5 POS-rapporten Elke bedrijfseigenaar zou moeten starten
Terwijl veel kleine en middelgrote bedrijven hun oude kassa's vervangen voor geavanceerde kassasystemen, vooral om het gebruiksgemak tijdens de service te verbeteren, is er een enorme waarde in de analytische en rapportagemogelijkheden die POS-software biedt. Verschillende POS-producten (waarvan sommige gericht zijn op specifieke industrieën) hebben hun eigen selecties van rapporten, maar een paar categorieën van rapporten en analyses zijn beschikbaar in bijna elk POS-systeem dat er is.
Als u niet bekend bent met het gebruik van een POS of onbekend met analyses in het algemeen, deze vijf soorten rapporten zijn een goed startpunt. Het gebruik van de gegevens die uw POS al verzamelt, kan u helpen de dagelijkse activiteiten te verbeteren, de tijd die u aan administratief werk besteedt, te elimineren, afval te minimaliseren en de inkomsten te verhogen.
Algemene analyse
De eenvoudigste manier om te profiteren van de gegevens die door uw kassasysteem zijn verzameld, is door het analyse dashboard te bekijken ( indien aanwezig) of trekken aan een algemeen samenvattend rapport (dat in bijna elk systeem beschikbaar is). POS-dashboards bieden een duidelijk voordeel ten opzichte van samenvattende rapporten in de zin dat ze live zijn en de huidige staat van uw bedrijf weerspiegelen, maar dashboards en samenvattingsrapporten tonen doorgaans vergelijkbare informatie.
Een algemeen samenvattingsrapport of analysedashboard toont snelle feiten zoals nettoverkoop gedurende een bepaalde tijdspanne (evenals procentuele verandering ten opzichte van voorgaande perioden), aantal transacties, transactietotalen, factuurtotalen, aanbetalingen en uitgaande kosten. Een vogelvlucht van alle gegevens in verschillende secties van uw bedrijf is waardevol, zelfs als u ook gedetailleerdere rapporten ophaalt. Algemene samenvattingen kunnen u helpen probleemgebieden te identificeren en dieper in te gaan om het probleem op te lossen. Overzichten als deze kunnen ook nuttig zijn voor het delen van informatie met zakelijke partners of medewerkers die slechts een momentopname van wat er gebeurt vereisen, niet een diepgaande analyse.
Als uw POS-systeem geen dashboard heeft, kijk dan onder de rapportage sectie voor geautomatiseerde samenvattingen. Veel kassasoftware bevat ingebouwde algemene samenvattende rapporten die u op een bepaalde basis (dagelijks, wekelijks, maandelijks of driemaandelijks) per e-mail kunt verzenden, maar als dat geen optie is, moet u het rapport handmatig ophalen, wat nog steeds duurt slechts een paar minuten.
Accounting
Accountingverslagen zijn een van de beste functies van POS-systemen voor bedrijfseigenaren. Vrijwel alle POS-systemen hebben grootboekrapporten, die een gedetailleerd overzicht van activa, passiva, klantendeposito's, crediteuren en meer bevatten.
U moet uw eigen boekhoudrapporten binnen uw POS kunnen aanpassen door de grootboekcodes en beschrijvingen in te voeren en het in kaart brengen van uw accounts op basis van categorieën die u bepaalt, zoals terugbetalingen, omzet of contante aanpassing. In een goed kassasysteem kunt u de informatie exporteren naar Excel nadat u het grootboek of een ander accountingrapport hebt uitgevoerd. Omdat Excel compatibel is met QuickBooks, misschien wel de meest populaire boekhoudsoftware onder het MKB, is dit een enorme tijdbesparing. Individuele accountants kunnen ook waarderen dat de informatie die ze nodig hebben, wordt geleverd in Excel. Als u al een POS hebt en de ingebouwde accountingrapporten niet gebruikt, mist u een van de beste tijdbesparende functies die deze systemen bieden.
Voorraad
Trackingvoorraad via een POS, niet alleen direct maakt het moeilijker voor werknemers om te stelen, het stroomlijnt ook het bestelproces en maakt het eenvoudiger om te diagnosticeren en verspilling te minimaliseren.
Voorraadsamenvattingen, een van de meest voorkomende rapporten, geven meestal een overzicht van de huidige voorraad in voorraad, wat kan zijn nuttig voor zowel personeel als eigenaren - u hoeft niet naar de opslagruimte te rennen om te controleren op voorraad als er een live dashboard of rapport beschikbaar is. Voorraadwaarderingsrapporten zijn ook een populaire keuze bij het MKB; ze bieden een blik op de totale geldwaarde van uw huidige voorraad. Ten slotte zijn er inventarisatieresultatenrapporten die automatisch alle items in uw inventaris vastleggen die zijn gevallen onder de vereiste hoeveelheid die u hebt bepaald. Als u dus besluit dat u altijd minimaal 35 groene widgets nodig heeft, wordt het voorraadrecord van uw voorraad weergegeven op het moment dat uw widget voor groene widgets 34 bereikt.
