Beoordeling van M-bestanden: beste documentbeheersoftware Algemeen

Waarom M-bestanden?

M-Files is een krachtig documentbeheer, digitaal archiverings- en productiviteitssysteem dat verschillende rollen vervult en applicaties heeft voor tientallen verschillende werknemers. Het heeft functies voor zowel KMO's als bedrijven, in staat om een ​​onbeperkt aantal documenten te beheren voor het categoriseren en zoeken. U kunt de documenten van uw bedrijf bekijken met elk apparaat met internettoegang.

Gebruiksgemak

De hoofdinterface van M-Files lijkt op de vertrouwde Windows Verkenner-lay-out. U kunt snel door uw database met mappen navigeren en vergelijkbare functies uitvoeren, zoals het kopiëren en delen van bestanden naar verschillende bronnen met slechts één klik met de rechtermuisknop. Dit vermindert de behoefte aan prijzig en tijdrovende training drastisch, omdat de meeste medewerkers al bekend zijn met een Explorer-type interface. Op dezelfde manier emuleert de interface op Mac de Mac Finder-interface. Een opvallend verschil is echter dat mappen niet nodig zijn. Documenten worden aangeduid met verschillende metatags voor sorteren. Deze omvatten documenttype, klant, project, datum en status. Er zijn verschillende andere tags die u handmatig kunt toepassen om bladeren en zoeken naar bepaalde documenten eenvoudig te maken.

Uw computersysteem en netwerk behandelen M-Files als een andere schijf, waarmee u uw bestanden naar andere locaties op uw computer kunt slepen of vice versa. U kunt bestanden vanuit elk willekeurig programma opslaan in M-Files, net als elk ander station.

M-Files is zowel een on-premise server- als cloudoplossing. Met een dergelijk hybride systeem is het back-up- en herstelsysteem gemakkelijk te beheren in het geval van gegevensverlies.

Noot van de redactie: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie die u kan helpen bij het kiezen van de juiste keuze, kunt u de onderstaande vragenlijst gebruiken om onze zusterwebsite BuyerZone u gratis informatie van verschillende leveranciers te laten krijgen:

Functies

M-bestanden maakt het scannen en organiseren van grote aantallen papieren documenten gemakkelijk met optische herkenning en vastlegging. Met deze functie kunt u gescande documenten automatisch classificeren op basis van lay-outs en zelfs inhoud. M-Files gebruikt intelligente tekenherkenning om de tekst van het document te scannen en de nodige tags toe te passen om het te categoriseren. Met deze functie kunt u duizenden documenten tegelijk scannen, die automatisch worden gesorteerd zodat ze later gemakkelijk kunnen worden doorzocht.

Dit is een van de vele automatiseringsfuncties die de werkstroom op kantoor kan verbeteren. Verschillende verschillende processen, zoals beoordeling en goedkeuringskennisgevingen voor contracten en standaardwerkprocedures, kunnen in M-Files worden geprogrammeerd om uw kantoor draaiende te houden als een goed geoliede machine en tijd te besparen bij dagelijkse taken.

M -Files volgt de geschiedenis van elk document op de voet, ook wanneer deze voor het laatst is geopend, wie deze heeft geopend en welke wijzigingen zijn aangebracht. De zorgvuldige versie-indeling maakt eenvoudige audits en backtracking mogelijk, meestal helemaal terug tot het moment waarop het document werd gemaakt. Machtigingen kunnen worden ingesteld voor bepaalde gebruikers om voorrang te hebben op bepaalde documenten en hen in staat te stellen aantekeningen te maken en te communiceren terwijl een document aan de gang is met iemand anders. Met andere machtigingen kunnen bepaalde gebruikers een document mede-schrijven en gelijktijdige bewerkingen uitvoeren. Personeel kan bepaalde bestanden ook aanwijzen voor offline gebruik als ze zonder internettoegang moeten gaan. Aanwijzen per project, type of klant en u kunt ze meenemen op uw laptop of mobiele apparaat. Zodra u weer op het netwerk bent, zullen de bestanden automatisch met uw wijzigingen worden gesynchroniseerd.

