Een zakelijk telefoonsysteem kiezen: een gids voor kopers

Als u op zoek bent naar een nieuw zakelijk telefoonsysteem in 2018, zijn er verschillende vragen die u eerst moet beantwoorden.

1. Heeft u een volledig telefoonsysteem nodig met fysieke kantoortelefoons of kan uw bedrijf langskomen met een virtuele telefoondienst die op mobiele apparaten is gebaseerd in plaats van op traditionele kantoortelefoons?

2. Als u kantoortelefoons nodig heeft, wat voor service wilt u dan? U moet kiezen tussen een traditionele vaste telefoondienst, die wordt aangeboden door een lokaal of regionaal telefoonbedrijf, en een Voice over Internet Protocol (VoIP) -systeem dat over internet loopt en wordt aangeboden door een veelheid aan providers.

3. Als u VoIP kiest, wilt u het systeem bij uw bedrijf (on-premises) huisvesten of door uw serviceprovider laten hosten (cloud-gebaseerd)?

We helpen u die vragen te beantwoorden, maar als u al weet wat u nodig hebt en wilt u gewoon onze aanbevelingen voor de beste zakelijke telefoonsystemen bekijken, ga dan naar onze pagina met de beste keuzes.

Noot van de redactie : Op zoek naar informatie over zakelijke telefoonsystemen? Gebruik de onderstaande vragenlijst en onze leverancierspartners zullen contact met u opnemen om u de informatie te verstrekken die u nodig hebt.

Lees verder als u nog niet zeker bent. We zullen u informeren over de voor- en nadelen van dit soort telefoonsystemen:

• Virtuele telefoonsystemen
• Vaste lijnen
• VoIP
• Cloud en lokale systemen

Virtuele telefoonsystemen

• Virtueel telefoonsystemen werken door een zakelijk telefoonnummer aan externe medewerkers te koppelen via hun mobiele of thuistelefoons.
• Dit soort systemen werken als een uitgebreide doorschakeloplossing, waarbij oproepen worden doorgeschakeld naar de telefoon van de medewerker (cel of thuis) wanneer een klant of klant een zakelijk hoofdnummer belt.
• Deze systemen omvatten een verscheidenheid aan functies, zoals geautomatiseerde receptionisten, voicemail, doorschakelen, call screening en online faxen.

Voordelen: Dit type service biedt bedrijven met werknemers die op andere locaties dan het kantoor van het bedrijf werken, de mogelijkheid om te allen tijde een professioneel gezicht te presenteren. Het geeft externe medewerkers ook toegang tot verschillende telefoonsysteemfuncties die mobiele en thuistelefoons niet bieden.

Nadelen: Virtuele systemen zijn geen volwaardige telefoonsystemen. Uw oproepen worden nog steeds verwerkt op uw mobiele of huistelefoonnetwerk. Dit betekent dat u betaalt voor de oproep op het virtuele systeem en uw minuten van uw mobiele telefoon of van uw telefoon opgebruikt.

Het beste voor: Bedrijven met een grote groep externe werknemers of eenmanszaken.

Traditioneel vaste lijnen

• Vaste lijnen zijn in dit geval traditionele telefoonsystemen, meestal ondersteund door een lokaal of regionaal telefoonbedrijf.
• Vaste lijnen, ook bekend als openbare geschakelde telefoonnetwerken (PSTN's), zijn analoge systemen die lopen via de traditionele telefooncentrale koperen bedrading.
• Voor het uitvoeren van een vaste lijn hebt u lokale PBX-hardware (private branch exchange) nodig. Dit is de hardware die wordt gebruikt om meerdere extensies te maken en functies voor telefoonsystemen toe te staan, zoals doorschakelen van oproepen en oproepmappen.
• Sommige landline-systemen worden tegenwoordig beschouwd als hybriden met VoIP-systemen. Er is een traditionele telefoonlijn die verbinding maakt met het gegevensnetwerk van een bedrijf. Het datanetwerk binnen het bedrijf wordt vervolgens gebruikt om elke afzonderlijke telefoon aan te sluiten.
• Veel vaste systemen worden uitgefaseerd door providers van telefoonsystemen.

Voordelen: Vaste-lijnsystemen zijn een betrouwbare, beproefde oplossing die vele bedrijven zijn comfortabel in het gebruik.

