Het is lente-tijd voor uw e-mailinbox

De gemiddelde e-mailgebruiker besteedt 2,5 uur per dag aan het doorbladeren van de 147 berichten, blijkt uit onderzoek. Het beheer van deze stapel berichten is een van de grootste tijdrovende bezigheden op de moderne werkplek. Maar er zijn manieren om veel tijd te besparen door uw inbox een doorgaande schoonmaakbeurt te geven.

Alex Moore, CEO van Baydin, biedt 10 tips om uw inbox de langverwachte voorjaarsschoonmaak te geven die hij verdient. Zijn bedrijf ontwikkelt herinneringsservices voor populaire e-mailclients zoals Outlook en Gmail waarmee gebruikers de controle kunnen overnemen wanneer ze e-mailberichten verzenden en ontvangen.

Zoek en je zult

zoeken vinden om specifieke e-mails te vinden. Het duurt maar een derde van de tijd. Moderne e-mailclients bevatten zeer krachtige zoekmogelijkheden - besteed 15 minuten aan het leren om ze te gebruiken en het zal jarenlang dividend uitbetalen.

Schakel

uit Schakel meldingen op uw computer en uw telefoon uit. Telkens wanneer een melding wordt weergegeven, duurt het langer dan een minuut voordat uw concentratie volledig is teruggekeerd.

Afzien van folliciteit van mappen

Neem geen moeite met ingewikkelde mappensystemen - onderzoek toont aan dat het aanzienlijk sneller is om berichten te vinden door door een lijst te bladeren van elk bericht dat u ooit hebt ontvangen, dan door een "georganiseerde" reeks mappen te doorlopen.

Timing is alles

Verzend berichten op optimale tijden - meestal vlak voor het werk of tijdens de lunch en zelden in de late namiddag. Een bericht dat om 7:00 uur wordt verzonden, heeft bijna vier keer meer kans om te worden geopend dan een bericht dat om 16:00 uur wordt verzonden.

Wis de rommel

Laat alleen berichten achter die uw snelle aandacht nog nodig hebben in uw inbox. Verplaats de rest naar een enkele oude e-mailmap of generaler ze. Je oude berichten zullen nog steeds doorzoekbaar zijn en het zal moeilijker zijn voor e-mails die niet 'af' zijn.
Brevity is de ziel van humor

Probeer kortere e-mails te schrijven. Je zult verrast zijn hoe goed mensen reageren op kortheid in e-mail. Een goede richtlijn: probeer de meeste van uw berichten (hoewel duidelijk niet allemaal!) Onder vijf zinnen te houden.

Alles draait om het blokkeren en aanpakken

Als uw planning dit toelaat, stelt u elke dag specifieke tijdblokken in om uw e-mail af te handelen . Spreek in die tijd uw e-mails in batches door. Maar probeer het 's morgens niet meteen te doen - u wilt uw dag beginnen met uw belangrijkste werk, in plaats van het ogenschijnlijk meest urgente.

Laat een systeem

een systeem uitzoeken om later berichten uit te stellen. Uit onderzoek blijkt dat meer dan een derde van alle e-mail nu geen aandacht nodig heeft, maar later opnieuw nodig heeft. Sommige opties bevatten een e-mailherinneringsservice die berichten later weer onder uw aandacht kan brengen.

Maak het gemakkelijk

Als u een e-mail verzendt waar u om meer dan één ding vraagt, nummer uw verzoeken dan en plaats ze in de buurt van de bovenkant van het bericht om het de ontvanger gemakkelijk te maken om erachter te komen wat hij / zij moet doen.

Zeg wat je bedoelt

maak de eerste zin in je e-mail beschrijvend. De meeste e-mailclients tonen een klein fragment van het bericht in de weergave inbox. Welke van deze is waarschijnlijker om je aandacht te trekken? "Belangrijke vergadering aanstaande vrijdag, graag RSVP!" of "Hey Frank, ik schrijf alleen om je dit te laten weten."

---

35 Inspirerende citaten over leiderschap

Of ze nu een bedrijf of een land leidden, de beste leiders van de geschiedenis begrepen het belang van het leveren van de motivatie en richting om grotere doelen te bereiken. Arme leiders verliezen het vertrouwen en vertrouwen van de mensen die ze leiden, terwijl grote leiders zonder moeite lijken te leiden.

(Leiderschap)

4 Belangrijke uitdagingen van multigenerationeel personeel aanpakken

Nu meer boomers werken na hun pensioengerechtigde leeftijd en omdat technologisch onderlegde millennials blijven afstuderen en het personeelsbestand betreden, zijn de grimmige verschillen in de waarden, communicatie stijlen en werkgewoonten van elke generatie worden steeds duidelijker. "Iedereen komt naar kantoor met verschillende levenservaringen, perspectieven en opvattingen die waardevol zijn voor het bedrijf", zegt Amy Casciotti, vicepresident human resources bij TechSmith Corporation , een bedrijf voor bedrijven en academische softwareproducten.

(Leiderschap)