Dokmee Cloud Review: Beste goedkope documentbeheersoftware

Ons onderzoek en analyse van documentbeheersystemen uit 2018 brengt ons ertoe om Dokmee Cloud opnieuw aan te bevelen als het beste documentbeheersysteem voor bedrijven met een beperkt budget. We kozen Dokmee Cloud uit de tientallen van documentbeheersystemen die we hebben overwogen. Als u onze volledige methodologie en een uitgebreidere lijst met documentbeheersystemen wilt lezen, bezoekt u onze verzamelpagina voor de beste keuze.

Waarom Dokmee?

Dokmee Cloud is een goedkoop systeem van Office Gemini dat vanaf elke computer kan worden uitgevoerd of mobiel apparaat verbonden met internet. Het cloudgebaseerde systeem heeft vijf tariefplannen, waaronder een gratis.

Kosten

Bedrijven met een beperkt budget zullen het meest worden aangetrokken door de lage kosten van Dokmee Cloud. Omdat er geen software te kopen is, betaalt u een maandelijkse vergoeding voor de service in plaats van grote initiële kosten.

Noot van de redactie: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie die u kan helpen om de juiste keuze voor u te maken, kunt u de onderstaande vragenlijst gebruiken om onze zusterwebsite BuyerZone gratis informatie te laten van verschillende leveranciers:

Hier vindt u een overzicht van de prijzen van Dokmee Cloud plannen:

2 GB Plan

• Gratis
• Eerste gebruiker inbegrepen
• Eén gebruiker
• E-mailondersteuning alleen
• Gratis mobiele app

10 GB Plan

• $ 29 per maand
• Eerste gebruiker inclusief
• $ 15 voor elke extra gebruiker
• E-mailondersteuning
• Gratis mobiele app

25 GB Plan

• $ 39 per maand
• Eerste gebruiker inclusief
• $ 15 voor elke extra gebruiker
• E-mailondersteuning
• Gratis mobiele app

50 GB Plan

• $ 59 per maand
• Eerste gebruiker inclusief
• $ 15 voor elke extra gebruiker
• E-mailondersteuning
• Gratis mobiele app

100 GB Plan

• $ 99 per maand
• Eerste gebruiker inclusief
• $ 15 voor elke extra gebruiker
• E-mailondersteuning
• Gratis mobiele app

Elk abonnement bevat alle functies die Dokmee Cloud biedt. Zelfs het gratis 2GB-abonnement biedt net zoveel functionaliteit als de duurdere opties. Dat is niet het geval met de meeste andere systemen die we hebben overwogen.

We willen graag dat je verschillende plannen hebt om uit te kiezen op basis van hoeveel je bereid bent te betalen. Sommige van de andere providers bieden verschillende plannen, maar slechts weinigen hebben een grote verscheidenheid.

Eenvoudig te gebruiken

Kleine bedrijven zullen onder de indruk zijn van hoe gemakkelijk dit systeem te gebruiken is. Omdat het op de cloud is gebaseerd, kan het binnen enkele minuten worden gebruikt. Er hoeft geen software te worden geïnstalleerd, onderhouden of geüpgraded, wat waardevol kan zijn voor kleine bedrijven zonder IT-personeel.

Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd in de cloud, huisvest Dokmee zijn systeem in een beveiligd datacenter met beperkte toegang. Keycard-toegang en videomonitoring. Om te voorkomen dat het systeem uitvalt, is er ook een elektrisch pad met dubbele distributie naar het datacenter, een ononderbroken voedingssysteem met 24 uur reservebatterijstroom, een onsite standby-generator met automatische overdrachtsschakelaar en onsite brandstofopslag. Al deze fail-safe's kunnen u een beetje meer vertrouwen geven dat uw gegevens niet alleen veilig worden opgeslagen, maar ook toegankelijk wanneer u ze nodig hebt.

De interface van het systeem is bijzonder aantrekkelijk. De startpagina is gevuld met felgekleurde tegels voor elke sectie, zoals mappen / bestanden, zoeken, scannen, uploaden van bestanden, workflow-inbox en auditrapport. Deze instelling is een van de gemakkelijkst te navigeren door alle documentbeheersystemen die we hebben geanalyseerd.

Om documenten op te slaan, gebruikt Dokmee Cloud een traditionele benadering van kast en map. U kunt zoveel kastjes en mappen als u wilt aanmaken. U kunt documenten opslaan door bestanden van uw computer te uploaden of te slepen en neer te zetten en ze rechtstreeks in het systeem te scannen.

Om het een beetje gemakkelijker te maken om bestanden toe te voegen, integreert Dokmee Cloud met Microsoft Office. Met deze integratie kunt u de bestanden waarmee u in Word, Excel of Outlook werkt, met één klik op de knoppen in uw kasten en mappen opslaan.

Zoeken naar bestanden is ook eenvoudig. Naast het doorbladeren van de kasten en mappen om documenten te vinden, kunt u een geavanceerde zoekopdracht uitvoeren waarmee u bestanden kunt vinden op basis van verschillende factoren, zoals het bestandstype, de datum waarop het in het systeem is geplaatst en specifieke zoekwoorden in de inhoud.

Functies

Hoewel dit een goedkoop systeem is, biedt het veel handige functies. Hoewel de cloudgebaseerde oplossing niet alle tools heeft die door Dokmee zelf worden gehost, bevat deze wel de meest waardevolle.

