Tips en services om uw kantoor te helpen papierloos te gaan

Met de overvloed aan mobiele applicaties, online software en digitale opslagplatforms hebben bedrijven volop mogelijkheden om het papiergebruik op kantoor te verminderen. Doen is niet alleen milieuvriendelijk, maar het kan ook de organisatie verbeteren door alles op één plek te deponeren - zonder papieren.

Om het proces van papierloos gaan te vergemakkelijken, vroegen we experts om hun beste advies te delen.

Maak het een gewoonte

Pen en papier gebruiken kan een instinct lijken, maar papierloos worden kan ook een natuurlijke oefening worden. Zelfs als u niet bekend bent met een software / service, wees dan niet bang om technische ontwikkelingen te omarmen.

"Veel bedrijven zijn bestand tegen elke verandering in hun manier van werken, inclusief papierloos gaan worden," zegt Alex Shevelenko, CEO en oprichter van RELAYTO. "Hoewel cultuur niet van de ene op de andere dag kan worden veranderd, is het de kunst om hier een alternatieve oplossing te hebben die zo weinig wrijving biedt en zo eenvoudig mogelijk kan worden geïmplementeerd."

Train jezelf om digitale services te kiezen wanneer je maar kunt - maar forceer het niet . Het kan enige tijd duren, maar het zal uiteindelijk als een tweede natuur voelen.

Maak de overgang geleidelijk

Andrej Godina, hoofd IT bij Inform Communications, merkte op dat je nog steeds een pen en papier kunt gebruiken terwijl je papierloos gaat. U hoeft niet te stoppen met cold turkey en u moet zeker niet helemaal digitaal gaan.

"Ons doel was om de overgang zo moeiteloos, gemakkelijk en zo soepel mogelijk te laten verlopen," zei hij. "We hebben onze inspanningen gericht op het efficiënter worden, wat zich vervolgens manifesteert via de snelheid van opslag en ophalen ... Als u de pijn en wrijving van het papierloos worden kunt uitschakelen, zorgen de promotie en het gebruik voor zichzelf."

Noot van de redacteur: Op zoek naar informatie over documentbeheersoftware? Vul de onderstaande vragenlijst in om verbonden te zijn met leveranciers die kunnen helpen:

Investeren in betere technologie

Hoewel sommige digitale platforms gratis zijn, zoals Google Docs en Basecamp, zijn er vele andere noodzakelijke die kosten met zich meebrengen. Schroom niet om een ​​geweldige software of service te kiezen, want het is een beetje duurder dan je zou willen. Als u kwaliteitsprestaties wilt, moet u investeren in hoogwaardige apparatuur en programma's

Apps, software en services

U kunt een papierloos kantoor realiseren door vertrouwd te raken met en te investeren in deze software en services.

Apps scannen

Met scan-apps kunt u notities, documenten, afbeeldingen en meer scannen, zodat ze allemaal op één digitale locatie staan.

• CamScanner
• Evernote scanbaar
• Microsoft OneNote

E-handtekeningservices

In plaats van een schriftelijke handtekening op papier te eisen, kunt u met elektronische handtekeningen digitaal ondertekenen.

• AdobeReader
• Hightail
• Voorbeeld

Apps voor het bijhouden van uitgaven

U kunt de tabs bijhouden en organiseren kleine zakelijke uitgaven online met behulp van onkostende apps.

• Expensify
• Concur
• Wally

Voor meer informatie, bekijk deze vijf uitgave-apps.

Fax-services

Met fax-services, u kunt via e-mail faxen verzenden en ontvangen en deze digitaal opslaan.

• Nextiva
• GotFreeFax
• SRFax

Voor meer informatie , raadpleeg onze beste keuze voor online faxservices.

Documentbeheersoftware en -services

Of u nu kiest voor door uzelf gehoste of door een cloud gehoste documentbeheersystemen, fungeert als een digitale archiefkast.

• M-bestanden
• FileHold Express
• Dokmee

Raadpleeg voor meer informatie onze beste keuzes voor software en services voor documentbeheer.

Cloudopslagservices

Deel en bewaar grote bestanden zonder dat u zich zorgen hoeft te maken of ze verloren gaan .

• Zoolz
• Backblaze
• Carbonite

Raadpleeg voor meer informatie onze beste keuze voor cloudopslagservices.

Boekhoudsoftware

Houd uw financiën bij en houd deze in de gaten met de boekhoudsoftware.

• QuickBooks
• FreshBooks
• Xero

Raadpleeg voor meer informatie onze beste keuzes voor boekhoudsoftware.

Digitale tijdregistratiesystemen

U en uw medewerkers kunnen uren digitaal volgen met behulp van tijdregistratiesystemen

• stratustime
• uAttend
• TSheets

Raadpleeg voor meer informatie onze beste keuzes voor tijdregistratiesystemen.

Open inschrijving: wat kleine bedrijven moeten weten over de betaalbare zorgwet

Eigenaars en werknemers van kleine bedrijven bereiden zich voor op een belangrijke beslissing op de verkiezingsdag, maar dat is niet de enige cruciale keuze die de maand november voor hen in petto heeft. november 1 start de open-inschrijvingsperiode 2017, het tijdspad waarop iedereen zich het komende jaar kan aanmelden op de ziekteverzekeringsmarktplaats voor dekking van de gezondheidszorg.

(Bedrijf)

Achter het bedrijfsplan: Pinot's palet

Ooit afgevraagd hoe succesvol bedrijven aan de slag? Beginnen ze met een gestructureerd bedrijfsplan en houden ze zich eraan of evolueren ze in de loop van de tijd? MobbyBusiness vraagt ​​kleine bedrijven om ons achter de schermen te nemen en de waarheid te onthullen over de worsteling van het starten en leiden van een klein bedrijf.

(Bedrijf)