Succes van externe werknemers begint met IT-ondersteuning

Het beheren van de toenemende technologie-eisen van telewerkende werknemers is niet eenvoudig voor elk bedrijf, maar het kan vooral een uitdaging zijn voor kleine bedrijven. Het hoeft echter niet noodzakelijk moeilijk te zijn. De sleutel tot effectief beheer van externe werknemers is ervoor te zorgen dat ze over de technologie beschikken die ze nodig hebben om productief te zijn, terwijl beveiliging een topprioriteit is.

Maar dat is niet zo eenvoudig als ervoor zorgen dat uw werknemers mooie laptops hebben.

"Onze enquête-gemiddelden hebben aangetoond dat 92 procent van de respondenten over voldoende computers en internettoegang beschikt", aldus Rick Albiero, oprichter van de Telewerkgroep Advantage Group, een alternatief consultancybureau voor werkarrangementen. "Gewoon thuis een mooie computer hebben, is echter niet genoeg. Organisaties moeten ook bepalen of telewerkers hun eigen computers kunnen gebruiken of dat ze speciale computers nodig hebben voor werkgerelateerde activiteiten."

Persoonlijke laptops en desktopcomputers mogelijk al in gevaar of al vol met virussen, zei Rick Phillips, directeur van infrastructuuroplossingen en managed cloud-services bij Weidenhammer Solutions. Een andere reden is dat pc's waarschijnlijk niet worden uitgerust met voldoende middelen en niet kunnen worden beheerd door de IT van het bedrijf. afdeling.

"Het is efficiënter en veiliger om de medewerker de apparatuur te bieden die u vanuit uw centrale IT-beheerfuncties kunt besturen", aldus Phillips. Philips heeft ten minste geadviseerd dat bedrijven telewerkers een laptop of desktopcomputer met breedbandinternetverbinding met het kantoor en andere services voor e-mail, bestandsdeling, sms, Voice over IP (VoIP), videoconferenties en webtoegang bieden.

op hun rol kunnen sommige telewerkers extra behoeften hebben. Phillips zei bijvoorbeeld dat call agents die vanuit huis werken, moeten worden uitgerust met computer-telefonie-integratie (CTI) en met de juiste software, zodat ze hun computers kunnen gebruiken om gesprekken te beheren en te integreren met CRM-applicaties (Customer Relationship Management) op kantoor .

"Telewerkers van wie het werk grotendeels afhankelijk is van vergaderingen, moeten ook worden uitgerust voor samenwerking op het gebied van audio en video", aldus Phillips. Dit houdt in dat ervoor moet worden gezorgd dat hun computers een webcam of digitale camera, videokaart, videoconferentiesoftware voor clients en een functionele microfoon en luidsprekers bevatten.

Bedrijven die telewerken toestaan, moeten ook veiligheidsgerelateerde bronnen aanbieden om ervoor te zorgen dat hun gegevens en apparaten worden beschermd . Phillips zei dat beveiliging de nummer 1 uitdaging is voor kleine en middelgrote bedrijven (KMO's) om een ​​telecom- en mobiel personeelsbestand mogelijk te maken. Telewerkers werken vaak op openbare plaatsen, zoals coffeeshops, bibliotheken, luchthavens en hotels, waar Wi-Fi-netwerken doorgaans onbeveiligd zijn en dus openstaan ​​voor iedereen binnen bereik.

"Het is relatief gemakkelijk voor iemand om niet alleen toegang te krijgen tot geopende bestanden op de computer van iemand anders op een gedeeld Wi-Fi-systeem, maar ook om opgeslagen bestanden op de computer te openen en te downloaden, "zei Albiero. "Programma's zoals Cain en Abel, Ettercap en Wireshark laten iemand toe om uw gegevens te stelen via openbare netwerken." Hoewel sommige locaties beveiligingsmaatregelen hebben geïmplementeerd om hun netwerken te beveiligen, bijvoorbeeld door een wachtwoord te vereisen, waarschuwde Albiero dat het niet voldoende beveiligingsbenadering is. Om effectief beveiligingsproblemen aan te pakken die gesteld werden door telewerkers die in openbare ruimtes werken, stelde Albiero voor dat laptops zijn uitgerust met een Wi-Fi-beveiligingssysteem dat een afzonderlijk wachtwoord vereist voor iedereen op een gedeeld wifi-signaal dat probeert toegang te krijgen tot het apparaat van een telewerker. Voor degenen met toegang tot Ethernet-verbindingen, is een andere oplossing het gebruik van een reisrouter die wordt aangesloten op een Ethernet-aansluiting om een ​​hardwarefirewall te bieden tegen andere gebruikers op het netwerk, aldus Albiero.

Een andere kosteneffectieve oplossing is het implementeren van een Virtual Private Network (VPN), een beveiligingsmaatregel die bestanden op uw computer codeert en alle gegevens die via internet worden uitgewisseld; deze codering maakt de gecodeerde gegevens nutteloos voor iedereen met ongeautoriseerde toegang. "Een veilige VPN biedt deze bescherming terwijl de gegevens onderweg zijn naar en van uw computer", zei Albiero.