Nadelen: De meeste providers van telefoonsystemen gaan weg van vaste lijnen, waardoor ze moeilijker zijn om niet alleen te kopen maar te repareren als er iets kapot gaat.

Ideaal voor: grote bedrijven die hebben het budget om voor hen te betalen en een in-house IT-personeel om ze te runnen en te onderhouden. Noodzakelijk voor bedrijven zonder snelle internettoegang.

VoIP-telefoonsystemen

• In plaats van de koperdraden die vaste lijnen gebruiken, gebruiken VoIP-telefoonsystemen dezelfde internetverbinding die een bedrijf al gebruikt om online te gaan.
• VoIP-systemen bieden externe werknemers vanaf hun mobiele apparaten toegang tot het telefoonsysteem van een bedrijf.
• Voordelen:

VoIP-systemen bieden een geavanceerd telefoonsysteem compleet met alle toeters en bellen. Deze systemen zijn eenvoudig in te stellen en te configureren en aanzienlijk goedkoper dan vaste systemen. Nadelen:

Deze systemen zijn afhankelijk van uw internetverbinding. Dus, als je in een gemeenschap bent met een vlekkerige internetdienst, zou dit type telefoonsysteem niet werken. Ideaal voor:

Kleine bedrijven die de functionaliteit van een geavanceerd telefoonsysteem willen voor een redelijke prijs, en bedrijven die willen dat hun externe werknemers toegang hebben tot het telefoonsysteem. Als u besluit dat een VoIP-systeem voldoet aan uw behoeften, heeft u nu een andere beslissing te nemen. Alle vaste systemen vereisen dat u de benodigde apparatuur in uw bedrijf huisvest, maar VoIP-systemen bieden u de mogelijkheid om uw apparatuur rechtstreeks en in eigen beheer te kopen of om de apparatuur bij uw serviceprovider te huren en door de provider in de cloud te laten hosten.

VoIP-systemen ter plaatse

Met on-premises systemen is alle apparatuur, inclusief de PBX-hardware om het telefoonsysteem actief te houden, ondergebracht in uw bedrijf.

• Systemen op locatie vereisen een groot kapitaal uitgaven, terwijl u de apparatuur vooraf koopt.
• Terwijl u eenmalige vergoedingen betaalt voor alle hardware met een door uzelf gehost systeem, betaalt u maandelijkse kosten voor uw SIP-trunking of PRI-circuit, waarmee u kunt bellen naar worden gemaakt en ontvangen.
• Uw IT-personeel is verantwoordelijk voor het onderhoud, reparaties en upgrades van het systeem.
• Voordelen:

U heeft altijd controle over uw service. U vertrouwt op uzelf om ervoor te zorgen dat het werkt en is geconfigureerd naar uw wensen. Nadelen:

Er zijn aanzienlijke kosten vooraf, aangezien u alle apparatuur moet aanschaffen. Daarnaast hebt u iemand nodig van medewerkers die het systeem kunnen onderhouden en onderhouden. Wat de experts zeggen:

"Veel van onze grotere klanten met behoefte aan hoge beschikbaarheid, hoge beveiliging en maatwerk eindigen met on-premises [ systems], "vertelde Beth English, oprichter van communicatiebureau EE & Associates en de huidige bestuursvoorzitter van de Society of Communications Technology Consultants International aan Mobby Business. "Sommige grote klanten op bedrijfsniveau kiezen vaak voor de oplossing op basis van huisvesting, omdat ze mogelijk het personeel hebben om dit te ondersteunen, ze veel aanpassingsmogelijkheden nodig hebben, of zich zeer zorgen maken over privacy." Het beste voor:

Bedrijven die zich niet comfortabel voelen in de cloud en altijd volledige controle over hun systeem en toegang tot apparatuur willen hebben. Ook goed voor bedrijven met een intern IT-team dat een VoIP-systeem kan opzetten en onderhouden. Bovendien zijn on-premises systemen beter geschikt voor bedrijven met wettelijke of compliancevereisten die in de cloud moeilijk kunnen zijn. Cloud-gebaseerde VoIP-systemen

Met cloud-gebaseerde systemen is er geen onderhoud of hardware anders dan telefoons om zorgen over te maken. De serviceprovider biedt onderdak aan, onderhoudt en upgradet alle PBX-technologie voor u.

