieren zijn om controle te krijgen over je inbox, waardoor je je veel productiever en minder gestrest voelt.

Klaar voor een e-mailrevisie? Volg deze vijf bewezen tips.

Abonnement opzeggen

Je denkt misschien dat je jezelf een plezier doet door je te abonneren op relevante e-mailnieuwsbrieven, maar je kunt beter andere manieren vinden om jezelf op de hoogte te houden zonder je inbox te verstoppen. . Het ontvangen van veel e-mails per dag is al overweldigend, en als je een abonnementhouder bent, maak je het alleen maar moeilijker voor jezelf.

Volgens een studie van Harris Interactive kunnen werknemers niet meer bijbenen 50 e-mails per dag, meldde ABC News. Uit het onderzoek, dat ongeveer 2000 Amerikaanse volwassenen ondervroeg, bleek dat slechts 6 procent van de werknemers zei dat ze meer dan 50 e-mails per dag zouden kunnen verdragen. Uit de studie bleek ook dat een op de vijf werknemers het gevoel heeft dat ze onder druk staan ​​vanwege de overbelasting van e-mail. <> Door sommige of alle abonnementen te verwijderen die je niet absoluut nodig hebt, kun je ook enkele van de stress wegnemen. u ervaart het als een resultaat van een altijd volledige inbox.

E-mailonderbrekingen plannen

Het lijkt misschien voor de hand liggend, maar als u uw e-mails om de vijf minuten controleert, kunt u zich gestresst voelen en kunt u minder productief zijn. Als u voortdurend e-mails controleert en beantwoordt, telkens wanneer er een nieuw berichtbericht verschijnt, krijgt u nooit werk met hoge prioriteit. Het is echter ook niet goed voor mensen om in je inbox te blijven hangen. Probeer in plaats daarvan specifieke blokken van tijd te plannen gedurende de dag om e-mails te openen en te beantwoorden.

Een studie gepubliceerd in het tijdschrift Computers in Human Behavior keek naar werknemers die zich slechts driemaal per dag hadden beperkt in het controleren van hun e-mail. Uit de studie bleek dat deze werknemers minder gespannen waren, minder gestresst en productiever dan degenen die hun meldingen hadden achtergelaten en hun e-mails constant gedurende de dag hadden gecontroleerd, meldde New York Magazine.

Als u zich zorgen maakt over het missen van dringende berichten van klanten of belangrijke updates van je baas, probeer filters in je inbox in te stellen om je alleen te waarschuwen wanneer die belangrijke e-mails binnenkomen. Bewaar de rest van uw berichten voor uw toegewezen e-mailonderbrekingen.

E-mails achterlaten op kantoor

Wanneer u niet op kantoor bent - wanneer u na een lange dag thuiskomt, wanneer het weekend is of wanneer je bent op vakantie - zorg ervoor dat je e-mails zijn uitgeschakeld. Met de meeste werknemers die smartphones gebruiken die zijn gekoppeld aan hun zakelijke e-mails, kan het onmogelijk zijn om te ontsnappen aan de verantwoordelijkheden en stress van het kantoor, maar studies tonen aan dat het niet goed is voor je gezondheid om verbonden te blijven.

Volgens een enquête van Workplace Options , 59 procent van de Amerikaanse werknemers gebruikt hun mobiele apparaten om na normale kantooruren te werken, meldde Fortune.com. Uit een andere enquête, van Good Technology, bleek dat 68 procent van de mensen hun werkmail vóór 8:00 uur controleert, 50 procent controleert het terwijl in bed, 57 procent doet dit bij familie-uitstapjes en 38 procent controleert zelfs hun e-mail aan de eettafel. Dit kan echter meer veroorzaken dan alleen maar stress op uw geestelijke gezondheid; het kan ook fysieke problemen veroorzaken. Naast psychologische problemen kan het controleren van e-mail buiten de werkuren ook leiden tot gastro-intestinale en cardiovasculaire problemen, een studie in het tijdschrift Chronobiology International, zoals gemeld door Fortune.com.