Een van de grootste voordelen van dit systeem is dat het, omdat het op de cloud is gebaseerd, het is toegankelijk vanaf elke computer met een internetverbinding. Waar je ook bent, je hebt volledige toegang tot het systeem.

Je kunt ook op het systeem inloggen via de mobiele Dokmee-app, die beschikbaar is op Android-, iOS- en Windows-apparaten. Het biedt toegang tot elk bestand en stelt u in staat om notities aan documenten toe te voegen, eerdere versies te bekijken en deze te e-mailen. De Dokmee-app is een van de meest indrukwekkende die we hebben gevonden bij het onderzoeken van documentbeheersystemen.

De beveiligingsbeperkingen en het controlelogboek bieden nauwkeurige controle over wie toegang heeft tot uw bestanden. Om ervoor te zorgen dat werknemers alleen de documenten zien die ze zouden moeten, kunt u beperkingen instellen voor de kasten waartoe zij toegang hebben. Bovendien houdt het controlelogboek gedetailleerde records bij van wanneer bestanden worden bekeken en door wie, en welke bewerkingen ze hebben gemaakt.

U kunt ook documenten binnen het systeem bewerken. U kunt wijzigingen aanbrengen in bestanden, vorige versies bekijken, bestanden samenvoegen en bestanden en mappen knippen, kopiëren en plakken. Met deze hulpprogramma's hoeft u de documenten niet meer in een afzonderlijk programma te openen wanneer u wijzigingen moet aanbrengen.

Andere functies zijn onder meer de mogelijkheid documenten in PDF-, TIFF- of JPG-indelingen naar het systeem te scannen; de optie om workflows in te stellen om projecten en opdrachten op schema te houden en vooruit te helpen; en de mogelijkheid om een ​​map met favorieten te maken voor de documenten die u regelmatig gebruikt.

Klantenservice

Onze ervaring met de klantenservice van Dokmee was positief. Voor elke vraag gaf de vertegenwoordiger gedetailleerde antwoorden die ons een duidelijk begrip gaven van hoe het systeem werkt. We waren blij met de tijd die de vertegenwoordiger nam om onze vragen te beantwoorden. In tegenstelling tot sommige andere providers die ons van de telefoon probeerden te halen, was het duidelijk dat de Dokmee-vertegenwoordiger wilde zorgen dat we begrepen wat het systeem te bieden had.

Dokmee biedt ook hulp via livechat, een functie die niet al zijn concurrenten zijn aanbod. We hebben het uitgetest door op verschillende tijdstippen gedurende de dag verschillende vragen te stellen, en elke keer werden onze vragen meteen beantwoord. In onze ervaring met andere providers die livechat aanbieden, werden onze vragen soms onbeantwoord gelaten, of kregen we te horen dat niemand beschikbaar was en in plaats daarvan een e-mail te sturen naar onze vraag.

Klantenondersteuning is beschikbaar via telefoon, e-mail of live chat tussen 8 uur en 11 uur CT van maandag tot en met donderdag en van 8:00 tot 19:00 uur op vrijdag. Zeer weinigen van de providers die we hebben bekeken, bieden die ondersteuning 's avonds laat.

Er is ook een uitgebreide gebruikershandleiding in het systeem ingebouwd. Het beantwoordt vragen over zaken als inloggen en het maken van archiefkasten en het uploaden van bestanden en het maken van werkstromen.

Beperkingen

De grootste beperking van Dokmee Cloud is dat deze niet over alle toeters en bellen beschikt aangeboden niet alleen door zijn concurrenten, maar ook door het eigen lokale systeem van het bedrijf. Sommige van de functies die ontbreken, zijn de mogelijkheid om toegangsbeperkingen in te stellen per map en bestand en om een ​​OCR-tool te gebruiken. Bovendien kan het niet worden geïntegreerd met andere programma's dan die in Microsoft Office.

Een ander nadeel is dat u, afhankelijk van het gekozen abonnement, mogelijk geen telefonische ondersteuning hebt. Het ontbreken van bepaalde functies en ondersteuning is echter de afweging voor dergelijke lage kosten. Als deze extra functies belangrijk voor u zijn, raden we u aan om een ​​ander documentbeheersysteem te overwegen. Als u dat wel doet, moet u er echter aanzienlijk meer voor uitgeven.

Klaar om een ​​documentbeheersysteem te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:

• Documentbeheersystemen: een handleiding voor kopers
• Beste documentbeheersoftware en -systemen 2018
• Beste documentbeheersysteem Totaal
• Beste documentbeheer voor kleine bedrijven
• Beste mobiele documentbeheer

Beste wervingsoftware voor kleine bedrijven

Bij het zoeken naar de best recruiting-software zochten we naar oplossingen die betaalbaar en gebruiksvriendelijk zijn en die worden geleverd met belangrijke functies, zoals de mogelijkheid om een ​​baan te plaatsen. advertenties, toepassingen accepteren, kandidaten beheren en op de hoogte blijven van het wervingsproces.

(Oplossingen)

Beste Single Sign-On-oplossingen voor bedrijven in 2018

Met software as a service (SaaS) die de meeste werktoepassingen bestuurt, moeten uw werknemers een hele reeks aanmeldingsreferenties onthouden. Het is moeilijk om al die wachtwoorden bij te houden. Niet alleen dat, maar gebruikers verlaten om een ​​gefragmenteerde zee van inloggegevens te presideren, is een beveiligingsnachtmerrie die nog moet gebeuren.

(Oplossingen)