• Met de cloud kunnen groeiende bedrijven eenvoudig nieuwe regels toevoegen en snelle toegang tot nieuwe functies bieden.
• Bedrijven betalen doorgaans een maandelijks bedrag aan een gebruikersbasis.
• Voordelen:

Er is geen PBX-hardware of kiestoonservice om te kopen en te onderhouden. Uw provider zorgt voor dat voor u. U kunt het systeem voor uw bedrijf instellen en configureren, allemaal vanaf uw computer. Nadelen:

U hebt geen controle over de hardware. Als het systeem uitvalt, moet u op uw provider vertrouwen om het zo snel mogelijk te herstellen. Wat de experts zeggen:

"Als een bedrijf geen groot personeel heeft en niemand heeft om zijn systeem te beheren, is het een zeer goede optie om met een gehoste optie te werken," zei het Engels. "[Op cloud gebaseerde telefoonoplossingen] verlost de hoofdpijn van het moeten onderhouden van uw eigen telefoonsysteem." Ideaal voor:

Groeiende bedrijven met een vast budget die geen IT-personeel hebben om te werken en te onderhouden PBX-hardware. Ook goed voor bedrijven die snel toegang willen tot nieuwe functies van het telefoonsysteem of meerdere locaties hebben en hun systeem allemaal op één platform willen. Nu u de basis kent, bent u misschien klaar om een ​​aantal beslissingen te nemen. Als dit het geval is, bekijk dan onze beste keuze voor zakelijke telefoonsystemen.

Veelgestelde vragen over zakelijke telefoonsystemen

Weet u nog steeds niet zeker of u een zakelijk telefoonsysteem nodig heeft of dat VoIP geschikt voor u is? Geen probleem. Hier zijn enkele vragen en antwoorden die u kunnen helpen bij het nemen van een beslissing. V: Heb ik een telefoonsysteem nodig?

A:

Het simpele antwoord is ja. Omdat het succes van zo veel van een bedrijf afhangt van hoe het zich presenteert, profiteren alle bedrijven van een zakelijk telefoonsysteem. "We zijn van mening dat, ongeacht de grootte of het type, elk bedrijf de tools en oplossingen moet hebben om te presenteren op een professionele manier, terwijl ze hun vermogen om efficiënt te werken maximaliseren en verbonden blijven met klanten en collega's, "zei Jim Gustke, vice-president marketing bij Ooma, een leverancier van zakelijke telefoonsystemen. V: Kan mijn werknemers niet en ik gebruik onze mobiele telefoons gewoon voor zakelijke doeleinden?

A: Het is zeker mogelijk als u wilt investeren in een virtueel telefoonsysteem. Als je een virtueel telefoonsysteem gebruikt, kun je je mobiele apparaat gebruiken terwijl je nog steeds een professioneel imago hebt. Gustoff zei echter dat hij niet zou adviseren mobiele apparaten zonder een virtueel systeem te gebruiken. "Hoewel het mogelijk intuïtief is, zijn mobiele telefoonabonnementen simpelweg niet ingesteld om dezelfde zakelijke functies te bieden die specifiek ontworpen zijn voor zakelijke telefoonsystemen, zoals mobiele telefoons die geen virtuele receptioniste kunnen aanbieden om oproepen te beantwoorden en klanten snel en eenvoudig met elkaar te verbinden. met de juiste bedrijfscontacten, of verstrek belangrijke bedrijfsinformatie zoals uren en richtingen. "

V: Ik heb altijd een traditioneel vast systeem gehad. Ben ik in het nadeel als ik dit type systeem in de toekomst blijf gebruiken?

A:

Het probleem met vaste-lijnsystemen is niet hun functionaliteit. Ze opereren nog steeds op een hoog niveau. Het grootste probleem dat je tegenkomt bij traditionele vaste telefoonsystemen, is dat er geen nieuwe opties meer worden gebouwd. Melissa Swartz, oprichter van het telecommunicatieconsultancybedrijf Swartz Consulting, zei dat de industrie is weggegaan van de tijdverdelingsmultiplextechnologie gebruikt in traditionele landline-systemen, wat heeft geresulteerd in een einde aan onderzoek en ontwikkeling voor dit soort systemen.

"Er komen geen extra verbeteringen," zei Swartz. "De industrie concentreert R & D-middelen op VoIP, unified communications en cloud-architecturen."

Bovendien waren er volgens haar geen software-upgrades beschikbaar. Dit betekent dat je geen toegang hebt tot veel nieuwe functies en mogelijkheden.