U kunt bestanden rechtstreeks met collega's, klanten en andere derden delen via de interface, waardoor overbodige e-mails en bijlagen minder nodig zijn, met de juiste automatisch verleende machtigingen. Integratie met Outlook stelt u in staat om e-mailbijlagen snel te verwijderen in M-Files voor automatische categorisatie.

Kosten

De prijs van M-bestanden voor uw bedrijf is gebaseerd op de behoeften van uw bedrijf, het aantal gebruikers dat u van plan bent toe te voegen aan het systeem en als u besluit om met een systeem op locatie, een cloudsysteem of hybride te gaan . Hoewel M-Files een goed systeem is voor kleine en middelgrote bedrijven, vertelden vertegenwoordigers ons dat de minimumprijzen beginnen bij ongeveer $ 1.000 per maand, wat dit systeem waarschijnlijk een betere waarde voor ondernemingen maakt. Gelukkig kunt u een evaluatieversie van de toepassing downloaden om te zien of de interface geschikt is voor uw bedrijf.

Klantenservice

Onze interacties met vertegenwoordigers van de klantenservice waren positief. Ze gaven goed geïnformeerde en directe antwoorden op onze vragen en waren transparant over prijzen. Toen we de omvang van ons bedrijf en ons budget beschreef, waren ze eerlijk in hun beoordeling dat hun programma misschien niet bij ons budget paste, maar ze hielpen ons toch en waren blij om het product toch voor ons te demonstreren. U kunt vertegenwoordigers snel bereiken via telefoon, e-mail en livechat. Naast directe ondersteuning biedt M-Files een uitgebreide kennisbank, compleet met gegevensbladen, veelgestelde vragen en handleidingen. De site biedt ook een communityforum waar u medegebruikers kunt vragen over problemen en oplossingen.

Beperkingen

M-Files is een combinatie van cloudopslag en opslag op locatie, wat betekent dat u vanaf bijna elk internet toegang hebt tot uw documenten aangesloten apparaat via een browser. U moet echter nog steeds software installeren en toestemming verlenen aan het apparaat zodat het en andere toepassingen M-bestanden kunnen herkennen als een locatie om documenten op te slaan.

Hoewel de interface er bekend uitziet, kan het sommige gebruikers van die functie afwerpen mappen zijn niet verplicht. Het systeem catalogiseert verschillende metatags in een document om het te categoriseren, maar om de zoekbaarheid te maximaliseren, moeten u en uw medewerkers uw eigen gespecialiseerde tags toevoegen, vooral als het gaat om een ​​groot aantal documenten. Deze manier van archiveren kan even wennen zijn voor degenen die gewend zijn aan traditionele methoden voor het organiseren van digitale documenten.

Klaar om een ​​documentbeheersysteem te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:

• Documentbeheersystemen: een handleiding voor kopers
• Beste documentbeheersoftware en systemen 2018
• Beste goedkope documentbeheer
• Beste documentbeheer voor kleine bedrijven
• Beste Mobiel documentbeheer

FileHold Express Review: beste documentbeheersysteem voor kleine bedrijven

Ons onderzoek en analyse van documentbeheersystemen in 2018 brengt ons ertoe FileHold Express aan te bevelen als het beste documentbeheersysteem voor kleine bedrijven. We kozen FileHold uit het tientallen document beheerssystemen die we hebben overwogen. Voor onze volledige methodologie en een uitgebreidere lijst van documentbeheersystemen, bezoekt u onze verzamelpagina voor de beste keuze.

(Oplossingen)

Best Medical Practice Management Software: New Practices

Bent u onderdeel van een nieuwe praktijk die in 2018 van de grond probeert te komen? Er zijn veel factoren die bijdragen aan het opzetten van een nieuwe praktijk, en een van de meest stressvolle en gecompliceerde is het kiezen van een praktijkbeheersysteem en een elektronisch systeem voor medische dossiers om mee te werken.

(Oplossingen)