Gebruikers starten meestal de VPN-client op hun apparaten en voeren vervolgens hun legitimatiegegevens in voor autorisatie. Via het openbare netwerk worden ze vervolgens verbonden met een extern datacenter dat een privéverbinding biedt, alsof ze rechtstreeks zijn verbonden met het lokale, beveiligde netwerk van het bedrijf.

"Het instellen van een VPN-oplossing zorgt alleen voor beveiligde toegang door de telewerker , "Zei Phillips.

Allan Pratt, een InfoSec-strateeg en CompTIA-certificatie-instructeur, zei dat werknemers die veel reizen of werken in openbare werkruimten, is het het beste om te investeren in VPN. "VPN's kunnen voor $ 10 per maand worden gekocht bij commerciële providers of worden opgezet via de werkgever."

De VPN-client moet gemakkelijk door gebruikers worden gevonden, dus ze moeten altijd onthouden om deze vóór elke internetactiviteit te gebruiken, bijvoorbeeld. "De IT-afdeling moet ook de apparatuur van werknemers zo instellen dat het VPN-pictogram direct op het startscherm beschikbaar is", aldus Pratt.

Pratt, een cybersecurity- en informatiebeveiligingsblogger bij Tips4Tech, voegde eraan toe dat beveiligingsproblemen niet beperkt zijn tot netwerkprivacy en gegevensbescherming. Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat telewerkers hun apparaten fysiek beveiligen om kostbare gevolgen te voorkomen.

"Eerlijke diefstal is een groot veiligheidsrisico", zei Pratt. Een manier om diefstal te beperken is om een ​​wachtwoord te vereisen voordat apparaten kunnen worden ingeschakeld. Pratt zei dat gebruikers ook time-outschermen moeten inschakelen, zodat hun monitor is ingesteld op leegmaken of overschakelen naar een screensaver na een ingestelde tijd, en dan een wachtwoord nodig hebben om toegang te krijgen. "Onthoud altijd dat de beste wachtwoorden 10 tekens of meer lang zijn, met hoofdletters en kleine letters, cijfers en speciale tekens."

Om fysiek apparaten te beveiligen, stelde Albiero laptopkabelvergrendelingen voor als je ooit uit de kast wilt stappen. "Als je in een coffeeshop bent en koffie drinkt, moet je naar de wc gaan. Het is te verleidelijk om je laptop even alleen te laten."

Nog steeds voor veiligheidsmaatregelen om om effectief te zijn en om telewerkers beter te managen, zeggen experts dat bedrijven beveiligingsproblemen moeten opnemen in het trainingsproces.

"Als onderdeel van de oriëntatietraining van een medewerker, moet hij of zij worden geïnstrueerd over de redenen waarom geen kantoorapparatuur wordt gebruikt bij openbare plaatsen als er onbeveiligde wifi is ", zei Pratt. Hij adviseerde bedrijven ook om telewerkende werknemers te leren hoe ze veilig gebruik kunnen maken van beveiligingshulpmiddelen om te controleren of ze goed worden gebruikt (telewerkers moeten bijvoorbeeld worden geleerd hoe en waarom ze hun VPN-client moeten starten voordat een browser wordt geopend). Bovendien zei Pratt dat werknemers moeten worden opgeleid om zich bewust te zijn van hun omgeving om regelrechte diefstal te voorkomen. "Zelfs voor een moment en zelfs op een plaats waarvan men denkt dat die veilig is, kan een apparaat worden gestolen." Phillips zei dat bedrijven werknemers ook moeten informeren over beveiligingsprocedures, zoals het maken van back-ups van bestanden en het voorkomen van best practices bij het voorkomen van gegevensverlies. Bovendien, als het gaat om de regels en voorschriften van telewerken, moeten zowel werknemers als IT op dezelfde pagina staan. "Uw organisatie moet een bekend protocol hebben dat volledig wordt begrepen door zowel uw managementteam als de telewerkende medewerker."

Hij voegde eraan toe: "Maak er een HR-punt van om een ​​trainingsprogramma specifiek voor telecommunicatiepersoneel te ontwikkelen en te implementeren.Wees vooral attent op nalevingsvoorschriften en vereisten van het bedrijf.Stat niet toe dat werknemers het bedrijf onbewust in een gevoelige nalevingssituatie plaatsen."

Leuk spelen: 5 tips voor betere samenwerking tussen afdelingen

Het succes van een bedrijf hangt vaak af van hoe goed medewerkers samenwerken met anderen, niet alleen met degenen waarmee ze dagelijks werken, maar ook met die op andere afdelingen. De grootste uitdaging bij het bereiken van dat kruispunt Synergie van een afdeling komt vaak voort uit het feit dat werknemers goed moeten kunnen omgaan met een mix van persoonlijkheden.

(Carrière)

Wilt u uw carrière verbeteren? Probeer Peer Mentoring

Een mentor kan een van de grootste hulpmiddelen zijn voor mensen die hun carrière willen bevorderen. Een mentorschap bestaat meestal uit het identificeren van een meer ervaren professional in uw bedrijf of branche en het vragen van die persoon om wijsheid te geven die u helpt uw ​​eigen carrière te doorlopen.

(Carrière)