Projectmanagementsoftware kiezen: een handleiding voor kopers

Projectbeheersoftware is een veelzijdige manier om het proces van het beheren van een project te stroomlijnen, of het nu gaat om het ontwerpen van een gebouw of het bouwen van een website voor een klant. Projectbeheersoftware helpt het proces te verenigen in plaats van teams te dwingen om in verschillende applicaties te werken. In plaats daarvan worden communicatiehulpmiddelen, het delen van bestanden, taak- en deadlinebewaking en rapportage allemaal geconsolideerd in één softwaretoepassing.

Projectbeheersoftware werkt als een real-time werkruimte die u helpt uw ​​oog gericht te houden op het grote geheel, terwijl u effectief werkt het beheer van de details van dag tot dag. Het allerbeste is dynamisch werk dat automatisch opnieuw wordt gepland wanneer een deadline wordt gemist; sommigen plannen zelfs het werk opnieuw, afhankelijk van de voltooiing van de late taak.

Heb ik projectbeheersoftware nodig?

Het is belangrijk om te beseffen dat projectbeheersoftware is ontworpen voor volledige projecten die tijd en teamwork vergen om te voltooien. Ze zijn waarschijnlijk te uitgebreid en diepgaand voor routinematig werk. Het gebruik van projectbeheersoftware voor het instellen en configureren van een computernetwerk zou bijvoorbeeld heel nuttig zijn. Het gebruik van projectbeheersoftware voor het onderhouden van een computernetwerk zou echter waarschijnlijk onoverzichtelijk en verwarrend zijn.

Een goede vuistregel om te bepalen of u aan een project werkt, is door te vragen: "Heb ik een definitieve startdatum? Ik heb een definitieve deadline? Heb ik een duidelijk inzicht in mijn doelen tussen nu en dan? "

" Een bedrijf heeft projectbeheersoftware nodig wanneer ze coördineren tussen verschillende personen of bedrijfseenheden, zowel intern als extern, om te voltooien taken waarbij verschillende deliverables of creatieven betrokken zijn ", zegt Conrad Magalis, marketingmanager voor Advance Acceptance. "Het is een goede werkwijze, zodat alle informatie en gesprekken met betrekking tot een specifiek project of specifieke taak kunnen worden gedocumenteerd en gedelegeerd aan elke betrokken belanghebbende."

De veelbetekenende tekenen die een organisatie nodig heeft projectmanagement zijn:

• Projecten vertraagd door te veel e-mailcorrespondentie, waarbij het werk begraven raakt in de inboxen van teamleden
• Verwarring rond overdreven drukke en niet-gebruiksvriendelijke spreadsheets
• Gemiste deadlines, hetzij met individuele taken of complete projecten, vanwege een gebrek aan verantwoordelijkheid en transparantie in het proces
• Slechte communicatie tussen teamleden en managers als gevolg van het niet rapporteren over de status van het project of individuele taken
• Overlappende of overbodige werkzaamheden als gevolg van verwarring rond de specifieke rol van elk teamlid
• Onduidelijke of gemiste tijdlijnen als gevolg van slechte planning of slechte communicatie

Door gebruik te maken van projectbeheeroplossingen in de juiste situatie kan het hele proces worden gestroomlijnd, en uw team versterken om werk van hogere kwaliteit in kortere tijd te leveren. Met de beste software kunt u meerdere projecten gelijktijdig opslaan en volgen, zodat u eenvoudig de deadlines en de voortgang van individuele teamleden kunt volgen. In essentie kan uw workload worden opgeslagen op een enkel platform, waarbij elk teamlid toegang heeft tot alle informatie die nodig is om zijn of haar rol te vervullen.

Hoe ziet de projectbeheersoftware eruit?

Projectbeheersoftware begint vaak met een dashboard dat als thuisbasis fungeert en toegang biedt tot alle belangrijke functies van de software. Vanaf het dashboard kunnen gebruikers vaak nieuwe projecten maken en oude projecten beheren en organiseren. In veel projectbeheeroplossingen biedt het dashboard ook een overzicht van actieve en voltooide projecten, waartoe gebruikers op elk moment toegang hebben. Dashboards kunnen vaak door hele teams worden gedeeld, waardoor ze allemaal met één druk op de knop toegang hebben tot relevante projecten en taken.

"Met projectbeheersoftware kunnen gebruikers hun werkactiviteiten op één centraal platform consolideren, waardoor werknemers tijd kunnen besparen door alle taakhulpmiddelen op één interface te plaatsen", vertelde John Furneaux, CEO van projectbeheermaatschappij Hive, aan Mobby Business. "Het softwareprogramma varieert van startups - zoals Hive - tot ervaren spelers zoals SharePoint. Alle projectmanagementsoftware varieert in hun mogelijkheden, en het is belangrijk om te beoordelen wat de bedrijfsbehoeften zijn en hoe processen kunnen worden verbeterd."