Ten slotte is volgens Swartz de technische kennis over dit soort legacy-systemen aan het verdwijnen. "Delen zijn nog grotendeels beschikbaar, maar zullen moeilijker worden naar verkrijgen, "zei ze.

V: Hoe weet ik welk telefoonsysteem en welke provider geschikt zijn voor mijn bedrijf?

A:

Het besluit komt in feite neer op de bronnen die u beschikbaar hebt. U moet rekening houden met uw budget, ongeacht of u een groeiend bedrijf bent, of u IT-personeel hebt dat in staat is om een ​​intern telefoonsysteem te beheren en te onderhouden en of u toegang heeft tot een snelle internetverbinding.

Wanneer u is het kiezen van een telefoon provider, Swartz zei dat het belangrijk is om te zoeken naar een die meer biedt dan alleen de tools en functies die u in een telefoonsysteem wilt. Ze zei dat je een provider wilt die beschikt over de technische expertise, tijd en middelen om het niveau van ondersteuning te bieden dat jouw bedrijf nodig heeft.

"Onderschat het belang van de ondersteuningspartner niet bij uw beslissing - zorg ervoor dat hun bedrijfscultuur compatibel is met die van u," zei Swartz. V: Met cloud-systemen is er slechts een maandelijks bedrag of zijn er andere kosten? Ik moet op de hoogte zijn?

A:

Swartz zei dat er een aantal kosten vooraf kunnen zijn met door de cloud gehoste telefoonsystemen. "Normaal gesproken moet u nog steeds betalen voor de telefoons en gateways die zich op de locatie [s] bevinden, dus u hoeft de vooraf gemaakte kosten niet volledig te vermijden, tenzij de provider de telefoons aan u" verhuurt ". Bovendien zijn sommige providers vragen setup- en trainingkosten.

V: Deel ik met een door de cloud gehost systeem een ​​server met andere bedrijven, of is er een server die alleen voor mijn bedrijf is?

A:

Veel cloudtelefoonsysteem providers bieden bedrijven de mogelijkheid om een ​​gedeelde server te gebruiken of extra te betalen voor hun eigen dedicated server.

Engels gezegd dat het kiezen van een dedicated of gedeelde server afhankelijk is van of u wilt dat het systeem uitsluitend aan u wordt besteed, of dat u het wilt kopen als een service op hetzelfde platform dat de provider aan iedereen biedt. "Dat is een goede optie voor iemand die niet veel speciale vereisten heeft of veel aanpassingen nodig heeft," zei het Engels van gedeelde servers. "Als u een grote [organisatie] bent met complexe behoeften, is dat geen goede optie."

V: Is de verbinding op een VoIP-systeem net zo goed als op een vaste lijn?

A:

Hoewel sommige gebruikers zich zorgen maken over de kwaliteit van een VoIP-systeem en hoe het klinkt, is de technologie zo ver gekomen dat het bijna onmogelijk is om het verschil te zien tussen vaste en internetgebaseerde gesprekken. "Het is zeer vergelijkbaar, zo niet beter ", zegt David Lee, vice-president van platformproducten voor RingCentral, van VoIP-verbindingen. "Veel providers zijn overgestapt op VoIP-gebaseerde systemen en de meeste mensen kunnen het verschil niet zien."

Om ervoor te zorgen dat de gesprekskwaliteit duidelijk en krachtig blijft, moeten bedrijven ijverig zijn over hoe zij hun datanetwerk, volgens het Engels.

"Je moet een bepaalde hoeveelheid bandbreedte reserveren om ervoor te zorgen dat die oproep kwaliteit heeft, en de spraakoproep moet voorrang krijgen op je andere verkeer," zei English.

Q : Welke soorten functies zijn beschikbaar in een VoIP-telefoonsysteem?

