Beste mobiele documentbeheer: eFileCabinet Review

Ons onderzoek en analyse van documentbeheersystemen uit 2018 brengt ons ertoe eFileCabinet opnieuw aan te bevelen als het beste documentbeheersysteem voor bedrijven met externe medewerkers.

We kozen voor eFileCabinet uit de tientallen documentbeheersystemen die we overwogen. Als u onze volledige methodologie en een uitgebreidere lijst met documentbeheersystemen wilt lezen, bezoekt u onze verzamelpagina voor de beste keuze.

Waarom eFileCabinet?

eFileCabinet stelt gebruikers in staat zich aan te melden bij het systeem vanaf elke computer of mobiel apparaat verbonden met internet . Bovendien biedt het systeem bijna alle functies die kleine bedrijven willen van een documentbeheersysteem.

Remote Access

Wat eFileCabinet tot een ideale oplossing voor documentbeheer maakt voor kleine bedrijven met personeel op afstand, is dat u er overal vandaan toegang toe hebt. . In tegenstelling tot lokale systemen die speciaal moeten worden geconfigureerd zodat u zich van buitenaf bij hen kunt aanmelden, is deze cloudgebaseerde oplossing eenvoudig vanaf elke computer of mobiel apparaat met een internetverbinding aan te boren. Dit geeft werknemers volledige toegang tot het systeem, of ze nu werken vanuit uw kantoor, thuis of op een andere locatie.

Externe medewerkers hebben volledig gebruik van het systeem, niet alleen stukjes ervan. Hoewel de meeste andere systemen die we hebben geanalyseerd, externe toegang bieden, bieden ze niet allemaal volledige functionaliteit buiten het kantoor. Dit systeem werkt hetzelfde, ongeacht waar u werkt.

Noot van de redactie: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie om u te helpen de juiste keuze voor u te maken, gebruikt u de vragenlijst hieronder om onze zustersite, BuyerZone, gratis informatie te laten van verschillende leveranciers:

Dit systeem heeft ook een indrukwekkende mobiele app voor iOS- of Android-apparaten. Met de app kunt u een voorbeeld van bestanden bekijken voordat u ze downloadt, documenten in andere apps downloaden en openen, documenten vanuit andere apps uploaden, bestanden via e-mail delen, documenten afdrukken en de bestandsgrootte voor elk gedownload item bekijken. U kunt ook documenten fotograferen met een mobiele camera en ze rechtstreeks uploaden naar het systeem. Dit is een hulpmiddel. De meeste andere door ons geanalyseerde mobiele apps van het documentbeheersysteem bieden niet.

We vonden ook dat de mobiele app zeer eenvoudig te gebruiken was. Het is snel en biedt snelle toegang tot de documenten die u het meest gebruikt. Op de startpagina ziet u de bestanden waaraan u recent hebt gewerkt en de bestanden die u als favorieten hebt gemarkeerd. Daarnaast is er een menutabblad met een zoekbalk om snel elk document in het systeem te vinden en een link waarmee u al uw kasten, laden en mappen kunt bekijken.

Omdat dit een cloudgebaseerd systeem is, eFileCabinet neemt verschillende veiligheidsmaatregelen om ervoor te zorgen dat bestanden te allen tijde worden beschermd. Alle documenten worden opgeslagen in de door de beveiliging gecertificeerde datacenters van het bedrijf die voldoen aan Level 1 PCI. Voor maximale bescherming worden documenten tijdens het verzenden gecodeerd.

Plannen en prijzen

eFileCabinet Online biedt verschillende plannen voor kleine bedrijven, die verschillen in opslag en functies en jaarlijks worden gefactureerd. De volledige details zijn te vinden op de prijspagina van het bedrijf.

Standaard

• Opslag: 25 GB
• Functies: veilig delen van bestanden
• Prijs: $ 15 per maand, per gebruiker

Voordeel

• Opslag: 1TB
• Functies: veilig delen van bestanden plus eFileCabinet DMS, SideKick, retentie, aangepaste en kant-en-klare sjablonen, tweefactorauthenticatie, software-integraties, mobiele toegang en meer.
• Prijs: $ 30 per maand, per gebruiker (vereist minimaal 3 gebruikers)

Zakelijk

• Opslag: 5TB
• Functies: alle voordelen van het plan, plus automatisering van bedrijfsprocessen, gezoneerde OCR-capture, automatiseringslibraties, onboarding-tools, goedkeuringen, gegevensspecifieke bestandsrouting en meer.
• Prijs: $ 55 per maand, per gebruiker, jaarlijks gefactureerd

Voor grotere bedrijven is er een Enterprise-plan met een sitelicentie en meer dan 5 TB aan opslag, afhankelijk van uw behoeften. De prijzen zijn aangepast voor elk bedrijf en vereisen een citaat van eFileCabinet.

