Think Before You Write: 7 manieren om uw e-mails professioneler te maken
Ondanks de vele digitale kanalen die mensen tegenwoordig gebruiken om verbinding te maken op de werkplek, blijft e-mail een van de meest gebruikte professionele communicatiehulpmiddelen. Of u nu communiceert met personeelsmanagers, huidige werkgevers of collega's, u wilt zo goed mogelijk worden gepolijst in uw berichten.
Mobby Business vroeg zakelijke en carrière-experts om hun advies. Zet uw beste virtuele been naar voren telkens wanneer u op Verzenden drukt met deze tips:
Vergeet niet dat iedereen deze kan lezen zodra deze is verzonden.
Zoals elk geschreven bericht op een online platform, zijn uw woorden niet privé. Als u het niet goed vindt dat iedereen uw e-mail ziet, moet u deze niet verzenden. Je kunt je bericht niet terugnemen nadat het is bezorgd, dus wees voorzichtig met wat je typt.
"Voordat je op Verzenden drukt, moet je jezelf altijd afvragen:" Zou ik trots zijn op deze e-mail als deze op de voorpagina van de krant stond? ?' Omdat wat op schrift is, eenvoudig met anderen kan worden gedeeld, "zei Jennifer Brown, oprichter en CEO van PeopleTactics.
Haal het beste uit uw handtekening.
Bovendien, als u uw e-mail vanaf uw desktop en telefoon gebruikt, is het belangrijk dat u je past je handtekening op beide apparaten aan, zei Zach Feldman, chief academic officer en mede-oprichter van New York Code + Design Academy. Het is onprofessioneel om berichten te ondertekenen met basishandtekeningen zoals 'Verzonden van mijn iPhone'.
[Ga verder dan de iPhone Mail-app met deze e-mail-apps voor iOS .] Maak sjablonen voor vaak gebruikte antwoorden.
Als u veelgestelde vragen ontvangt, is het slim om sjablonen te gebruiken om ervoor te zorgen dat u bij elk antwoord overeenkomstige feedback geeft. Dit bespaart u tijd om unieke, passende berichten te formuleren, zei Lori Bruhns, eigenaar en president van Lori Bruhns LLC.
"In mijn ervaring kunnen de e-mailreacties van de meeste professionals worden overschreven en enigszins aangepast om het persoonlijk en significant te maken naar de specifieke e-mail waarop wordt gereageerd, "zei ze. "Ik stel voor om te denken aan de drie meest e-mails die het meest zijn ontvangen en een reactie daarop vooraf te schrijven."
Houd het eenvoudig en overzichtelijk.
De manier waarop u uw e-mails opmaakt is net zo belangrijk als de woorden die u kiest. Om uw e-mails efficiënt te presenteren, gebruikt u opsommingspunten voor belangrijke items, zei Cynthia Bazin, president van SmartChic. Hiermee kunnen ontvangers uw e-mail scannen en bepalen wat het algemene doel is, wat de meeste professionals zullen waarderen, voegde ze eraan toe.
Todd Horton, oprichter en CEO van KangoGift, beveelt aan e-mails eenvoudig te houden. Stel niet te veel vragen en verwacht een snel antwoord, zei hij. Beperk jezelf in plaats daarvan tot slechts één hoofdvraag of -punt per e-mail.
"Dit doet twee dingen: het zorgt ervoor dat het bericht gemakkelijker te verteren is en maakt het gemakkelijker te verwerken voor de ontvanger," voegde Horton eraan toe.
proeflezen.
Fouten, typefouten en stilistische fouten kunnen u onprofessioneel of incompetent maken. Proeflezen is cruciaal om te oefenen voordat je een e-mail verzendt.
"Als je je gedachten opschrijft en ze niet corrigeert voordat je op Verzenden drukt, kun je elke hoop die je had op professionalisme vernietigen", zegt Ed McMasters, directeur marketing en communicatie bij Flottman Company.
Om te voorkomen dat je per ongeluk een onafgemaakte e-mail verzendt, voeg je het adres van de ontvanger toe nadat je je bericht hebt geschreven en bewerkt.
"In een e-mail, bedrijf of niet, plaats ik het e-mailadres van de ontvanger op het laatste moment, net voordat verzenden, "zei Kerri Garbis, president en mede-oprichter van Ovation Communication. "Op die manier kan ik zeker zijn om te lezen en opnieuw te lezen wat ik heb geschreven en de nodige wijzigingen aan te brengen zonder me zorgen te maken over een onbedoeld verzenden."
Overweeg je timing.
"Als je geen passend antwoord of de juiste materialen hebt, laat je ze gewoon weet dat je hun bericht hebt ontvangen, en geef ze [de datum] ... ze kunnen verwachten dat ze de informatie hebben die ze nodig hebben, "voegde ze eraan toe.
Gebruik je onderwerpregel verstandig.
Veel mensen onderschatten het belang van het e-mailonderwerp lijn. Omdat ze dienen als een voorbeeld van de rest van de e-mail, moeten de onderwerpregels beknopt maar toch grondig genoeg zijn om de aandacht van de lezer te trekken.
"Mensen geven voorrang aan welke e-mails zij eerst lezen door wie de afzender is - u gaat naar lees meteen e-mails van je baas - en ten tweede door wat de onderwerpregel zegt, "zei David Erickson, vice-president online marketing bij Karwoski & Courage.
Hij adviseerde dat je jezelf afvroeg wat je ontvanger geïnteresseerd zou maken in het lezen van de volledig van uw bericht en om dat in uw onderwerpslijn te weven.
Sommige broninterviews werden uitgevoerd voor een vorige versie van dit artikel.
Accountingratio's en formules: de basisprincipes die u moet weten
Er wordt veel werk besteed aan de boekhouding van uw bedrijf, inclusief het bijhouden van debiteuren, crediteuren, inventaris en vele andere transacties in uw bedrijf. U kunt de boekhoudsoftware gebruiken om veel van het harde werk voor u te doen, maar het moet u nog steeds bekend zijn met de basisprincipes van de boekhouding, die boekhoudkundige ratio's bevatten.
SBA maakt cyberbeveiligingsprogramma's voor kleine bedrijven bekend
Ter ere van oktober De US Small Business Administration (SBA) heeft als nieuwe National Cybersecurity Awareness Month een nieuwe webpagina onthuld die zich richt op het bevorderen van cyberbeveiliging voor kleine bedrijven. In de nasleep van spraakmakende datalekken, willen veel bedrijven een meer robuuste cyberbeveiligingsstrategie.
Populaire Berichten