Taken doen of delegeren: welke taken zijn uw tijd waard?


Taken doen of delegeren: welke taken zijn uw tijd waard?

Je bent waarschijnlijk een ondernemer die dagelijks een heleboel verschillende taken jongleert. Marketing, bedrijfsontwikkeling, klantenservice, boekhouding, webdesign en meer vallen allemaal onder uw bevoegdheid - maar misschien ook niet.

Volgens een onderzoek naar tijdmanagement door The Alternative Board werken de meeste eigenaren van kleine bedrijven meer uren per week dan ze zouden willen, en de meeste van die uren worden besteed aan het werken in hun bedrijf in plaats van aan het - dat wil zeggen, verspillen van kostbare tijd aan de dagelijkse details in plaats van het uitbreiden en uitbreiden van het bedrijf. Sommige dingen waarvan respondenten zeggen dat ze de meeste tijd verliezen, zijn onder meer: ​​

  • E-mails
  • Administratieve verantwoordelijkheden
  • Ongeplande communicatie
  • Wachten op informatie
  • Taken die door werknemers naar boven "zijn gedelegeerd"

Net als de ondervraagde bedrijfseigenaren besteedde Nancy Hua, CEO van Apptimize, het bedrijf voor optimalisatie van mobiele apps, het grootste deel van haar "werk" -tijd aan dit soort taken en redde de belangrijke taken voor haar persoonlijke tijd, na kantooruren.

"Vroeger deed ik mijn dagelijkse taken - vergaderingen, aanwerving, administratie, e-mails - tijdens normale werkuren, en toen van 5 pm aan 1 am was toen ik aan iets werkte dat harder, uitgebreid plannen en strategizing vereiste," vertelde Hua Business Nieuws dagelijks. "De kosten van deze aanpak zijn dat je constant aan het werk bent en dat je vaak niet in topconditie bent wanneer je het belangrijkste, uniek waardevolle werk doet."

Zelfs als ze een goed bemand bedrijf hebben, ondernemers hebben de neiging om veel meer werk op hun bord te laten landen dan nodig is. Waarom is dit dilemma van invloed op zoveel ondernemers? TAB's vice-president David Scarola gelooft dat het een kwestie van niet-delegeren is.

"De meeste ondernemers delegeren niet zo veel als ze zouden moeten," zei Scarola, wiens bedrijf zakelijke coaching en adviserende diensten aanbiedt. "Ze spenderen veel tijd aan het doen van dingen waarvan ze iets kunnen betalen met een veel lager salaris om te doen. Ze [hebben] ook niemand om op te antwoorden. Dat wil zeggen, ze hebben niemand [boven hen] om hen verantwoordelijk te houden. Dit leent zich om hard te werken, maar niet [werkt] slim. "Dus hoe bepaal je welke taken je moet vasthouden en welke te delegeren of uit te besteden? Bedrijfsleiders deelden hun gedachten over prioriteiten en bedachten wat echt belangrijk is om je tijd aan te besteden.

Je verantwoordelijkheden onderverdelen

"Vroeg of laat belanden alle taken die niet expliciet zijn gedelegeerd op het bord van de eigenaar," zei Geoff Woo, CEO van voedingssupplementenbedrijf Nootrobox. "Er is een hoop zakelijke huishouding om de deuren open te houden, om nog maar te zwijgen van de nieuwe initiatieven die nodig zijn om het bedrijf te laten groeien." Omdat er zo veel op het bord ligt, is het gemakkelijk om te voelen alsof je een hamster van taken uitvoert. "

Hua merkte op dat je in veel gevallen de enige bent die de volledige zakelijke context heeft en dat sommige beslissingen geblokkeerd kunnen worden in afwachting van je inbreng. Maar je moet in staat zijn om je team te laten denken zoals jij, en te leren communiceren, of zelfs overcommuniceren, met elkaar om de bal aan het rollen te houden als je niet degene bent die een taak uitvoert. Dit geldt vooral als je weet dat er iets is waar iemand meer expertise in heeft dan jij, zei Hua.

Om dit proces te starten, moet je identificeren wat Scarola 'platina'-activiteiten noemt - die waarvan je weet dat je die moet besteden meerderheid van uw tijd aan, en dat alleen jij kunt doen. Als je eenmaal hebt bedacht wat je absoluut moet doen, adviseerde Scarola om een ​​"to-don't" -lijst te maken om je te helpen bepalen wat moet worden gedelegeerd aan een vertrouwd teamlid of een extern bedrijf.

"Begin met het vastleggen van de niet-[essentiële] activiteiten waar u tijd aan besteedt," zei hij. "U kunt beginnen deze na verloop van tijd af te geven."

