Overweegt u een virtuele assistent? 5 tips om het te laten werken

Zijn er zoveel taken op uw to-do-lijst dat u nauwelijks tijd heeft om u te concentreren op uw bedrijf? Als dat het geval is, is het misschien tijd om na te denken over het inhuren van een virtuele assistent.

Of het nu gaat om een ​​persoon die zich toelegt op het werken met uw bedrijf of een service die hulp biedt wanneer dat nodig is, een virtuele assistent (VA) kan gratis u van administratieve taken en laat u concentreren op wat u het beste doet. Door een externe medewerker aan te nemen, kunt u de hulp krijgen die u nodig hebt zonder de kosten van een voltijds interne medewerker.

Als u erover denkt om een ​​VA te gebruiken voor uw bedrijf, volgen hier een paar tips voor succesvol vinden en werken.

Weet wie ze zijn

Bedrijfseigenaren huren vaak VA's in voor taken zoals public relations, sociale media en andere klantgerichte taken. Als je iemand je merk wilt toevertrouwen, moet je er als eerste stap voor zorgen dat je die persoon vertrouwt.

"Persoonlijkheid is belangrijk", zegt Diana Ennen, oprichter van Virtual World Publishing. "U wilt een VA waarmee u kunt opschieten en u vertrouwd kunt maken met uw bedrijfsinformatie. Het is goed om referenties te ontvangen en referenties te controleren.

Als u een assistent inhuurt via een uitzendbureau of serviceprovider, moet u ervoor zorgen dat u lees zijn of haar beoordelingen en ontvang voorbeelden van werken uit het verleden indien van toepassing.

Zorg ervoor dat ze uw bedrijf begrijpen

Elke VA heeft een andere achtergrond en vaardigheden, dus u wilt iemand vinden die bekend is met het type van het werk dat u doet.

"U wilt ervoor zorgen dat de VA uw bedrijf en uw manier van werken begrijpt," zei Jennette Pokorny, chief operating officer van EverNext HR, HR-dienstverlener. "Het moet niet je focus zijn om een ​​VA te trainen in je bedrijf." Interview de VA of het bedrijf dat je inhuurt zoals je een interne medewerker zou doen Vraag jezelf af: "Voldoen ze aan mijn behoeften? Begrijpen ze mijn branche? heb ik de ervaring in de gebieden waar ik ze zal gebruiken? '"

Werk betalingsopties vooraf

Een VA-serviceprovider heeft vaak een vaste prijs voor het inhuren van hun assistenten, maar als u met een freelancer werkt VA, je zult een betalingssysteem moeten uitwerken. Uurtarieven lijken misschien de eenvoudigste oplossing, maar omdat VA's op afstand werken, kan het moeilijk zijn om precies te volgen wat ze elk uur aan het doen zijn.

"Het betalen per uur is meestal een ondergang voor iedereen", zegt Lis Dingjan, oprichter van branding en Web ontwikkelingsbedrijf The Identity. "Het moedigt uw VA niet aan om efficiënt te werken, aangezien sommige taken slechts enkele minuten in beslag nemen en een frustrerende werkrelatie veroorzaken. Pakket dingen opschonen en [een prijs instellen] voor batchtaken indien mogelijk."

Ongeacht of uw betalingsstructuur, zorg ervoor dat u de beste service krijgt voor de prijs. Ennen merkte op dat goedkoper niet altijd beter is.

"De meer ervaren VA's kunnen duurder zijn, maar ze zijn het waard", vertelde ze aan Mobby Business. "Weet wat u zich kunt veroorloven en zoek een assistent die aan uw behoeften voldoet."

Houd rekening met hun planningen

Zoals met elke externe medewerker, kunnen tijdsverschillen invloed hebben op de manier waarop u en uw VA samenwerken. Bedrijfsbus Yoon Cannon merkte op dat als een assistent in een andere tijdzone woont, je tijdens je werk moet controleren of hij / zij in staat is om te reageren.

Een andere factor om in gedachten te houden is dat je waarschijnlijk niet het enige bedrijf bent waarmee een assistent werkt. Het is belangrijk om te respecteren dat, net als gewone werknemers, je VA andere verplichtingen heeft buiten je taken.

"Onthoud dat VA's niet je werknemers zijn", zegt Jackie Gernaey, CEO van het New Yorkse hoofdstuk van de dienstverlener voor zakelijke coaching Het alternatieve bord. "Ze kunnen concurrerende planningen hebben met andere klanten."

Communiceer duidelijk

Communicatie is de sleutel tot elke succesvolle zakelijke relatie, en dit geldt vooral voor VA's. Het kan soms moeilijk zijn om jezelf grondig uit te leggen via digitale communicatiemiddelen, maar het is wel noodzakelijk om ervoor te zorgen dat je assistent zijn of haar taken naar behoren uitvoert.

"Als een VA uw taak niet met succes voltooit, komt dit vaak doordat u de taak niet duidelijk genoeg uitlegt", zegt ondernemer en bedrijfsadviseur Nate Ginsburg.

"Uw eigen delegatie en communicatieve vaardigheden spelen een belangrijke rol bij het creëren een succesvol resultaat met je VA's, "voegt Cannon toe. "Neem de paar extra minuten om super helder en specifiek te zijn in al uw communicatie."

Oorspronkelijk gepubliceerd op zakelijk nieuws dagelijks .

Wis loopbaantrajecten Houd werknemers tegen voor de heuvels

Loopbaanbeheerprogramma's schieten tekort help medewerkers te begrijpen wat de mogelijkheden zijn om vooruitgang te boeken en loop routekaarten in kaart met hun huidige werkgever, blijkt uit een onderzoek van Towers Watson. 46 procent van alle werknemers zegt dat hun werkgever nuttige hulpmiddelen voor carrièreplanning biedt, terwijl slechts 42 procent van de werknemers werknemers denken dat hun organisatie kansen biedt op kwaliteitsverbetering.

(Leiderschap)

Bedrijven zijn de schuldige voor een vertrouwenscrisis

Mensen hebben geen vertrouwen meer in de economie of hun regeringen en bedrijven zijn de schuld. Dat is het geval dat door één van de onderzoekers in zijn nieuwe boek, "Firm Commitment" (OUP Oxford 2013). Colin Mayer, hoogleraar financiën aan de Saїd Business School, Universiteit van Oxford, plaatst het bedrijf in het centrum van dit nationale falen van vertrouwen en vormt het hart van de huidige economische problemen.

(Leiderschap)