De kans bestaat dat u ten minste één burst-at- the-naad archiefkast of een plastic bak gevuld met belastingaangiften uit het tijdperk waarin Vanilla Ice geen cliché was. Of misschien ben je een beetje meer van de moderne kant: je harde schijf staat letterlijk vol met scans en gegevensverzamelingen. Misschien nog wel, gooi je de dobbelsteen en denk je er niet aan om de documenten van je bedrijf te redden.
in welk kamp je valt, blijven een paar centrale vragen hangen: hoe lang moet een bedrijf vasthouden aan zijn zakelijke documenten? En wat zou het moeten bewaren?
Zoals zoveel levensvragen bestaat er geen zwart-witantwoord. Regels voor de Internal Revenue Service hebben lang als standaard gediend, maar er zijn nog andere zaken waarmee bedrijven rekening moeten houden. Maar bovenal moeten kleine bedrijven een expliciet uitvoerbaar plan hebben.
"Het is heel goed mogelijk voor kleine bedrijven om de waarde van records te onderschatten en de noodzaak om deze te bewaren," zegt Benjamin Wright, een in Dallas gevestigde advocaat die gespecialiseerd is in technologie en documenten.
Tot op zekere hoogte biedt de IRS enige flexibiliteit bij de manier waarop bedrijven hun documenten beheren, inclusief het gebruik van elektronische systemen.
"De IRS zal u niet alles vertellen wat u moet doen. U hebt begeleiding van een CPA nodig ", zegt Wright, die uitgebreid blogt over documentsystemen.
IRS-publicatie 583 benadrukt dat elk documentbewaringssysteem een belastingbetaler in staat moet stellen om gemakkelijk bedrijfsresultaten te ondersteunen die op een belastingaangifte voorkomen. Lange tijd hield de bewaringsregel voor dat bedrijven en individuen zeven jaar lang belastingaangiften en -documenten moeten bewaren, maar publicatie 583 geeft aan dat dat niet waar is. Veeleer zijn er verschillende verjaringstermijnen van toepassing op verschillende belastingssituaties. Als een bedrijf bijvoorbeeld extra belasting verschuldigd is, is het statuut van beperkingen drie jaar.
De IRS biedt voorbeelden van de beste documenten die bewaard moeten worden:
Opbrengsten:
kassabonnen, bankdeposito's, facturen, 1099s
Kleine bedrijven moeten er niet van uitgaan dat een geavanceerder documentbehoudplan geavanceerde apparatuur en software vereist. In feite kan een oplossing binnen handbereik zijn. Wright benadrukt e-mail als de eenvoudigste en gemakkelijkste manier om ondersteunende documentatie te onderhouden. "We kunnen e-mail gebruiken als het dagboek van wat we hebben gedaan, met wie we hebben gesproken, hoe we iets hebben gedaan. Het kan heel waardevol zijn, "zei Wright. Hij merkte op dat veel grote e-maildiensten onbeperkte opslagruimte bieden voor een prijs van $ 20 per jaar.
Gezien deze omstandigheden kan een klein bedrijf ervoor kiezen om veel documenten op te slaan op een e-mailsysteem en veel van hoe te registreren het doet zaken. Nu ook de prijs van de harde schijf en de cloudopslag sterk dalen, hebben bedrijven nu veel betaalbare opties waaruit ze kunnen kiezen.
Te veel documentatie kan echter problematisch zijn. "We leven in de elektronische vissenkom", zei Wright. "Dat geldt net zo goed voor moeder-en-pops als voor het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Elektronische records kunnen overal verschijnen. "Met andere woorden, wees voorzichtig.
Aftellen naar belastingdag: wat bedrijven moeten weten
22 motiverende songs voor bedrijfseigenaren en ondernemers
Social Media Savvy: een week met tips om uw bedrijf te helpen
FedEx vereenvoudigt verzending voor kleine bedrijven
Een nieuwe verzendoptie geeft kleine bedrijven de mogelijkheid om zoveel mogelijk in één doos te verpakken, zonder de kosten te verhogen. Deze week onthulde FedEx zijn nieuwe One Rate verzendprogramma , wat zowel kleine bedrijven als consumenten een voorspelbare, forfaitaire verzendoptie biedt voor hun expresspakketten.
8 Tips voor het kiezen van de juiste cloud Opslagaanbieder
In een poging om ruimte te besparen, handelen veel bedrijven hun grote en omvangrijke archiefkasten in voor opslagruimte in de cloud. Of het nu is zodat ze overal en altijd toegang hebben tot hun bestanden of de online opslagmogelijkheden voor beveiliging bieden kleine bedrijven een groot aantal voordelen van hun overstap naar de cloud.