4 Veelvoorkomende communicatiefouten (en hoe deze op te lossen)

Iedereen weet dat communicatie cruciaal is in de bedrijfswereld. Om een ​​succesvol team te runnen, moeten werknemers, managers en topmanagers duidelijk en effectief communiceren.

Soms wordt de informatiestroom echter onderbroken en blijven sommige belanghebbenden in het ongewisse. Gebrek aan communicatie kan leiden tot negatieve gevolgen, van boze werknemers en klanten tot gemiste kansen en winstderving.

"Berichten worden verzonden en ontvangen, ongeacht of bedrijven ervoor kiezen om te communiceren," zei Tim Eisenhauer, mede-oprichter en bedrijfsvoorzitter sociaal netwerkplatform van Axero. "Gebrek aan communicatie kan ook een sterk signaal afgeven."

Het mag dan ook geen verrassing heten dat werknemersbetrokkenheid een serieuze hit kan worden als u niet regelmatig incheckt met uw personeel.

"Vaak , kleine bedrijven opereren in de veronderstelling dat werknemers weten wat er gaande is, of zo niet, ze zullen het zelf uitvinden, "zei Jeff Corbin, oprichter en CEO van APPrise Mobile, maker van theEMPLOYEEapp. "In de meeste gevallen is dit echter niet het geval, met als gevolg dat kwesties met betrekking tot communicatie en engagement van medewerkers de kern van de prioriteitenlijst vormen."

Mobby Business sprak met bedrijfsleiders en experts over de vier meest voorkomende communicatiefouten en hoe u ze kunt oplossen.

1. E-mailoverbelasting

Werkgevers en werknemers kunnen tegenwoordig via telefoontjes, sms-berichten, chatdiensten en sociale netwerken contact opnemen. En over de hele linie gebruiken de meeste bedrijven nog steeds e-mail als hun primaire communicatiemethode. Phil Simon, business consultant en auteur van "Message Not Received" (Wiley, 2015), zei dat de gemiddelde persoon 120 tot 150 e-mails per dag ontvangt. Hoewel het bezorgen van berichten normaal gesproken betrouwbaar is, is het zeer waarschijnlijk dat een persoon misleidt, een e-mail verwijdert of zelfs niet ziet, en daarom een ​​cruciaal stuk informatie zou kunnen missen. Simon merkte ook op dat werknemers snel kunnen wordt overweldigd door de hoeveelheid informatie die ze via hun postvakken moeten verwerken, vooral wanneer het vol verwarrend vakjargon staat.

"Je zou geschokt zijn over hoe vaak mensen jargon versturen [in e-mails] en verwachten dat mensen begrijp het, "vertelde Simon Mobby Business. "Als ze het niet begrijpen, nemen ze beslissingen op basis van dat verkeerde begrip."

2. Verlies van controle over externe situaties

Als er een markt- of economische omstandigheid van invloed is op uw bedrijf, bent u het uw werknemers verplicht de situatie aan hen uit te leggen voordat ze dit van buiten het bedrijf horen. Jennifer Connelly, oprichter en CEO van PR-bedrijf JConnelly, zei dat sommige bedrijven de fout maken om externe bronnen de boodschap te laten sturen die hun werknemers en belanghebbenden ontvangen, in plaats van een nieuwsbron voor hen te worden.

"Als het gaat om interne communicatie communicatie, ik zie vaak dat bedrijven een laissez-faire, afwachtende houding aannemen, "zei Connelly. "Dit ... opent de deur naar verkeerde informatie, geruchten en insinuaties - die allemaal een merk schade berokkenen. Het is van cruciaal belang voor bedrijven om open en vrij te communiceren, vragen te anticiperen en te beantwoorden voordat ze worden gevraagd." <3> Communicatiesilo's

Silo's doen zich voor wanneer mensen in verschillende rollen of afdelingen zich uitsluitend richten op hun eigen doelstellingen en niet samenwerken met anderen die hen een nieuw perspectief op het 'grote plaatje' kunnen geven. Hoewel dit bij grotere bedrijven het geval is, zei Enon Landenberg, oprichter en CEO van bedrijfstechnologie- en adviesbedrijf sFBI, dat dit ook bij kleinere bedrijven kan gebeuren.

"Het is goed mogelijk voor afdelingen om zich te veel op hun eigen werk te concentreren en mis de grote ideeën die alleen voortkomen uit samenwerking, "zei Landenberg. "Egos [kan] voorkomen eerlijke discussies over de kwaliteit van het werk, noodzakelijke verbeteringen en frisse ideeën."

