Een bedrijf kiezen Printer: Handleiding voor kopers


Een bedrijf kiezen Printer: Handleiding voor kopers

Het type printer dat u bij een kantoorwinkel ophaalt, zal het niet voor zakelijk gebruik verminderen, althans in de meeste gevallen. Zelfs kleine kantoren hebben meestal veel meer geavanceerde machines nodig voor efficiëntie en productiviteit.

Netwerkprinterprinters zijn beschikbaar in honderden modellen en in verschillende typen, allemaal met verschillende functies en mogelijkheden, die het koopproces ontmoedigend kunnen maken. Ze kunnen bedraad of draadloos zijn; laser, LED, inkjet of vaste inkt; en monochroom of kleur. Sommige zijn compatibel met mobiel printen, andere niet. U zult ook grote variaties in de kosten vinden.

In deze koperhandleiding zullen uw opties worden opgesplitst om het koopproces te vereenvoudigen. We leggen de soorten zakelijke printers, beschikbare functies en mogelijkheden, netwerkopties, kosten en betalingsopties uit. We zullen ook enkele praktische tips geven voor het kiezen van de juiste leverancier.

Soorten zakelijke printers

Inkjet

Inkjetprinters komen vaker voor persoonlijk gebruik en thuiskantoren, hoewel ze geschikt kunnen zijn voor gebruik in een klein bedrijf. Deze werken door vloeibare inkt door een speldenknop te spuiten. Inkjetprinters zijn van voren goedkoper en de fotokwaliteit is hoog, dus ze zijn ideaal voor brochures, flyers en documenten die afbeeldingen bevatten. Ze kunnen op vele soorten media afdrukken.

Aanvullende printertypen

Minder gebruikelijke printertypen zijn:

Solid-ink-printers

, die gekleurde was op papier smelten. Deze zijn meestal vergelijkbaar met laserprinters in zwart-wit printkwaliteit, betrouwbaarheid en doorlopende kosten, maar ze zijn superieur voor afdrukken in kleur. Ze zijn ook kleiner en compacter. Vaste-inktprinters zijn echter vatbaar voor vlekken. En omdat ze minder vaak voorkomen, zijn er veel minder modellen waaruit u kunt kiezen. & bull; Snapshot-printers

die alleen afbeeldingen afdrukken. De fotokwaliteit is veel hoger dan bij andere typen printers. Deze komen vaker voor thuisgebruik, maar ze kunnen ook bedrijfsapplicaties hebben & bull; Dye-sublimation-printers

, die erg dicht bij de fotokwaliteit komen door het gebruik van door warmte overgedragen kleurstof. Typisch, deze printers zijn gereserveerd voor bedrijven zoals grafische ontwerpbureaus, die superieure beeldkwaliteit moeten hebben. De kosten per pagina zijn extreem hoog - meestal $ 2 of meer. Vast of draadloos Printers De meesten van ons gebruiken thuis draadloze printers. Waarom zou u zich zorgen maken over het aansluiten van uw computer wanneer u vanaf elke locatie kunt afdrukken? Bekabelde verbindingen zijn echter doorgaans sneller, betrouwbaarder en veel veiliger, allemaal belangrijk in zakelijke omgevingen, waar printers vaker en door meerdere mensen tegelijkertijd worden gebruikt. Draadloze setups zijn aan de andere kant flexibeler en goedkoper in gebruik. Ze zijn ook compatibel met mobiele apparaten zoals smartphones en tablets.

Kleur versus zwart-wit

Als u alleen maar eenvoudig afdrukt zakelijke documenten in platte tekst -spreadsheets, memo's en brieven -mochochrome is waarschijnlijk prima. Als u afbeeldingen, aangepaste logo's of documenten met grafieken en andere afbeeldingen wilt afdrukken, moet u een kleurenprinter gebruiken. Monochrome printers verkopen nog steeds verrassend goed omdat ze de lopende kosten drukken, maar houd er rekening mee dat u waarschijnlijk jarenlang vastzit in de printer die u kiest. Als u in de toekomst de mogelijkheid wilt hebben om kleuren af ​​te drukken, moet u een andere bron zoeken.

Een van de eerste dingen die u moet overwegen als het gaat om functies, is of u een enkele functie nodig hebt of multifunctionele printer (MFP). Zoals het klinkt, doen enkelvoudige printers één ding: documenten afdrukken. MFP's kunnen vele andere taken uitvoeren, zoals scannen, kopiëren, e-mailen en documenten converteren. Verschillende modellen combineren verschillende functies.