Functies

Een van de meest waardevolle functies die eFileCabinet biedt, is de toestemmingsfunctie, waarmee u kunt beperken wie bepaalde bestanden kan bekijken en bewerken. Machtigingen kunnen worden toegewezen door individuele werknemers of groepen gebruikers, zoals managers of verkoopteams. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat alleen die werknemers met toestemming toegang hebben tot bepaalde documenten.

Met dit systeem kunt u ook sjablonen in het systeem maken. Deze sjablonen dienen als kader voor documenten die u vaak gebruikt, zoals facturen of briefhoofdpapier. De sjablonen kunnen worden gegenereerd met een aantal reeds ingevulde informatie, zoals de naam en het adres van uw bedrijf, terwijl het hoofdgedeelte van het document leeg is.

Andere functies zijn onder meer een zonale optische tekenherkenning (OCR-tool), die wordt gebruikt wanneer u documenten in het systeem scannen; de Sidekick-desktop-app, die snelle toegang tot uw bestanden biedt; SecureDrawer, waarmee u vertrouwelijke bestanden zo groot als 1 GB elektronisch naar collega's of klanten kunt verzenden; en eSignature, waarmee u documenten naar anderen kunt verzenden om digitaal te worden ondertekend en al uw digitaal ondertekende bestanden op één veilige locatie kunt opslaan.

eFileCabinet kan worden geïntegreerd met Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage en Foxit en biedt API-integratie op Advantage-niveau en hoger.

Klantenservice

We waren zeer tevreden over de klantenservice die we van eFileCabinet ontvingen. Tijdens onze eerste oproep spraken we met een vertegenwoordiger die de tijd nam om ervoor te zorgen dat we een duidelijk begrip van het systeem hadden. We bespraken prijzen, hoe de cloud-oplossing wordt benaderd, de functies ervan, hoe de mobiele app werkt, de hoeveelheid opgenomen opslag en de beveiligingsmaatregelen van het datacenter.

Gebruikers van het systeem kunnen contact opnemen met het ondersteuningsteam via live chat, telefoon of e-mail van 07.30 uur tot 18.00 uur (MST) van maandag tot vrijdag. Een ingebouwde gebruikershandleiding beantwoordt vragen zoals het maken van archiefkasten en mappen en het delen en opslaan van documenten. Daarnaast bevat de website verschillende video's over het gebruik van het systeem en een uitgebreid gedeelte met veelgestelde vragen.

Beperkingen

Hoewel eFileCabinet bijna alles bevat wat u zou willen van een documentbeheersysteem, komt het met een relatief hoog prijskaartje . Dit op de cloud gebaseerde systeem is ook een van de weinige die we tegen een opstartprijs aanrekenen. Als eFileCabinet te duur voor u is, raden we u aan om onze keuze te maken voor het beste goedkope documentbeheersysteem, dat ook een op de cloud gebaseerde oplossing is. Hoewel het aanzienlijk goedkoper is, heeft het niet zoveel functies en tools als eFileCabinet.

Klaar om een ​​documentbeheersysteem te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:

• Documentbeheersystemen: een handleiding voor kopers
• Beste documentbeheersoftware en -systemen 2018
• Beste documentbeheersysteem algemeen
• Beste goedkope documentbeheer
• Beste document Beheer voor kleine bedrijven

Noot van de redactie: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie om u te helpen de juiste keuze voor u te maken, kunt u de onderstaande vragenlijst gebruiken om onze zustersite, BuyerZone, gratis informatie te laten van verschillende leveranciers:

Kies de beste app-maker voor uw bedrijf

Early adopters in het app-spel voor kleine bedrijven was in de eerste plaats eigendom van restaurants en sportscholen, maar nu, dankzij een toename in de ontwikkelingsmogelijkheden van mobiele apps, creëren veel eigenaren van een SMB apps om hun klantenbestand te bereiken, de klantenservice te verbeteren, de interne efficiëntie te vergroten en merkbekendheid te vergroten .

(Oplossingen)

Beoordeling van M-bestanden: beste documentbeheersoftware Algemeen

Waarom M-bestanden? M-Files is een krachtig documentbeheer, digitaal archiverings- en productiviteitssysteem dat verschillende rollen vervult en applicaties heeft voor tientallen verschillende werknemers. Het heeft functies voor zowel KMO's als bedrijven, in staat om een ​​onbeperkt aantal documenten te beheren voor het categoriseren en zoeken.

(Oplossingen)