Projecten en taken kunnen meestal worden gemaakt (of worden aangevraagd als een leidinggevende het project moet goedkeuren voordat het begint) rechtstreeks in projectbeheersoftware. Zodra een project is gemaakt, hebben gebruikers toegang tot een verscheidenheid aan hulpmiddelen voor het organiseren en coördineren van specifieke aspecten van elk project, waardoor de verantwoordelijkheid voor de tijdigheid en kwaliteit van specifiek toegewezen taken wordt verzekerd.

Medewerkers kunnen ook taken en projecttijden plannen en volgen met geavanceerde tools zoals Gantt-diagrammen. Deze tools helpen teamleden op dezelfde pagina te houden, zelfs als ze niet op dezelfde fysieke locatie werken, en de last van het halen van strakke deadlines te verlichten. Omdat teamleden kunnen zien welke taken aan elkaar zijn toegewezen, kunnen ze veel gemakkelijker onderling afstemmen. Sommige software beschikt zelfs over ingebouwde chattoepassingen, waardoor de samenwerking direct en direct verloopt.

Voor managers is volledige controle over de richting van het project van cruciaal belang. Managers kunnen werk opnieuw toewijzen of in willekeurige volgorde schakelen over toegewezen taken als één teamlid overweldigd is terwijl anderen dat niet zijn, waardoor resources efficiënter worden beheerd. Met gedetailleerde overzichten en rapporten kunnen managers ook gemakkelijker op de hoogte blijven van nieuwe ontwikkelingen. Elk complex project heeft veel bewegende delen, dus het is belangrijk om uw besluitvormers op de hoogte te houden - dat is wat projectmanagementsoftware voor uw managementteam doet.

De juiste projectbeheersoftware kiezen

Hoewel de meeste kwaliteit projectmanagementtoepassingen bieden alle hierboven geschetste functies, geen twee zijn precies hetzelfde. Dat maakt het selectieproces een essentieel onderdeel van het succes van uw organisatie. Een grote onderneming, bijvoorbeeld, heeft andere behoeften dan een kleine startup met een klein team. Het is belangrijk om elke toepassing van dichtbij te bekijken en de juiste vragen te stellen.

"Bedrijven moeten de tijd nemen om verschillende opties te demonstreren voordat ze verder gaan, en rekening te houden met de tijd die het team en de klanten nodig hebben om te wennen aan het gebruik van de applicatie. , "Zei Magalis. "Als u op een zeer technisch gebied (zoals IT) werkt, kan het meer voorkomen dan in andere bedrijfstakken om ervaring op te doen met projectbeheerapplicaties."

Het kan ook nuttig zijn om de specifieke problemen te identificeren die u momenteel hebt beheer van projecten. Door te herkennen waar de valkuilen liggen - misschien is het tijdige updates te delen met een klant of misschien is het interne communicatie - kunt u zich gemakkelijker richten op software die uw sterke punten versterkt en uw zwakheden ondersteunt. Elke projectmanagementtoepassing heeft zijn eigen opvallende kenmerken, dus het kiezen van een die een aanvulling is op uw team is van het grootste belang.

Ten slotte is het belangrijk om een ​​systeem te kiezen dat u gemakkelijk kunt implementeren en gebruiken. Wat heb je aan een oplossing die een onhandige uitrol met zich meebrengt, hoofdpijn creëert voor je team en leidt tot een contraproductieve inspanning om het in de lucht te krijgen? Bovendien, als uw personeel niet kan leren om het systeem te gebruiken, biedt het uiteindelijk geen voordelen. Implementatie en gebruiksgemak moeten belangrijke factoren zijn bij het maken van uw beslissing.

"Het is moeilijk om een ​​enterprise-projectbeheersysteem te implementeren." Dit is een cultureel, geen toolprobleem ", zei Alan Zucker, oprichter van Project Management Essentials. "De meeste organisaties beschikken niet over consistente en standaardpraktijken voor het beheer van projecten en rapportage over portfolioprestaties, iets dat schijnbaar eenvoudig is als het hebben van een standaarddag voor rapportagestatus binnen de onderneming, kan schokgolven verzenden, omdat mensen gewend zijn om de status op een specifieke dag te melden, meestal vanwege de cadans van hun uitvoerende status. "

Hoe ik een Executive Vice President werd Beginnend als beginnend medewerker

Leren van een mentor Pat Giammarco, oprichter van Marco's Pizza en kennis van mijn dagen in de restaurantbusiness, werd een leidende kracht op mijn reis. Deze relatie zou een keerpunt in mijn carrière blijken te zijn, waardoor ik de ins en outs kon leren van hoe ik zowel een bedrijf als zijn mensen kan helpen om een ​​groter doel te bereiken.

(Bedrijf)

10 Leiderschapstips voor jonge ondernemers

Er wordt hard gewerkt om vooruit te komen. "Ik heb geleerd dat succes kan komen als gevolg van twee dingen: het ene is geluk en het andere is hard werken, ik koos voor het laatste, hard werken en zelfdiscipline zijn een gemeenschappelijke deler tussen de meeste bedrijfsleiders, wat bewijst dat wanneer je denkt dat je te hard werkt, je waarschijnlijk goed, maar het is ook de reden dat je bent waar je bent.

(Bedrijf)