Google Apps for Business gebruiken

Google Apps for Business is een solide alternatief voor Microsoft Office 365-suite en een goede alles-in-één oplossing voor kleine bedrijven die niet veel van een IT-budget hebben. Een abonnement omvat software voor het maken, bewerken en samenwerken aan documenten; een goede videoconferentie-app; cloudopslag met onbeperkte ruimte; en een agenda waarmee u eenvoudig afspraken kunt plannen. Lees voor vijf manieren verder om alles uit Google Apps for Business te halen.

1. Documenten weergeven en bewerken

Google Documenten is een complete tekstverwerker waarmee u documenten kunt schrijven, bewerken en annoteren. Ondertussen is Google Spreadsheets een krachtige spreadsheet-editor en met Presentaties kunt u bedrijfspresentaties maken. Omdat alle drie de apps in uw internetbrowser worden uitgevoerd, kunt u al uw schrijven en bewerken doen zonder speciale software op uw computer te installeren, waardoor u meer flexibiliteit hebt om te werken op elke machine die u kiest. En zolang u een actieve internetverbinding heeft, synchroniseert Google Documenten uw bestanden automatisch met de cloud zodat er een back-up van wordt gemaakt en deze altijd toegankelijk is. Het werkt ook offline; alle bewerkingen of wijzigingen die u in een document aanbrengt, worden gesynchroniseerd de volgende keer dat u online bent.

Google Documenten, Spreadsheets en Presentaties staan ​​ook gezamenlijke bewerking toe. Je kunt tegelijkertijd in een enkel document werken met teamgenoten of andere collega's, de wijzigingen bekijken terwijl ze in realtime worden gemaakt en communiceren via de ingebouwde chat. Met de geavanceerde documentinstellingen kunt u de toegang tot bewerken, weergeven en reageren aanpassen voor elk document.

2. Kalender

Google Agenda is een betrouwbare tool om uw team te helpen bij het plannen van projecten, het coördineren van afspraken en het plannen van vergaderingen. En u abonneren op Google Apps for Business voegt nieuwe functies toe om uw team productiever te maken. Om te beginnen kunt u een gedeelde agenda gebruiken om conferentieruimten en gedeelde apparatuur zoals projectors te doorzoeken en te reserveren door ze toe te voegen aan een Agenda-evenement.

Met Google Agenda kunt u eenvoudig vergaderingen plannen, omdat u anderen gemakkelijk kunt laten zien weet wanneer je beschikbaar bent. U kunt ook snel de beschikbaarheid van collega's controleren en zelfs meerdere agenda's in één weergave weergeven om te zien hoe uw planningen elkaar overlappen. Bovendien maakt Google het eenvoudig om te migreren vanuit andere zakelijke agenda's, met tools om uw afspraken en gebeurtenissen te importeren vanuit Exchange, Outlook en iCal.

3. Cloudopslag

Google Drive is een solide cloudopslagplatform waarmee u een back-up kunt maken van uw bestanden en documenten en deze later kunt openen op vrijwel elk apparaat dat op internet is aangesloten. Als u zich aanmeldt voor een individueel Google Drive-account, krijgt u 15 GB opslagruimte per gebruiker, maar u kunt iets meer betalen om extra opslagruimte en functionaliteit toe te voegen.

Een basisabonnement biedt 30 GB opslag voor elke gebruiker, voor $ 5 per gebruiker per maand . Maar voor een extra $ 5 per gebruiker per maand kunt u toegang krijgen tot Google Vault, een hulpmiddel voor generalring en documentontdekking. Je krijgt ook onbeperkte opslagruimte voor al je werknemers als een bonus. Het toevoegen van maximaal $ 10 per gebruiker per maand, is ongeveer de helft van de prijs van de grootste opslagoptie die eerder door Google werd aangeboden en die slechts 1 TB aan opslagruimte voor elke gebruiker bood. Er is een waarschuwing voor de kleinste bedrijven: bedrijven met minder dan vijf werknemers hebben nog steeds een maximum van 1 TB per gebruiker.

Google Apps for Business voegt ook nieuwe functionaliteit toe aan Google Drive. Het biedt u bijvoorbeeld meer opties voor het verlenen van rechten voor het downloaden, bekijken, bewerken of becommentariëren van documenten. Daarnaast krijgt u toegang tot geïntegreerde Google Drive-apps zoals DocuSign voor digitale documentondertekening en Smartsheets voor projectbeheer.

4. E-mail

Gmail is al een van de beste webmailservices die er zijn. Maar u aanmelden voor Google Apps for Business opent tal van nieuwe functies voor professionals. Om te beginnen kunt u professionele e-mailadressen maken voor al uw werknemers, van het formaat [email protected]. Dat is een groot pluspunt voor kleine bedrijven die professioneler online willen lijken.

Andere voordelen voor zakelijke gebruikers zijn twee keer de opslag van persoonlijke Gmail-accounts: 30 GB per gebruiker in plaats van 15 GB. Dat betekent dat u zich nooit zorgen hoeft te maken over het verwijderen van een belangrijk bericht. Google Apps for Business elimineert ook advertenties in Gmail en biedt een hulpmiddel om uw e-mails, evenementen en contacten tussen Microsoft Outlook en uw Google-account te synchroniseren. Als u liever een desktop-e-mailclient gebruikt in plaats van een webportal, is Gmail compatibel met Microsoft Outlook, Apple Mail en Mozilla Thunderbird.

5. Videoconferenties

De gratis versie van Google Hangouts is een fatsoenlijke oplossing voor één-op-één videoconferenties. Maar een abonnement op Google Apps for Business opent nieuwe opties. Hiermee kun je een Hangout toevoegen aan elke vergadering in een gedeelde agenda, zodat werknemers, collega's en collega's met één muisklik kunnen deelnemen aan je videoconferentiesessie.

En Google Hangouts biedt functies om videovergaderingen gemakkelijker te maken. Het scherm stelt bijvoorbeeld automatisch scherp op degene die op dat moment spreekt, en dynamisch dempen helpt afleidende achtergrondruis te elimineren. Met de app kun je ook je scherm delen om dia's te bekijken of om overal een zelfstudie op afstand te geven. In de ingebouwde chat kun je eenvoudig links delen. Hangouts is een goede oplossing voor kleine bedrijven, maar de 15-persoonslimiet voor videovergaderingen kan grotere bedrijven belemmeren.

Momentopname voor kleine bedrijven: Better Bean Co

Onze Small Business Snapshot-serie bevat foto's die, in slechts één afbeelding, weergeven waar het in de kleine bedrijven waar we over gaan allemaal gaat. Hannah Kullburg, mede-oprichter en "Bean Queen" van Better Bean Co , legt uit hoe deze afbeelding haar bedrijf vertegenwoordigt. Ik ben opgegroeid met koken met mijn vader.

(Bedrijf)

Geef uw kantoor een IoT-makeover met deze slimme technologie

Smart Office Tech Het Internet of Things (IoT) klinkt als een vergezocht sciencefictionconcept, maar de overgang naar slimme werkomgevingen is al begonnen. Vooruitstrevende ondernemers vullen hun moderne kantoren met intelligent ontworpen producten die de technologische connectiviteit vergroten en de productiviteit verhogen.

(Bedrijf)