Gespecialiseerde inventarisrapporten zijn ook beschikbaar in sommige systemen, zoals verslagen van onbewerkte ingrediënten (voornamelijk gebruikt in restaurants of voedselproductiefaciliteiten) of artikelrapporten specifiek voor productiebedrijven. Met veel POS-producten kunt u uw voorraadanalyses integreren met boekhoudsoftware van derden om het proces volledig te stroomlijnen. POS-software met live dashboards (in plaats van gedefinieerde rapporten) kan zelfs orderworkflows weergeven, u vertellen wanneer de voorraad gepland is om aan te komen, en het op het allerlaatste moment volgen van uitgaande betalingen en leveringen toestaan.
Verkooptracking, betalingsregistratie en klant informatie
POS-verkoopinformatie is van onschatbare waarde voor MKB-bedrijven die de vraag willen vaststellen en slecht presterende producten of services willen elimineren. Er zijn veel soorten verkooprapporten en deze variëren in lay-out en functie, afhankelijk van het type bedrijf waarop ze zijn afgestemd. Een winkel heeft bijvoorbeeld een ander ogend rapport van een hoveniersbedrijf, omdat de aard van de producten en services zo verschillend is.
Over het algemeen kunt u met verkooprapporten elk item bekijken dat u heeft verkocht, evenals een overzicht van toppresteerders en low-performers, totale inkomsten, gemiddelde orderbedrag, bestellingen op tijdstip van de dag, omzetbelastingverdelingen, stortingsgeschiedenis, verkooptrends, de meeste en minst gebruikelijke betalingsmethoden en meer. Veel verkooprapporten en dashboards bevatten ook klant- en werknemersinformatie, zodat elke transactie gemakkelijk volledig kan worden beoordeeld wanneer er een geschil of twijfelachtige activiteit is. Klantinformatie kan ook worden gebruikt om vast te stellen hoeveel terugkerende klanten versus nieuwe klanten u heeft en hoe vaak terugkerende klanten aankopen doen.
Verkooprapporten kunnen ook toekomstige zakelijke beslissingen informeren en zelfs de inkomsten verhogen. Als een dure kredietvorm bijvoorbeeld niet breed wordt gebruikt door de belangrijkste inkoopklanten, kan een SMB besluiten om het niet langer te accepteren en het verschil te besparen. Met dergelijke rapporten wordt het ook eenvoudiger om voorraad strategisch te ordenen, overstocking tijdens langzame perioden te vermijden of onvoldoende voorraad te hebben tijdens grote volumes. Uiteraard worden verkoopanalyses waardevoller naarmate het systeem langer wordt gebruikt, dus er zijn mogelijk geen enorme onthullingen in de eerste paar maanden. Maar als het eenmaal een jaar of twee wordt bijgehouden, maakt deze functie het gemakkelijker klantinkoop- en betalingspatronen te diagnosticeren en dienovereenkomstig aan te passen.
Personeelsbeheer
POS-arbeidsrapporten zijn niet van toepassing op alle bedrijven, maar ze werken voor genoeg MKB-bedrijven die zij op deze lijst waard zijn. Met de meeste POS-systemen kunt u individuele werknemersprofielen maken, wat betekent dat u arbeidsrapporten van elke werknemer kunt bekijken om informatie te zien, zoals het gemiddelde aantal gewerkte uren, gemiddelde verkoopbedragen, gemiddeld aantal transacties en percentage van de totale arbeidskosten op basis van individuele of job titel.
Tijdinvoerverslagen zijn ook populair, vooral onder KMO's die afhankelijk zijn van werknemers per uur die niet noodzakelijkerwijs op een schema van 9 tot 5 werken. U vindt informatie zoals functietitels en bijbehorende loonschalen (inclusief overuren), te betalen uren in totaal, overuren in totaal en, in sommige gevallen, tijdstempels van de uren die elke medewerker heeft gewerkt. Dit soort informatie is niet alleen veel sneller om via een POS te verzamelen dan handmatig in Excel, het biedt ook inzicht in het beheren van arbeidskosten en het optimaliseren van uw planningsmethode.
SMB-eigenaren die arbeidsrapporten verzamelen, kunnen bijvoorbeeld vinden , dat ze te veel werknemers hebben die werken in slow times of bepaalde leden die niet aan hun trekken komen. Het vermogen om empirisch prestaties bij te houden verhoogt de verantwoordelijkheid en maakt het eenvoudiger om een uitstekend personeelsbestand te bouwen.
Een Small Business Guide voor computercodering
Versleuteling is een moeilijk begrip om te begrijpen, maar het is een noodzakelijk onderdeel van de bescherming van de gevoelige gegevens van uw bedrijf. Op een basisniveau is codering het proces waarbij tekst wordt gecodeerd (ciphertext) om het onleesbaar te maken voor onbevoegde gebruikers. U kunt afzonderlijke bestanden, mappen, volumes of volledige schijven binnen een computer versleutelen, evenals USB-flashstations en bestanden die zijn opgeslagen in de cloud.
Momentopname voor kleine bedrijven: Lauren James
Onze Small Business Snapshot-serie bevat foto's die, in slechts één afbeelding, weergeven waar het bij de kleine bedrijven over gaat die we allemaal hebben. Lauren Stokes, ontwerper en CEO van Lauren James, legt uit hoe deze afbeelding haar bedrijf vertegenwoordigt. Lauren James is geboren uit mijn voorliefde voor de klassieke zuidelijke stijl en is een lifestyle-merk dat moderne, maar toch tijdloze collecties creëert.
Populaire Berichten