9 Documenten die uw bedrijf voor altijd moet houden

Vanaf het moment dat ze hun bedrijf beginnen te vormen, worden ondernemers overspoeld met veel belangrijke documenten. Van bedrijfsplannen en financiële projecties tot vergunningen en belastingaangiften, de lijst met essentiële documenten lijkt elke dag groter te worden. De opstapelstapel kan overweldigend worden om te beheren en laat veel bedrijfseigenaren achter om te achterhalen welke weggegooid kunnen worden en welke de moeite waard zijn om langer te blijven. Hier zijn 9 documenten die u voor altijd moet bewaren ...

Vergunningen

Een reeks documenten die van cruciaal belang is voor alle bedrijven om gemakkelijk toegankelijk te houden, zijn de vergunningen die toestemming geven om te werken, zei Ian Aronovich, mede-oprichter en CEO van GovernmentAuctions. org.

"Veel bedrijven zijn volledig afhankelijk van vergunningen en kunnen niet legaal bepaalde activiteiten uitvoeren zonder hen", vertelde Aronovich aan MobbyBusiness. "Als gevolg hiervan, als u een bedrijf bent dat werkt met vergunningen die zijn verleend door de staat of de lokale overheid, kunt u het beter altijd bij u houden."

Fiscale gegevens

De belastingaangiften van een bedrijf zijn andere documenten de moeite waard om rond te houden, zei Aronovich. "De records zijn essentieel voor het bijhouden van de staat en de voortgang van uw bedrijf," zei Aronovich. "En wanneer de IRS [Internal Revenue Service] inspecties wil uitvoeren, kunt u beter al uw belastinggegevens bijhouden om complicaties te voorkomen."

Aandeelhoudersovereenkomsten

Senen Garcia, een managing partner bij het in Florida gevestigde SG Law Group, zei dat hij zijn cliënten adviseert om nooit hun aandeelhoudersovereenkomsten te verliezen.

"Dit document bevat veel belangrijke bepalingen met betrekking tot aandeelhoudersbetrokkenheid, zoals bescherming van aandeelhouders en verantwoordelijkheden voor aandeelhouders, zoals rechten van eerste weigering, de cursus van actie voor het ontvangen van compensatie voor een terugkoop door het bedrijf of zelfs koop-verkoop overeenkomstmatters, "bovengenoemde Garcia.

Bylaws

Garcia zei de bedrijfsreglementen ook kritieke te bewaren documenten zijn. "Dit document is het leidende document voor een bedrijf en biedt procedures voor het afhandelen van belangrijke zaken, zoals het stemmen van bestuursleden en jaarlijkse vergaderingen," zei Garcia.

Leaseovereenkomsten

Of ze nu voor apparatuur of kantoorruimte zijn, huurovereenkomsten moeten worden gehandhaafd, zei Gary Naumann, directeur van de Spirit of Enterprise Center van de WP Carey School of Business van de Arizona State University. < />

gunstige voorwaarden waarover u kon onderhandelen en die u goed van pas zullen komen bij toekomstige onderhandelingen, "zei Naumann. "Met het verpletteren van zaken die altijd gepaard gaat met een nieuwe transactie, is het erg handig om eerdere voorwaarden van de deal direct beschikbaar te hebben voor vergelijkende doeleinden."

Board-minuten

Bedrijven die zijn opgericht als bedrijven mogen nooit formeel bord kwijtraken notulen, adviseerde Christopher McCauley, een procureur van Alabama en een president van Whizkins. Hij zei dat de notulen een uitstekend beeld geven van de geschiedenis van beslissingen van het bestuur.

"Deze informatie is relevant voor due diligence-doeleinden bij de voorbereiding van financiering, het auditen van een bedrijf en mogelijke rechtszaken die worden ingesteld vanuit een vorm van overheid of aandeelhouders," McCauley zei. "Deze documenten zijn over het algemeen niet gegeneralerd, dus nationale repositories zullen geen [kopieën] hebben."

Formatiedocumenten

Als een zakenmakelaar die de verkoop van bedrijven faciliteert tijdens het hele escrowproces, zei Deborah Meeker dat de de belangrijkste documenten die bedrijfseigenaren moeten bewaren, zijn die welke betrekking hebben op de vorming van hun bedrijf of partnerschap.

"Wanneer een bedrijf wordt verkocht, ondergaat het een bedrijfsbescrowproces en moet een bedrijf op naam de personen verifiëren die over de autoriteit beschikken om namens een bedrijf of partnerschap te verkopen, "zei Meeker, een zakenmakelaar bij Murphy Business & Financial Corp." Als er geen document is dat de huidige wettelijk gemachtigde partijen met alle handtekeningen laat zien en één partij is overleden of, na Uitgekocht worden, problemen willen veroorzaken, het verkoopproces kan behoorlijk lang, moeilijk en duur worden, aangezien advocaten zich moeten engageren om alles uit te proberen. "

Voorraadcertificaten

Don Fornes, oprichter en CEO van Software Advice, gelooft dat zijn aandelencertificaten de belangrijkste documenten zijn om vast te houden tot hij sterft.

"Dit is het primaire bewijs dat u de eigenaar bent van uw bedrijf, of het bedrijf je hebt geïnvesteerd in, "zei Fornes. "Na het oplossen van geschillen over het bewijs van eigendom en het vervangen ervan is een relatief moeilijk proces, vooral als het bedrijf of andere eigenaren niet aan uw kant staan."

Hypotheken

Voor fysieke bedrijven , Nina Ries, directeur van de Ries Law Group in Santa Monica, Californië, benadrukte het belang van het bijhouden van hypotheek- en andere leningsdocumenten, uitbetalingsbrieven die de voldoening van die schulden bevestigen, en akten aan eigenaars van eigendomseigendom.

" de provincie bewaart ook gegevens over eigendomsrechten en terwijl kredietverstrekkers betalingsverplichtingen moeten indienen nadat de volledige betaling is gedaan, wilt u een bewijs van de volledige betaling, in het geval dat de geldgever vergeet of er een combinatie is -up bij het kantoor van de county-recorder, 'zei Ries. "Om dezelfde reden dient u permanent de administratie bij te houden van alle vonnissen die tegen u zijn uitgesproken, samen met bewijs van voldoening van die vonnissen."

Business Branding-boeken die op uw boekenplank moeten staan ​​

Onderwijs is macht en er is een speciale opleiding die alleen kan komen als je een boek leest. Ongeacht hoeveel je denkt te weten over marketing en branding, er is altijd wel iets nieuws te leren. De volgende zakelijke boeken zijn in 2017 of 2018 uitgegeven en moeten nu op uw boekenplank staan. "Style & Substance" van Liz Dennery Sanders "Style & Substance" is een gids en een werkboek om vrouwelijke ondernemers te helpen bouwen hun vertrouwen en hun rijken.

(Leiderschap)

Werkgevers geven eindelijk werknemers wat zij willen - Flexibiliteit

"Flexibiliteit op de werkvloer is verplaatst van een nichekwestie naar een reguliere realiteit," zei Karen Kornbluh, executive vice president van externe zaken bij Nielsen in een verklaring. "Mannen, vrouwen, ouders, millennials zijn allemaal geïnteresseerd - als het zakelijk verantwoord is - en werkgevers lijken te reageren.

(Leiderschap)