E-mailetiquette: de tips en don'ts van professionele e-mails

Reageren op e-mails is een noodzaak in het bedrijfsleven, maar de tijd nemen om een ​​attent, beleefd antwoord op elk type te typen, kan een flink deel van uw dag opeten. Google heeft een Smart Reply-functie toegevoegd aan Inbox by Gmail en Google Allo waarmee e-mailers op basis van de e-mailtekst snelle, automatisch gegenereerde reacties kunnen kiezen.

Hoewel er een tijd en een plaats voor is, snel, informele reacties op professionele e-mails kunnen meer kwaad dan goed doen, aldus Sharon Schweitzer, oprichter van Protocol & Etiquette Worldwide. Geautomatiseerde antwoorden kunnen de verbindingen tussen afzenders en ontvangers verminderen, en het creëren van meer generieke in plaats van aangepaste e-mails kan leiden tot miscommunicatie.

Jodi RR Smith, eigenaar van etiquette consulting bedrijf Mannersmith, en Schweitzer deelden hun advies voor het houden van e-mails goed en professioneel, inclusief een aantal belangrijke do's en don'ts, en wanneer de CC en BCC opties te gebruiken.

De Dos

Doen: gebruik de juiste aanhef

Het openen van een e-mail met "hallo" of "hallo" kan goed zijn voor collega's je bent vriendelijk, maar voor nieuwe contacten, adviseerde Schweitzer je e-mail te beginnen met een juiste, respectvolle aanhef, zoals 'goedemorgen', 'goedemiddag', 'goedenavond' of 'hallo'.

"'Goed dag 'of' begroetingen 'zijn andere zinsdelen die vaak worden gebruikt in de internationale arena,' voegde ze eraan toe.

Do: Proeflezen

Voordat u verzendt, moet u zorgvuldig uw e-mail corrigeren en bewerken. Je moet op zoek naar spelfouten, homoniemen, grammatica en interpunctie fouten, Smith zei. Onzorgvuldige e-mailfouten maken je alleen maar slecht voor je ontvangers.

"Deze fouten lijken onprofessioneel en verminderen de kans dat de e-mail serieus wordt genomen", voegde Schweitzer toe. "E-mailsoftware wordt geleverd met veel professionele hulpmiddelen zoals Spellingcontrole. Gebruik ze."

Doen: beknopt blijven

Het is altijd het beste om uw e-mails kort en krachtig te houden. E-mails zijn niet bedoeld om zo kort te zijn als sms-berichten, zei Smith, maar ze zijn bedoeld als een vorm van snelle communicatie. Als uw e-mail te omslachtig is, probeer hem dan te bewerken om hem beknopter te maken.

"Ontvangers zullen alleen de eerste regel of twee lezen alvorens te beslissen of ze [een e-mail] willen behouden of verwijderen", zei Smith. "Zorg ervoor dat u zegt wat u voldoende moet zeggen."

: Do: Keep Calm

Stuur nooit een e-mail terwijl u boos of anderszins emotioneel bent, adviseerde Smith. Probeer in plaats daarvan te kalmeren en praat vervolgens met de persoon die je nodig hebt om face-to-face of telefonisch aan te spreken als een persoonlijk gesprek niet mogelijk is. Als je dat wel doet, kun je een onnodige woordenwisseling vermijden, zei Smith.

De dont's

Niet doen: gebruik modewoorden

Acroniemen en buzzwords kunnen recipiënten verwarren en je onprofessioneel doen lijken, aldus Smith. Blijf bij het schrijven van volledige woorden en gebruik de voorwaarden van de leek om je punt over te brengen, hoewel uitzonderingen kunnen worden gemaakt afhankelijk van wie je e-mailt. Afkortingen kunnen bijvoorbeeld acceptabel zijn in de occasionele interne e-mail, maar elke e-mail die u verzendt - vooral naar clients - moet worden geschreven in een taal die gemakkelijk te begrijpen is, zei Smith.

Niet doen: zet iemand neer

E-mails kan snel en gemakkelijk worden gedeeld, en er zijn consequenties aan het kleineren van anderen in duurzame, digitale communicatie. Zorg dat je jezelf niet in verlegenheid brengt - of erger nog, je baan verliest - door ervoor te zorgen dat je geen collega's of zakelijke partners kwelt.

"Je wilt nooit iets slechts zeggen over iemand in een e-mail," zei Smith. "Het is eenvoudigweg te gemakkelijk om doorgestuurd te worden en uiteindelijk te worden gelezen door iemand voor wie het niet is bedoeld."