Het is OK om in te checken als u een belangrijke update, maar het is beter voor u als u kunt voorkomen dat u op kantoor in de niet-werkende uren in de kantoormodus blijft.

Schakel over naar instant messaging

Soms is de beste e-mailstrategie het weten wanneer u helemaal geen e-mail gebruikt. Als u heen en weer moet zijn met uw baas of een collega die geen face-to-face vergadering nodig heeft maar kostbare tijd overneemt via e-mail, maak dan gebruik van het instant messaging-systeem van uw bedrijf. Je kunt ook andere chatopties gebruiken zoals Slack of Gchat. Instant Messaging (IM) kan een deel van de wachttijd uit je gesprek halen en je weghouden van je toch al stressvolle inbox.

Volgens een rapport van The Radicati Group blijft het gebruik van instant messaging door bedrijven groeien; het aantal IM-accounts wereldwijd bedroeg in 2015 3,2 miljard. En het wordt vaak gebruikt in dezelfde situaties waarin veel mensen normaal gesproken afhankelijk zijn van e-mail. En volgens The Guardian hebben veel ondernemers ontdekt dat het overschakelen naar instant messaging stress heeft verminderd en de dagelijkse interne communicatie vereenvoudigd. Steven Drost, CEO van Stipso, zei bijvoorbeeld dat hij elke dag tot 100 e-mails ontwaakte, maar na zijn overstap naar IM schatte hij dat zijn inbox ongeveer 60 procent minder vol was, meldde The Guardian.

Natuurlijk, instant messaging kan ook een afleiding zijn. Maak dus gebruik van de opties van je chatclient door je status in te stellen als bezet of niet beschikbaar wanneer je in een vergadering zit of aan een project werkt waarvoor je onverdeelde aandacht nodig hebt.

Houd e-mails kort

Niemand houdt van lang lezen, van werk gerelateerde e-mails, verspil dus geen tijd met het versturen van woordenrijke e-mails.

Volgens een studie van MailTime, hoe langer een e-mail is, des te minder waarschijnlijk ontvangers deze daadwerkelijk zullen lezen. Uit de enquête bleek dat 19 procent van de mensen geen e-mail leest die langer is dan één alinea, dat 51 procent niet voorbij de tweede alinea leest, 76 geen e-mail leest die langer is dan drie alinea's en 84 procent niet leest e-mails langer dan vier paragrafen. Dus als u uzelf tijd wilt besparen en ervoor wilt zorgen dat uw bericht effectief is, houdt u het kort.

Dit omvat ook e-mails; het verzenden van enorme, ongeorganiseerde threads is overweldigend voor uw collega's en werknemers, zei Forbes. Probeer in plaats daarvan de belangrijke details op te zoeken en alleen datgene te verzenden wat nodig is (en aan wie - wees niet te genereus met de knop voor antwoorden, al.)

Microsoft Surface Book met Performance Base Review: is het goed voor bedrijven?

Noot van de redactie: Microsoft heeft onlangs de release van de Surface Book 2 aangekondigd, die wordt geleverd met een nieuw 15-inch scherm en verbeterde specificaties. Het begint bij $ 1,499 en is beschikbaar voor pre-order op 9 november. We hebben de Surface Book 2 nog niet getest of beoordeeld, maar wanneer we dat doen, zullen we onze bevindingen rapporteren.

(Bedrijf)

The Secret to Going Viral: 5 tips voor sociale media

Voor veel gebruikers van sociale media is het uiteindelijke doel om 'viraal' te gaan. Of het nu de eigenaar van een YouTube-kanaal is of een brandemanager van een klein bedrijf die een sociale aanwezigheid probeert te bereiken, mensen willen gewoon dat hun post, tweet, foto of video wordt opgemerkt en gedeeld door gebruikers met een groot aantal volgers, waardoor ze hun bereik van het publiek.

(Bedrijf)