Wat is automatisering van bedrijfsprocessen (en hoe kan dit uw bedrijf helpen)?

Dit is het probleem met technologie: het werkt niet altijd. Elk product, dienst of oplossing kan op zichzelf prima functioneren, maar als er een niet-sys- tematisch gecombineerde, operationele chaos zal volgen. Dit komt omdat hoe meer technologieën een bedrijf implementeert, des te ingewikkelder systemen worden - en des te groter de hoofdpijn die ze op de lange termijn waarschijnlijk zullen veroorzaken. Dit is waar BPA (Business Process Automation) kan helpen.

Wat is automatisering van bedrijfsprocessen?

BPA is een soort software of een systematische methode die moeilijke, overbodige of anderszins complexe taken vereist en deze vereenvoudigt tot gestroomlijnde, hands-on -vrij proces. In gewoon Engels betekent dit dat BPA minder technologie gebruikt om dezelfde klus te klaren, waardoor uw bewerkingen een stuk minder ingewikkeld en veel efficiënter worden. Het doel van BPA is om bedrijven tijd en geld te besparen door saaie taken automatisch te voltooien, waardoor de productiviteit wordt verhoogd doordat uw werknemers zich kunnen concentreren op hun kerngebied van talent.

Wat zijn enkele voorbeelden van automatisering van bedrijfsprocessen?

BPA kan in vrijwel elk aspect van een bedrijf worden gebruikt. Van documentbeheer en workflowautomatisering tot e-mailmeldingen en andere repetitieve taken, BPA kan helpen de kosten te verlagen en verspilling van mankracht op een groot aantal operationele gebieden te voorkomen. Drie hoofdvoorbeelden zijn klantbeheer, marketing en klantenondersteuning.

Klantbeheer

Het beheren van klanten en accounts kan overweldigend zijn voor kleine bedrijven. Het gebruik van BPA-software kan uw leven een stuk eenvoudiger maken.

"Als een groeiend online marketingbureau met twee kantoren en klanten in het hele land, zijn er veel bewegende stukken naar elk account", zegt Katelyn McKinley, director of client services bij een reclamebureau Blue Corona Inc.

Overal van drie tot tien personen kunnen alle klanten van Blue Corona bedienen, dus gebruikt het bureau de BPA-software Central Desktop als centrale hub voor personeel en klanten, aldus McKinley.

" We gebruiken Central Desktop om ervoor te zorgen dat we nooit de bal laten vallen en elk accountlid is op de hoogte van wat er met het account gebeurt, weet wat er te allen tijde moet gebeuren en heeft toegang tot de bestanden die ze nodig hebben met een klik een knop, "zei ze.

Om dit te illustreren, zijn hier enkele manieren waarop McKinley zei dat Central Desktop heeft geholpen bij het automatiseren en stroomlijnen van de processen van het bureau:

• Samenwerking. Wanneer nieuwe klanten inloggen, wordt een project gemaakt van een sjabloon die de standaard aftrap van het bedrijf als mijlpaal heeft degenen en taken. Deze omvatten het pingen van de verkoper om het ondertekende contract te uploaden voor het gehele team om te bekijken, de factureringsafdeling om de eerste factuur aan te maken, en de accountmanager om een ​​aftrap te plannen en een reeks klantinvoerdocumenten in te vullen die vervolgens worden gedeeld met de rest van het accountteam.
• Automatische updates. Wanneer er wijzigingen worden aangebracht in het contract van een bestaande klant (bijvoorbeeld een wijziging van hun budget, een nieuwe service-add-on), is er een notepad die door de accountmanager wordt bijgewerkt ; die update wordt automatisch gemaild naar alle relevante partijen (voornamelijk facturering) om hen op de hoogte te stellen van de wijziging.
• Documentbeheer. Wanneer klanten documenten uploaden die ze met het bedrijf willen delen (bijv. foto's, documenten), dan is hun account team wordt per e-mail op de hoogte gebracht en kan inloggen om ze te downloaden, toe te voegen aan aankomende taken en meer.
• Bedrijfsintranet. Wanneer werknemers zich aanmelden, is de standaardpagina het intranet van het bedrijf. Daar kunnen medewerkers statusupdates krijgen van andere werknemers, bedrijfsverkoopupdates en -voorspellingen lezen, de bedrijfskalender en aankomende evenementen bekijken, enz. Vanaf het intranet kunnen ze ook PTO / vakantie aanvragen (die dan automatisch wordt verzonden naar HR voor goedkeuring), ga online naar het bedrijfsbeleid / het handboek.

Het systeem dat het bedrijf eerder gebruikte, bevatte aan de andere kant een waslijst met verschillende services om individuele taken uit te voeren. In de kinderjaren van het bedrijf gebruikten McKinley en haar personeel diensten zoals Box.com om bestanden te delen, Basecamp voor projectbeheer en e-mail alleen voor samenwerking. In plaats daarvan ontdekten ze dat verschillende mensen en verschillende afdelingen sterk leunen op één systeem en zelden gebruik maakten van andere, zei Mckinley.

