De gemiddelde e-mailgebruiker besteedt 2,5 uur per dag aan het doorbladeren van de 147 berichten, blijkt uit onderzoek. Het beheer van deze stapel berichten is een van de grootste tijdrovende bezigheden op de moderne werkplek. Maar er zijn manieren om veel tijd te besparen door uw inbox een doorgaande schoonmaakbeurt te geven.
Alex Moore, CEO van Baydin, biedt 10 tips om uw inbox de langverwachte voorjaarsschoonmaak te geven die hij verdient. Zijn bedrijf ontwikkelt herinneringsservices voor populaire e-mailclients zoals Outlook en Gmail waarmee gebruikers de controle kunnen overnemen wanneer ze e-mailberichten verzenden en ontvangen.
Zoek en je zult
zoeken vinden om specifieke e-mails te vinden. Het duurt maar een derde van de tijd. Moderne e-mailclients bevatten zeer krachtige zoekmogelijkheden - besteed 15 minuten aan het leren om ze te gebruiken en het zal jarenlang dividend uitbetalen.
Schakel
uit Schakel meldingen op uw computer en uw telefoon uit. Telkens wanneer een melding wordt weergegeven, duurt het langer dan een minuut voordat uw concentratie volledig is teruggekeerd.
Afzien van folliciteit van mappen
Neem geen moeite met ingewikkelde mappensystemen - onderzoek toont aan dat het aanzienlijk sneller is om berichten te vinden door door een lijst te bladeren van elk bericht dat u ooit hebt ontvangen, dan door een "georganiseerde" reeks mappen te doorlopen.
Timing is alles
Verzend berichten op optimale tijden - meestal vlak voor het werk of tijdens de lunch en zelden in de late namiddag. Een bericht dat om 7:00 uur wordt verzonden, heeft bijna vier keer meer kans om te worden geopend dan een bericht dat om 16:00 uur wordt verzonden.
Wis de rommel
Laat alleen berichten achter die uw snelle aandacht nog nodig hebben in uw inbox. Verplaats de rest naar een enkele oude e-mailmap of generaler ze. Je oude berichten zullen nog steeds doorzoekbaar zijn en het zal moeilijker zijn voor e-mails die niet 'af' zijn.
Brevity is de ziel van humor p>
Probeer kortere e-mails te schrijven. Je zult verrast zijn hoe goed mensen reageren op kortheid in e-mail. Een goede richtlijn: probeer de meeste van uw berichten (hoewel duidelijk niet allemaal!) Onder vijf zinnen te houden.
Alles draait om het blokkeren en aanpakken
Als uw planning dit toelaat, stelt u elke dag specifieke tijdblokken in om uw e-mail af te handelen . Spreek in die tijd uw e-mails in batches door. Maar probeer het 's morgens niet meteen te doen - u wilt uw dag beginnen met uw belangrijkste werk, in plaats van het ogenschijnlijk meest urgente.
Laat een systeem
een systeem uitzoeken om later berichten uit te stellen. Uit onderzoek blijkt dat meer dan een derde van alle e-mail nu geen aandacht nodig heeft, maar later opnieuw nodig heeft. Sommige opties bevatten een e-mailherinneringsservice die berichten later weer onder uw aandacht kan brengen.
Maak het gemakkelijk
Als u een e-mail verzendt waar u om meer dan één ding vraagt, nummer uw verzoeken dan en plaats ze in de buurt van de bovenkant van het bericht om het de ontvanger gemakkelijk te maken om erachter te komen wat hij / zij moet doen.
Zeg wat je bedoelt
maak de eerste zin in je e-mail beschrijvend. De meeste e-mailclients tonen een klein fragment van het bericht in de weergave inbox. Welke van deze is waarschijnlijker om je aandacht te trekken? "Belangrijke vergadering aanstaande vrijdag, graag RSVP!" of "Hey Frank, ik schrijf alleen om je dit te laten weten."
Is uw bedrijf echt een klein bedrijf?
Tot veel verrassing van een eigenaar verschilt de definitie van een klein bedrijf aanzienlijk, afhankelijk van de branche in kwestie waarmee het concurreert. Mensen definiëren vaak een bedrijf zo klein als het minder dan 500 werknemers heeft. Dit cijfer is alleen van toepassing op bepaalde sectoren, zoals productie of mijnbouw.
Vergeet niet te denken als een startup
Gloednieuwe bedrijven doen het goed in wat bekend staat als de 'startup-mentaliteit'. Het is de drang om te innoveren en koste wat het kost te groeien, zelfs als dat betekent dat je van richting moet veranderen. Het is de volharding en toewijding waarmee een ondernemer de klok rond werkt. Het is de weigering om obstakels de weg naar succes in de weg te laten staan.