Overweeg vervolgens de afdruksnelheid en het volume, die een aanzienlijke invloed hebben op de prijs. Over het algemeen zijn afdruksnelheden van minder dan 20 pagina's per minuut (ppm) te traag voor kantooromgevingen; snelheden van 20 ppm tot 40 ppm zijn voldoende voor de meeste kantoren; en snelheden boven 40 ppm zijn ideaal voor gebruik op grote schaal. Sommige van de meest geavanceerde machines bereiken 100 ppm, hoewel dit veel meer is dan de meeste kleine bedrijven nodig hebben. Het printvolume kan variëren van basismodellen die slechts 100 vellen in de lade bevatten en 250 in de cassette tot MFP's met 500 vellen in de lade en 2000 of meer in twee of meer cassettes.

Geheugen is ook een belangrijke overweging. De meeste kantoorprinters variëren van 64 MB tot 256 MB RAM, hoewel sommige geavanceerde printers u in staat stellen om later extra geheugen toe te voegen.

Bijkomende functies die u mogelijk wilt overwegen, zijn:

Automatisch dubbelzijdig afdrukken

-Ook dubbelzijdig afdrukken, afdrukken op beide zijden van het papier zonder de machine opnieuw te laden.

  • Automatische documentinvoeren (ADF) -Scannen, kopiëren, e-mailen en faxen van documenten met meerdere pagina's.
  • Multifunctionele laden -Printen op speciaal papier, zoals enveloppen, briefkaarten, visitekaartjes, brochures en groot papier.
  • dots per inch (dpi) -Het aantal dots per vierkante inch dat de printer op een stuk papier past papier. Hoe hoger het aantal, hoe scherper de documenten en afbeeldingen zijn.
  • USB- en kaartlezers om zonder computer af te drukken.
  • Interactieve touchscreenbediening voor gebruiksgemak en gemak.
  • Energy Star-compliance voor lagere operationele kosten.
  • Netwerkopties Een printer delen met zoveel mogelijk werknemers is praktisch en financieel zinvol. Hiervoor moet de printer zijn aangesloten op uw kantoornetwerk, waarmee gebruikers kunnen afdrukken naar een enkele machine vanaf hun respectieve pc's, laptops, mobiele apparaten en soms op afstand.

Veel kantoren hebben meer dan één printer nodig. Slechts zo veel werknemers kunnen op dezelfde printer vertrouwen zonder logjams tegen te komen, dus bedrijven kiezen er vaak voor een laserprinter te kopen voor elke afdeling, groep of team. Afzonderlijke printers kunnen zich op hetzelfde netwerk bevinden, waardoor werknemers heen en weer schakelen tussen hen. Dit is vooral handig als werknemers bijvoorbeeld moeten overschakelen van een monochrome machine naar een kleurenmachine. Of u kunt subnetwerken gebruiken waarmee bepaalde gebruikers toegang hebben tot slechts bepaalde printers. Deze worden soms gebruikt om de toegang tot kleurenprinters te beperken of te beperken, omdat hun bedrijfskosten zo veel hoger zijn.

Zakelijke printerkosten

Ah, de magische vraag: hoeveel moet ik uitgeven? Dit is een moeilijke vraag om te beantwoorden zonder de specifieke behoeften van uw bedrijf te kennen, maar we zullen u een algemeen idee geven van wat u kunt verwachten.

Basale inkjetprinters die zijn ontworpen voor zeer kleine bedrijven, beginnen in het bereik van $ 150 tot $ 300, maar deze zijn niet robuust genoeg voor de meeste kantoren. Natuurlijk, ze zijn een optie als u een beperkt budget heeft, maar ook voor de totale eigendomskosten, inclusief inktvervanging. Op een bepaald niveau van printvolume overschrijden de kosten van een goedkope inkjet plus de kosten van inkt het kopen van een duurdere laserprinter met lage doorlopende kosten.

De meest eenvoudige kleurenlaserprinters beginnen bij $ 300, maar modellen die geschikt zijn voor kleine tot middelgrote kantoren kost het gewoonlijk $ 750 tot $ 3.000. Hoogwaardige laserprinters met netwerkmogelijkheden kosten vaak $ 5.000 tot $ 10.000 of meer.

Leasing versus kopen

Veel bedrijven kiezen ervoor om printers te leasen in plaats van ze te kopen. Dit bespaart vooraf kosten - u betaalt er weinig of niets mee - en u kunt om de paar jaar de machine inruilen voor een nieuwer of beter geschikt model. Je zou natuurlijk geen inkjetprinter van $ 300 leasen, maar het begint logisch te worden als je het hebt over laserprinters die duizenden of tienduizenden dollars kosten. Eén ding om op te merken is echter: leasing is op de lange termijn duurder vanwege de lease- / financieringskosten.

Printeronderhoud en onderhoud

Laserprinters vereisen regelmatig onderhoud, inclusief reinigingen, inspecties en vervanging van versleten en defecte onderdelen. Regelmatig onderhoud helpt onverwachte storingen voorkomen en verlengt de levensduur van uw machine.