"Ik zou kunnen doorgaan over de manieren waarop [automatisering onze onderneming heeft geholpen], maar met één software voor het delen van bestanden, projectbeheer en interne en externe samenwerking zijn onze efficiëntie en de kwaliteit van ons werk exponentieel toegenomen," zei McKinley. .

Marketing en klantenondersteuning

Als alternatief voor het gebruik van één enkele bedrijfsautomatiseringssoftware kunnen bedrijven ook een app-ecosysteem maken om hun activiteiten te stroomlijnen. De sleutel is om verschillende web-apps op een samenhangende manier te integreren, waardoor ze samenwerken in plaats van te functioneren als afzonderlijke systemen, zegt Gabriel Mays, oprichter van het website-bouwplatform Just Add Content.

"We gebruiken bedrijfsautomatisering om ons te stroomlijnen marketing en klantenservice inspanningen, "zei Mays. "Voor marketing worden nieuwe blogartikelen automatisch gepost op Twitter, Facebook, LinkedIn en Google+, waardoor het lastig wordt om handmatig naar elk van deze netwerken te posten, zodat we ons op andere dingen kunnen concentreren."

Bedrijfsautomatisering heeft ook hielp Mays met het uitvoeren van e-mailmarketingcampagnes. "Bezoekers van de site die deelnemen aan onze nieuwsbrief worden automatisch toegevoegd aan onze e-mailmarketinglijst en hebben een gratis cursus verzonden om hun website in de loop van een week beter te maken, met [elke dag] een les," zei hij.

Dezelfde technologie kan worden gebruikt om klantenondersteuning te verbeteren. Wanneer bijvoorbeeld een hulpverzoek wordt verzonden, wordt een kaartje gemaakt in de helpdesksoftware van het bedrijf om te zorgen dat het verzoek correct wordt bijgehouden, legt Mays uit. Bovendien worden alle bestanden die met het help-verzoek worden ingediend, automatisch geüpload naar een Dropbox-account voor eenvoudige toegang en opslag, voegde hij eraan toe.

Bedrijfsautomatisering kan ook worden geïntegreerd met CRM-software (Customer Relationship Management). "Klanten die via verkoopkanalen contact met ons opnemen, worden automatisch aan onze CRM toegevoegd, zodat we kunnen volgen," aldus Mays. "Bovendien wordt elke voicemail achtergelaten op ons telefoonsysteem na de uren getranscribeerd en verzonden naar ons via het help-ticketsysteem voor eenvoudige follow-up de volgende ochtend."

Bent u er nog steeds niet van overtuigd dat bedrijfsautomatisering geschikt voor u is? Hier zijn meer voorbeelden van hoe bedrijven BPA gebruiken om hun bronnen te maximaliseren:

Minder beheertaken

"We runnen een reisconciërge voor Disney Destinations We gebruiken automatiseringssoftware voor alles: klantbeheer, automatische e-mails, betalingsherinneringen, bedankbrieven, vooraf geplande vragenlijsten, herinneringen over reisverzekeringen en zelfs automatische maandelijkse betalingen voor bepaalde dingen. We gebruiken Infusionsoft en hebben het afgestemd op de reisindustrie. Het heeft ons uren tijd vrijgemaakt om onze klanten echt te kunnen personaliseren ' vakanties en mensen spreken via de telefoon, dus we doen niet zoveel admin. Het heeft ook de bottom-line afgebouwd met alles wat het kan automatiseren dat personeel niet hoeft te doen of op te sporen. " - Amy Sinclair, eigenaar, Oren van ervaring

Geoptimaliseerd websitebeheer

"Ik gebruik AffiloTools voor het dagelijks beheer en het volgen van onze websites en het opsporen van problemen en het oplossen van deze voordat ze worden ontvangen KissMetrics helpt me om erachter te komen hoe onze kernklanten onze websites gebruiken Klant.io helpt onze klanten op belangrijke momenten bij het gebruik van onze websites Optimizely is belangrijk voor het optimaliseren van onze bestemmingspagina's om de conversiepercentages te verbeteren. op hoog niveau overzicht van onze bedrijfsprestaties en wordt gebruikt binnen ons kantoor. " - Simon Slade, CEO en mede-oprichter, Affilorama