4. Slechte communicatie met externe werknemers

Met meer bedrijven die proberen het evenwicht tussen werk en privéleven te verbeteren, blijft het aantal externe werknemers toenemen. De International Data Corporation (IDC) verwacht dat deskless medewerkers in 2020 goed zijn voor ongeveer 72 procent van de totale Amerikaanse beroepsbevolking. Hoewel mobiele werknemers niet op kantoor zijn, is het nog steeds belangrijk dat ze op de hoogte blijven.

"

Wanneer werknemers op afstand en hun managers niet effectief communiceren, missen werknemers essentiële informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen, "zegt Stacey Epstein, CEO van mobiel communicatieplatform Zinc. "Zelfs wanneer managers en bedrijfsteams hun best doen om werknemers op de hoogte te houden, hebben deskless workers gewoon een andere manier van communiceren en raken ze ontbrekende berichten kwijt, waardoor ze zich buitengesloten en teleurgesteld voelen."

Volgens een studie van Zogby Analytics, de meest gemelde obstakels voor efficiëntie voor externe werknemers zijn gebrek aan informatie (38 procent) en tijdigheid van informatie (39 procent). Terwijl kantoormedewerkers face-to-face kunnen communiceren, moeten deskless medewerkers een beroep doen op technologie. "Wat we nu zien is een gefragmenteerd systeem, waarbij sommige teams afhankelijk zijn van e-mail of telefoons, terwijl anderen sms'en of [met behulp van videochat], en het proces van schakelen tussen de verschillende apps is niet alleen verwarrend, maar ook een afleiding en een manier om informatie kwijt te raken, "vertelde Epstein Mobby Business.

Herstelde gebroken communicatieprocessen

Als deze situaties bekend voorkomen, moet u beginnen met het vaststellen van de manier waarop uw team deelt en informatie bespreken. U kunt beginnen met het beperken van het aantal interne e-mails dat u verzendt. Corbin zei dat e-mails vaak genegeerd worden als er te veel van zijn, dus het is veel minder waarschijnlijk dat uw boodschap overkomt.

Op dezelfde manier merkte Simon op dat "dringende" interne e-mails, evenals die voor verschillende berichten, moeten vermijd om deze reden om deze reden.

"Als het echt dringend is, neem dan de telefoon op," zei hij. "[Ik volg] de regel met drie e-mailberichten: na drie berichten praten we."

U kunt ook technologiestandaarden voor uw bedrijf instellen, zodat iedereen in uw team - op kantoor of op afstand - met elkaar communiceert via dezelfde kanalen, of het nu gaat om een ​​chat-tool, een bedrijfsintranet of een videoconferentieservice.

Technologie brengt u echter alleen tot nu toe. Het is belangrijk om het goede voorbeeld te geven en medewerkers aan te moedigen zich open te stellen, zowel voor u als voor elkaar.

"Leidinggevenden moeten een open dialoog met hun teams onderhouden, zoveel mogelijk informatie delen en medewerkers aanmoedigen hun zorgen of vragen kenbaar te maken , 'Zei Connelly. "Het onderhouden van duidelijke communicatielijnen is een van de beste manieren om een ​​vertrouwd, geëngageerd en toegewijd personeelsbestand op te bouwen."

"Maak jezelf beschikbaar voor gesprekken ... en moedig vragen aan," voegt Landenberg toe. "Dat soort gedrag is de toon gezet voor het hele bedrijf, een waar werknemers zich op hun gemak voelen om elkaar te bereiken."

Eisenhauer herinnerde werkgevers eraan te laten zien dat ze de input van het personeel waarderen door er echt naar te luisteren.

"Overweeg ... het soort cultuur dat u wilt dat uw bedrijf heeft, "zei hij. "Het is van vitaal belang om werknemers een manier te geven om hun mening te geven." Bedrijfsleiders mogen nooit aannemen dat ze weten wat hun werknemers denken, maar moeten werknemers een manier bieden om hen dit te vertellen. "
> Sommige broninterviews zijn uitgevoerd voor een vorige versie van dit artikel.

35 Inspirerende citaten over leiderschap

Of ze nu een bedrijf of een land leidden, de beste leiders van de geschiedenis begrepen het belang van het leveren van de motivatie en richting om grotere doelen te bereiken. Arme leiders verliezen het vertrouwen en vertrouwen van de mensen die ze leiden, terwijl grote leiders zonder moeite lijken te leiden.

(Leiderschap)

Vrouwelijke ondernemers delen startadvies voor vrouwen

Het is niet eenvoudig om het als vrouw in de startup-wereld te maken, maar het is verre van onmogelijk. Met een geweldig idee, de juiste mindset en een krachtig ondersteuningssysteem, kan elke vrouw op weg zijn om haar ondernemersdromen uit te laten komen. Ter ere van Internationale Vrouwendag gisteren (8 maart), vroeg Mobby Business vrouwelijke ondernemers hun beste advies te delen voor vrouwen die een eigen bedrijf wilden starten.

(Leiderschap)