U hoeft geen serviceovereenkomst te kopen - een verkoper zou je niet moeten dwingen - maar het is verstandig. U zult onderweg niet te maken krijgen met onverwachte reparatiekosten en u zult waarschijnlijk een snellere service krijgen als het apparaat niet goed functioneert.

Lees voordat u een serviceovereenkomst ondertekent de kleine lettertjes voor informatie over de dekking . Sommige hebben geen betrekking op wat wordt beschouwd als routineonderhoud en de definitie daarvan kan van bedrijf tot bedrijf verschillen. Andere hebben geen betrekking op items zoals toner. Wees ook niet bang om gedetailleerde vragen te stellen. Als de printer defect raakt, wat is dan de procedure voor het aanvragen van een serviceaanvraag? Hoe lang duurt het voordat een technicus arriveert? Worden onderdelen en componenten op voorraad gehouden om het reparatieproces te versnellen?

Hoe u uw behoeften en budget moet beoordelen

Voordat u begint met winkelen, is het belangrijk om de behoeften van uw bedrijf te beoordelen - wat wilt u dat de printer doet? Hoeveel mensen zullen het gebruiken? Is snelheid belangrijker, of zou u prioriteit geven aan afdrukkwaliteit? Gebruikt u de printer voor standaarddocumenten, zoals spreadsheets en Word-bestanden, of drukt u documenten af ​​met afbeeldingen en foto's?

Overweeg ook uw budget. Wat ben je bereid en / of in staat om te spenderen? Kom met een ideaal bereik en vervolgens een plafond - een prijs die uw absolute limiet is. Houd er echter rekening mee dat zakelijke printers een belangrijke investering zijn omdat ze van cruciaal belang zijn voor de dagelijkse functies. Het goedkoopste model op de markt biedt op de lange termijn vaak niet de beste waar voor je geld. U wilt uw middelen niet overschrijden, maar u wilt later ook geen spijt hebben van de aankoop.

Een leverancier kiezen

Uw laatste taak is het kiezen van een verkoper. Sommige leveranciers verkopen meerdere merken en anderen werken rechtstreeks voor één fabrikant. Het maakt niet uit welke je kiest, zolang je maar kiest voor een betrouwbare verkoper die de tijd neemt om je behoeften volledig te begrijpen, in plaats van te pushen voor de hoogste verkoop.

Let op de verkoop tactiek

-Zorg voor verkopers die u informeren over alle beschikbare opties. Wees op uw hoede voor iedereen die probeert producten te pushen die verder gaan dan wat u nodig hebt. Suggesties maken is geweldig, maar overdreven agressief zijn is niet OK.

  • Vraag naar referenties -Elke betrouwbare leverancier moet bereid zijn om referenties te verstrekken van klanten die hetzelfde model hebben gekocht als u denkt. Praat met die klanten om erachter te komen of ze tevreden zijn met niet alleen het model, maar ook met de klantenservice. Heeft het bedrijf snel gereageerd op bijvoorbeeld serviceaanvragen?
  • Vraag een on-site proef aan - Vooral bij dure machines, wees niet verlegen om een ​​proef op locatie te vragen. Er gaat niets boven het gebruiken van een machine om te evalueren of het een goede pasvorm is. Is de printer gebruiksvriendelijk? Ben je tevreden met de functies, afdrukkwaliteit en afdruksnelheid?
  • Winkelen rond -Meet met meerdere leveranciers voordat je er een kiest om referenties, prijzen en kwaliteit van de service te vergelijken. Buiten de prijs, zult u verrast zijn hoeveel u over een bedrijf of een verkoper kunt vertellen door alleen persoonlijk te ontmoeten. Een daarvan zal waarschijnlijk het beste uitkomen.

  • Beste facturerings- en factuursoftware voor freelancers: onze beste keuze

    Beste facturerings- en factuursoftware voor freelancers: onze beste keuze

    Facturerings- en factureringssoftware kan u helpen bij het maken van aangepaste facturen, het factureren van uw klanten, het bijhouden van klantgegevens en het beheren van uitgaven. Hoewel veel van deze programma's extra boekhoudfuncties bieden, hebben de meeste freelance- of contractmedewerkers primair alleen maar facturering en standaard CRM-tools nodig, niet een volledige boekhoudsoftware.

    (Oplossingen)

    Google Identity Services werken nu met meer zakelijke apps

    Google Identity Services werken nu met meer zakelijke apps

    Bedrijven die Google als een veilige identiteitsprovider willen gebruiken, kunnen nu de single sign-on-service integreren met de apps die ze het meest gebruiken. Google heeft vandaag (14 maart) aangekondigd dat het is uitgebreid zijn identiteitsservices ter ondersteuning van een breed scala aan zakelijke apps, waaronder Microsoft Office 365, Box, Facebook op het werk, Slack, New Relic, Panorama9, Concur, Coupa en meer.

    (Oplossingen)