Beter projectbeheer

"De bedrijfsprocesautomatiseringssoftware die we gebruiken is Redmine. Met Redmine kunnen mijn medewerkers projecten en taken volgen en up-to-date blijven met nieuwe ontwikkelingen.De software verzendt automatisch een e-mail wanneer iemand een nieuwe taak ontvangt of een oude voltooit.Eredmine volgt de geschiedenis van elk project en elke taak, zodat je op elk moment terug kunt gaan om iets te verwijzen of kijk hoe het evolueerde.Er is ook een optie om vragen te stellen via Redmine, wat ons heeft geholpen om efficiënter te communiceren.Voor onze implementatie van Redmine raakten sommige van onze taken kwijt of waren ze vergeten. sinds we het hebben gebruikt. Het heeft ons meer verantwoordelijk gemaakt en ons tijdmanagement echt verbeterd. " - Vladimir Gendelman, CEO, Bedrijfsmappen

Effectieve mensen volgen

"Bij MIT Sloan is ons doel om een ​​community van innovators voor duurzaamheid te bouwen van onze studenten en alumni, faculteit en onderzoekers en partners in het bedrijfsleven , overheid en NGO's, die uitgebreide gemeenschap zorgt voor een breed scala aan contacten en we zijn begonnen met het gebruiken van SalesForce om iedereen bij te houden. Met Cirrus Insight kan ik contacten in onze database creëren, e-mails loggen en basisinformatie over mensen zien als ik hoor van hen, zonder ooit Gmail te verlaten, het is een enorme hulp. " - Jason Jay, Director Sustainability Initiative, MIT Sloan

Minder gecompliceerd juridisch werk

We maken gebruik van aangepaste software om het juridische werk te automatiseren om klanten uit mobiele telefooncontracten te halen. Vanuit het perspectief van de klant zijn de drie betrokken juridische stappen (1) het detecteren van een inbreuk, (2) het stellen van een geldig bezwaar en (3) het overschakelen naar een nieuwe provider in overeenstemming met de klantovereenkomst van de huidige aanbieder. Met onze automatiseringssoftware kunnen klanten deze drie stappen in ongeveer 5 minuten voltooien op CellBreaker.com gedurende een periode van 7 dagen. Super eenvoudig; Super snel; en gegarandeerd effectief. - Jon Colgan, oprichter en CEO, CellBreaker.com

Verbeterde prognoses

Het gebruik van Excel als planningshulpmiddel werkt prima, maar [daar] is geen redelijke methode waarvan ik op de hoogte ben om houd spreadsheets tijdig actueel en actueel. Uiteindelijk is het de uitvoering en betaling voor een handelsprogramma dat lijdt. AFS TradePro Met de prognosemogelijkheden van TPM kan het operationele team van Popcorn, Indiana, de productie beter plannen. Ons inkoopteam kan langetermijnprognoses bekijken om grondstoffen te beveiligen en de logistiek kan transportbehoeften plannen om extra volume tijdens een promotie te ondersteunen. Na 60 dagen live te zijn geweest op het TPM-systeem, verminderde Popcorn, Indiana, zijn kortingen op handelspromotie met meer dan 50 procent. TPM hielp ook Popcorn, Indiana om de forecasting error Key Performance Indicators (KPI) met de helft te verminderen; elimineer de noodzaak om meerdere Excel-werkmappen die voorheen in verschillende formaten werden ingediend door elke vertegenwoordiger te beoordelen en te sorteren; en het verkoopteam wapenen met op feiten gebaseerde informatie om vruchtbare gesprekken met klanten aan te gaan. "- John Kittle, vice-president bedrijfsplanning en -inzicht, Popcorn, Indiana

Efficiëntere communicatie

" AffinityLive is hoe we het proces van ons bureau automatiseren. We zien een hogere productiviteit en algemene bedrijfsefficiëntie. AffinityLive verenigt ons proces en stroomlijnt de communicatie tussen alle afdelingen en kantoren. Vanuit het oogpunt van facturering duurde het 10 dagen om onze onderhoudsfacturen op te vragen; nu zijn er maar twee nodig. Automatisering helpt ons om de merken in de gezondheidszorg, wetenschap en technologie te versterken die de wereld een betere plek maken. - Rebecca Angelos, vice president of operations, HDMZ

Oorspronkelijk gepubliceerd op Mobby Business .

Hoe zal de nieuwe belastingwet van invloed zijn op kleine bedrijven?

De Tax Cuts and Jobs Act heeft tot doel de economische groei in de Verenigde Staten aan te sporen door belastingstructuren aan te passen voor kleine bedrijven en bedrijven. Het wetsvoorstel is officieel aangenomen door zowel het Huis van Afgevaardigden als de Senaat, dus het zal nu naar President Trump gaan voor definitieve goedkeuring.

(Bedrijf)

16 Ondernemers delen hun definitie van succes

Mobby Business vroeg 16 ondernemers naar hun persoonlijke definitie van succes. 1. "Succes voor mij is om je leven op je eigen manier door te brengen . Ik heb geen baan meer - ik heb een levensstijl en werk wonderbaarlijk altijd, maar ik ben nooit gelukkiger geweest omdat ik van hou Wat ik doe." - Lori Cheek, oprichter en CEO van Cheekd 2.

(Bedrijf)