Allison Maslan, een business coach en seriële ondernemer, zei dat alle taken met betrekking tot micromanaging (bijv. Frequente prestatiebeoordelingen of vergaderingen van statusupdates) moeten worden vernietigd, evenals alle communicatie die niet actief nieuwe klanten binnenbrengt of relaties opbouwt die het bedrijf helpen groeien. In plaats daarvan zei ze dat eigenaars van kleine bedrijven zichzelf als een groter bedrijf moeten zien, ongeacht hun ware grootte, om de 'grote foto'-taken, zoals nieuwe zakelijke gesprekken, public relations en trendsonderzoek, te verfijnen.

"De oprichter moet tijd besteden aan het werken aan de visie van het bedrijf, belangrijke relaties opbouwen, het team laten groeien, "zei Maslan. "Als ze nog steeds alles proberen te doen om mager te blijven ... zullen ze snel verbranden of jarenlang op hetzelfde niveau draaien."

Je dagelijkse taken onder de knie krijgen

Maak een dagelijks en wekelijks plan.

De ondernemers die een schema maken en volgen, zijn degenen die in staat zijn het meest volbracht te krijgen tijdens hun dag. Scarola heeft aanbevolen dat je elke maandagochtend een lijst opstelt met de belangrijkste taken die je voor de hele week wilt doen. Van daaruit kunt u dagplannen opstellen en andere taken rond de cruciale taken invullen.

"Begin niet meteen met het lezen van e-mails en het reageren op onderbrekingen wanneer u op kantoor komt", vertelde Scarola Mobby Business. "Werk elke dag een opzettelijke takenlijst af. [Wanneer u] iets wilt doen, blokkeer de tijd op de kalender om specifiek aan die taak te werken." Houd uw ruimte overzichtelijk.

Organisatie en efficiëntie gaan hand in hand hand. Neem de tijd om eventuele fysieke en digitale "rommel" in uw werkruimte op te ruimen. Zet u vervolgens in om dat zo te houden dat u tijd en frustratie bespaart bij het voltooien van uw taken.

"Er is een echte relatie tussen het opruimen van rommel - zowel intern als extern - en [productiviteit]," zei Maslan. "Hoe kunt u tenslotte een telefoontje beantwoorden als u de info niet kunt vinden?" Begrijp de bedreigingen voor uw bedrijf (en dienovereenkomstig).

Wanneer u probeert uit te vinden welke taak het verdient jouw aandacht eerst, adviseerde Hua om na te denken over je belangrijkste strategische bedreigingen - stel jezelf de vraag wat je zaken het meest zal schaden als je het niet snel opvolgt.

"Als er een tiental branden om je heen zijn, is het moeilijk om weerstand te bieden de verleiding om te beginnen met meppen op de dichtstbijzijnde bles, "zei Hua. "Maar ... je moet je concentreren op de belangrijkste bedreigingen, zelfs als ze nog niet in brand staan. Ik herinner mezelf er constant aan om de miljoenen suboptimale problemen om me heen te negeren om er zeker van te zijn dat ik de juiste richting aan het laden ben." Beperk het aantal "sleutel" -toewijzingen per dag.

Nu u uw takenlijst tot op de essentie hebt teruggebracht, lijkt het erop dat elk afzonderlijk item in de lijst uw hoogste prioriteit moet hebben. De kunst is om die lijst verder te prioriteren en het aantal "must-do's" tot een minimum te beperken. Woo adviseerde om slechts één taak te kiezen die absoluut per dag moet worden gedaan.

"Elke dag komt er een golf van eisen naar buiten toe," zei Woo. "Het is gemakkelijk om overweldigd te worden, waardoor je slechts marginale vooruitgang boekt bij elk van die taken. Het is de moeite waard om een ​​paar minuten aan het begin van de dag opzij te zetten om het enige, allerbelangrijkste ding voor de dag gedaan te krijgen. en vervolgens erop uitvoeren. "


De 15 vreemdste (en grappigste) vragen over de helpdesk

De 15 vreemdste (en grappigste) vragen over de helpdesk

IT-afdelingen zijn belast met het operationeel houden van de technische kant van een bedrijf, maar een nieuwe peiling toont een aantal werknemers dat hun IT-collega's kunnen denken hulp bij veel meer dan het repareren van computers. "Kun je me helpen mijn toilet op te lossen?" en "Hoe maak ik kattenhaar uit mijn computerventilator?

(Bedrijf)

Cybersecurity: een gids voor kleine bedrijven

Cybersecurity: een gids voor kleine bedrijven

Als u niet zeker weet wat dit betekent, bent u niet alleen, veel ondernemers realiseren zich niet dat kleine bedrijven evenveel risico lopen voor cyberaanvallen als grotere bedrijven, maar dat zijn ze wel. Volgens een rapport van Keeper Security en het Ponemon Institute is 50 procent van de kleine bedrijven in de afgelopen 12 maanden geschonden.

(Bedrijf)