A: Hoewel telefoonsystemen met functies veel alleen door grote bedrijven werden gebruikt, geven de huidige VoIP-opties kleine bedrijven dezelfde voordelen. Hier zijn enkele van de functies die u het nuttigst kunt vinden:

Voicemail

Voicemail-naar-e-mail

Voicemail-naar-tekst

Voicemail-transcriptie

Doorschakelen Oproepopname

• Oproepwachtrijen
• De optie voor zowel lokale als gratis nummers
• Interactieve spraakrespons
• Interoffice Instant Messaging
• Conferentiegesprekken
• Geautomatiseerde medewerkers
• Extensie kiezen
• Belgroepen
• Telefoonboekhulp
• Oproep doorverbinden
• Internetfax
• Oproeprapporten
• Oproepcontrole
• Gemiste oproepmeldingen
• Videoconferenties
• Online vergaderingen
• Expresberichten
• Integraties met populaire programma's , zoals Microsoft Outlook, Salesforce en de services van Google
• V: Kunnen externe medewerkers toegang krijgen tot een zakelijk telefoonsysteem?
• A:
• VoIP-technologie geeft werknemers de vrijheid om overal zakelijke oproepen te ontvangen, zonder de noodzaak voor een zakelijke mobiele telefoon. Zakelijke VoIP-systemen bieden smartphoneapplicaties en mobiliteitsfuncties die werknemers op elk moment en overal de volledige functionaliteit van hun vaste telefoon bieden. V: Waarom zou het mij kunnen schelen of mijn medewerkers toegang hebben tot het telefoonsysteem wanneer ze niet op kantoor zijn?
• A:
• Mobiliteitsfuncties helpen werkgevers laten zien dat hun werknemers er altijd zijn om te zorgen voor de behoeften van hun klanten. Waar voorheen medewerkers hun persoonlijke mobiele telefoons alleen konden gebruiken om met hun klanten te praten wanneer ze niet achter hun bureau zaten, kunnen de mobiliteitshulpmiddelen van het zakelijke telefoonsysteem werknemers bereiken zonder hun privénummers te geven wanneer ze buiten kantoor contact met hen willen opnemen, Lee toegelicht.
• "Hiermee kunt u uzelf vertegenwoordigen met uw bedrijfsidentiteit", zei hij.

V: Als mijn bedrijf meerdere locaties heeft, maakt het dan uit of ik een lokaal of een op de cloud gebaseerd systeem heb?

A: Hoewel zowel on-premises als gehoste systemen organisaties met meerdere locaties kunnen ondersteunen, kan het gebruik van een gehoste oplossing dingen vereenvoudigen, zei het Engels. "Als u veel gedistribueerde sites heeft en u moet met elkaar praten, dan is het een manier om het te standaardiseren en te consolideren op één platform."

Nu u weet welke typen telefoonsystemen er beschikbaar zijn en wat elke kaart aanbiedt, moet u bepalen welke provider het beste bij u past. Om uw keuzes te verfijnen, raden we u aan onze beste keuze voor verschillende soorten bedrijven te bekijken, evenals onze volledige leverancierslijst als onze suggesties niet aan uw behoeften voldoen.

Een overzicht van onze beste keuzes, onze redenering voor het kiezen van een en onze grondige lijst met leveranciers voor zakelijke telefoonsystemen vindt u hier. Klaar om een ​​zakelijk telefoonsysteem te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:

De beste bedrijfstelefoonsystemen 2018

Beste telefoondienst

Beste voor kleine bedrijven Beste voor kleine kantoren

Beste virtuele telefoonsysteem

Beste voor bellen Centra

Noot van de redactie: op zoek naar informatie over zakelijke telefoonsystemen? Gebruik de onderstaande vragenlijst en onze leveranciers zullen contact met u opnemen om u de informatie te verstrekken die u nodig heeft.

• ---

  

  Minder vervelende CRM-beoordeling: meest betaalbare CRM-software

  We kozen minder irritante CRM als onze 2018 beste low-cost CRM-software . Met slechts één abonnementslaag van $ 10 per gebruiker per maand, neemt dit toegankelijke CRM de complexiteit en de kosten van het adopteren van een oplossing voor klantrelatiebeheer. Een nieuwkomer in de CRM-scene, deze oplossing mist de toeters en bellen van de concurrentie, maar vereenvoudigt ook het implementatieproces.

  (Oplossingen)

  

  BlueVine Review: Beste B2B Factoring Service

  Ons onderzoek en evaluatie van factoringdiensten in 2018 brengt ons ertoe om BlueVine opnieuw aan te bevelen als de beste B2B-factoringservice . We kozen voor BlueVine van tientallen factoringbedrijven. Om te begrijpen hoe we onze beslissing hebben genomen en om onze methodologie en een lijst met factoringdiensten te bekijken, bekijk dan onze pagina met de beste keuzes.

  (Oplossingen)