Wilt u een betere zakelijke bijeenkomst? Wees voorbereid


Wilt u een betere zakelijke bijeenkomst? Wees voorbereid

Laten we wel wezen: zakelijke vergaderingen zijn saai. Niemand vindt het leuk om naar ze toe te gaan en je bereikt zelden alles wat je wilt doen in de toegewezen tijd. Zelfs als je een strikte agenda hebt, is het nog steeds onwaarschijnlijk dat iedereen gefocust zal zijn - een recent onderzoek door het cloud-gebaseerde presentatieplatform Prezi heeft aangetoond dat 46 procent van de Amerikaanse werknemers toegeeft te sms'en, e-mail of sociale media te bekijken, op internet te surfen of zelfs in slaap vallen tijdens de presentatie van een collega.

Waarom zijn bedrijfsbijeenkomsten zo verafschuwd over de hele linie? Vaker wel dan niet, het is de manier waarop de vergadering wordt uitgevoerd. Volgens de Prezi-enquête, die werd uitgevoerd in samenwerking met de Harris Poll en businesscoach Carmine Gallo, weet 63 procent van de presentatoren dat presentaties in presentaties - misschien wel het meest gangbare formaat voor zakelijke vergaderingen - ineffectief en saai kunnen zijn voor hun publiek, en toch ze blijven slide-decks samenvoegen en nemen een lukrake, onvoorbereide aanpak wanneer het tijd is om op te staan ​​en aanwezig te zijn.

"Mensen die vergaderingen organiseren, besteden niet voldoende tijd aan de voorbereiding," voegde Larry Dorie, CEO van Web toe aanbieder van telefonieoplossingen RHUB Communications. "Wanneer u de vergadering plant en de agenda verzendt, moet u een richtlijn opgeven van wat mensen [en de gewenste] resultaten moeten bijdragen. Als mensen weten wat er van hen wordt verwacht wanneer ze naar een vergadering komen, zal het productiever zijn. "

Pre-meetingvoorbereiding houdt ook in dat uw team het eens is over de ideeën en onderwerpen die besproken moeten worden voordat iemand de deur uitloopt." Samenwerken op voorhand brengt een geest van samenwerking naar een vergadering, "zei Dorie. "Als mensen tijd hebben besteed [aan het doornemen van ideeën en behoeften], is er minder ruzie in de vergadering en wordt het efficiënter."

Maar de voorbereiding op een vergadering is slechts de helft van de strijd. De andere uitdaging ligt in het gericht houden van mensen zodra de bijeenkomst begint.

"Te lange vergaderingen dagen het vermogen van mensen uit om betrokken te blijven," zegt Joel Levitt, voorzitter van managementadviesbureau Springfield Resources en auteur van "10 Minutes a Week to Great Meetings "(CreateSpace Independent Publishing Platform, 2013). "Te ver afdwalen van de agenda zal leiden tot aandacht om te dwalen. Beweeg leiderschap door mensen te stoppen die zichzelf herhalen, rondlopen, praten over andere dingen of onbeleefd of storend zijn."

Maak uw vergadering gemoedelijker door feedback te vragen over onderwerpen die u weet dat het publiek om je geeft kan ook leiden tot betere betrokkenheid, als je on-topic blijft.

"Mensen zijn geprogrammeerd om deel te nemen, niet alleen om te luisteren," vertelde Arvai Mobby Business. "Een te lange datalijst en bulletpoint-heavy presentatie zal een publiek in slaapstand brengen en zal moeilijk zijn voor iedereen om er doorheen te komen. Maak in plaats daarvan een overkoepelend verhaal en een paar hoofdpunten die het ondersteunen. Wees afgestemd op de reacties van uw publiek en pas uw presentatie dienovereenkomstig aan. "

Wanneer u besluit wijzigingen of aanpassingen aan te brengen in uw vergaderstrategieën, adviseerde Levitt de impact van die wijzigingen te observeren om te leren wat werkt en wat niet, zodat u zich kunt concentreren op de meest effectieve tactieken.

Zakelijke bijeenkomsten zijn soms noodzakelijk en het volgen van het bovenstaande advies kan zeker helpen om ze productiever te maken. Maar de juiste werkomgeving en -houding kunnen u in feite in staat stellen meer te bereiken door helemaal geen vergaderingen te houden.

"Vergaderingen nemen veel tijd in beslag en veel onderwerpen die tijdens een vergadering kunnen worden besproken, kunnen in plaats daarvan snel worden afgehandeld. -on-one gesprekken, "zei Zach Supalla, oprichter en CEO van open-source IoT toolkit Spark. "Door een cultuur te creëren waarin mensen zich bevoegd voelen om hun eigen beslissingen te nemen, kunt u de overhead in het team drastisch verminderen en kunt u vergroten wat u en uw team kunnen doen."

Oorspronkelijk gepubliceerd op Mobby Business

.

Correctie: in een eerdere versie van dit artikel werd de achternaam van Peter Arvai in één referentie verkeerd gespeld als 'Arzai'.


Wat is een PEST-analyse?

Wat is een PEST-analyse?

U kunt als ondernemer proberen te voorspellen hoe uw producten of services zullen resoneren met het publiek. Er zijn echter altijd factoren buiten uw macht die van invloed zijn op hoe uw bedrijf werkt. Een methode om deze factoren te ontdekken en te kwantificeren, is de PEST-analyse. Jim Makos, director bij Weberience, the Digitaal publiceren, webontwikkeling en marketingbedrijf achter de Pestle Analysis-website, zegt PEST kan bedrijven helpen bij het verbeteren van hun besluitvorming en timing.

(Leiderschap)

Flexibel worden: hoe bedrijven de kloof tussen de geslachten kunnen verminderen

Flexibel worden: hoe bedrijven de kloof tussen de geslachten kunnen verminderen

Bedrijven die kandidaten testen voor fysiek veeleisende banen, uitsluitend gebaseerd op hoe sterk de aanvragers zijn, vinden niet de beste kandidaten en openen zichzelf op tot mogelijke rechtszaken, blijkt uit nieuw onderzoek. Een studie van het Tippie College of Business van de universiteit van Iowa suggereert dat werkgevers beter zouden zijn door tests te geven die de flexibiliteit meten in plaats van fysieke fitheidstests die zich richten op pure sterkte en uithoudingsvermogen.

(Leiderschap)