Niet doen: slecht punctueel

Houd een professionele e-mail bij, houd de uitroeptekens tot een minimum. Een uitroepteken is te veel, zei Smith. Houd uw interpunctie professional, en tenzij u vriendelijk bent met de beoogde ontvanger, zei Smith dat u het gebruik van emoticons in e-mails ook moet vermijden.

"Die kleine knipperende pictogrammen zijn voor tekstberichten", zei Schweitzer. "Ze zijn ongepast en onprofessioneel in een zakelijke e-mail. Emoticons kunnen e-mail omleiden in een spamfilter of ongewenste e-mail."

Niet doen: vergeet het gesprek dichterbij

Beëindig uw e-mail met een afsluiting zoals "beste" "vriendelijke groeten," "oprecht", "dank u wel", of een andere passende uitdrukking.

"Door de ontvanger te laten weten dat een reactie niet nodig is, gaat de e-mailcyclus niet eeuwig door," zei Schweitzer .

Andere nauwere opties zijn onder meer "geen antwoord nodig", "nogmaals bedankt", "zie je op de vergadering" en "laat het me weten als ik je verder kan helpen."

Hoe CC en BCC behoorlijk

De gereedschappen voor carbon copy (CC) en blind carbon copy (BCC) zijn lastig. Soms zijn ze nuttig, maar als ze niet goed worden gebruikt, kunnen ze problematisch zijn.

Wanneer u de CC-functie gebruikt, zei Smith dat in gedachten houden dat minder meer is. U moet ook nadenken over wat het is dat u verzendt en hoe belangrijk het is voor anderen.

"Overweeg echt wie op de hoogte moet blijven van deze communicatie," zei Smith. "Hebben ze deze informatie nodig, of is er iets dat ze aan het gesprek kunnen toevoegen?"

Schweitzer voegde toe dat mensen soms zo trots zijn op hun werkproduct dat ze een tiental ontvangers toevoegen aan de CC-lijn en zich dan bassen in de schijnwerpers van nagloeien wanneer iedereen opmerkingen maakt over hoeveel of hoe goed ze het doen. Dit kan worden geïnterpreteerd als soepel opscheppen, een schreeuw om aandacht of egocentrisme, dus houd CC's alleen aan degenen die het moeten weten.

Met de BCC-functie kun je iemand toevoegen aan een e-mailgesprek zonder dat anderen het weten. kan een beetje moeilijker zijn om te bepalen wanneer of het juist is om het te gebruiken. Smith zei dat er tijden zijn dat BCC-anderen een goed idee is.

• Als je iets plant, maar niet iedereen in het gesprek kent elkaar, houdt BCC iedereen zijn e-mails privé totdat ze klaar zijn om ze te delen. met de groep.
• Als u bent gevraagd om een ​​taak uit te voeren, wanneer u de aanvrager opneemt via BCC, laat deze persoon weten dat de taak aan de gang is.
• Als u correspondeert met een klant die niet tevreden is , BCC-ing uw baas zal ervoor zorgen dat hij of zij niet verrast zal worden als de klant belt. Smith zei dat het het beste is om diegenen die niet in de "need to know" -categorie vallen te laten liggen e-mail en verminderen de rommel in hun inbox. En als je het niet zeker weet, zei Smith dat je de beste persoon bent om CC of BCC te vragen of ze erbij willen horen.

Bezoek voor meer tips over zakelijke etiquette deze Mobby Business guide

Er zijn enkele broninterviews uitgevoerd voor een vorige versie van dit artikel.

---

Women in Business: Hera Hub's Felena Hanson over Reinvention

In onze reeks Women in Business delen vrouwelijke CEO's en bedrijfsleiders hun verhalen en weeg de uitdagingen waarmee zij worden geconfronteerd als vrouwen in hun branche. In deze aflevering praat Felena Hanson over heruitvinding en hoe ze haar bedrijf begon. Hanson is de oprichter van Hera Hub , een bedrijf dat flexibele, gedeelde werkruimtes biedt voor vrouwelijke ondernemers, een ondersteunende gemeenschap stimuleert om vrouwen te helpen hun eigen bedrijf te starten en te laten groeien en vergaderingen en evenementen te houden.

(Leiderschap)

Millennials geven prestatiereviews een mislukte cijfer

Het is misschien niet wat u zegt in prestatiebeoordelingen, maar hoe vaak u het zegt, waardoor uw jongste werknemers naar een andere baan zouden kunnen zoeken, suggereert nieuw onderzoek. Het traditionele prestatiebeoordelingsproces dat is gebaseerd op niet-frequente feedback heeft een significant negatief effect op veel millennial medewerkers, volgens een onderzoek van de leverancier van human resources-diensten TriNet.

(Leiderschap)