Paper Trail: een gids voor wat u kunt opslaan en wat u kunt overslaan

De kans bestaat dat u ten minste één burst-at- the-naad archiefkast of een plastic bak gevuld met belastingaangiften uit het tijdperk waarin Vanilla Ice geen cliché was. Of misschien ben je een beetje meer van de moderne kant: je harde schijf staat letterlijk vol met scans en gegevensverzamelingen. Misschien nog wel, gooi je de dobbelsteen en denk je er niet aan om de documenten van je bedrijf te redden.

in welk kamp je valt, blijven een paar centrale vragen hangen: hoe lang moet een bedrijf vasthouden aan zijn zakelijke documenten? En wat zou het moeten bewaren?

Zoals zoveel levensvragen bestaat er geen zwart-witantwoord. Regels voor de Internal Revenue Service hebben lang als standaard gediend, maar er zijn nog andere zaken waarmee bedrijven rekening moeten houden. Maar bovenal moeten kleine bedrijven een expliciet uitvoerbaar plan hebben.

"Het is heel goed mogelijk voor kleine bedrijven om de waarde van records te onderschatten en de noodzaak om deze te bewaren," zegt Benjamin Wright, een in Dallas gevestigde advocaat die gespecialiseerd is in technologie en documenten.

Tot op zekere hoogte biedt de IRS enige flexibiliteit bij de manier waarop bedrijven hun documenten beheren, inclusief het gebruik van elektronische systemen.

"De IRS zal u niet alles vertellen wat u moet doen. U hebt begeleiding van een CPA nodig ", zegt Wright, die uitgebreid blogt over documentsystemen. De IRS heeft onlangs echter verklaard dat het elektronische boekhoudsystemen, zoals QuickBooks, accepteert voor een audit.

IRS-publicatie 583 benadrukt dat elk documentbewaringssysteem een ​​belastingbetaler in staat moet stellen om gemakkelijk bedrijfsresultaten te ondersteunen die op een belastingaangifte voorkomen. Lange tijd hield de bewaringsregel voor dat bedrijven en individuen zeven jaar lang belastingaangiften en -documenten moeten bewaren, maar publicatie 583 geeft aan dat dat niet waar is. Veeleer zijn er verschillende verjaringstermijnen van toepassing op verschillende belastingssituaties. Als een bedrijf bijvoorbeeld extra belasting verschuldigd is, is het statuut van beperkingen drie jaar.

De IRS biedt voorbeelden van de beste documenten die bewaard moeten worden:

Opbrengsten:

kassabonnen, bankdeposito's, facturen, 1099s

• Aankopen en uitgaven: Geannuleerde cheques, creditcardontvangsten, rekeningafschriften
• Alles bij elkaar genomen is zeven jaar geen slechte standaard, ook al is het in verschillende situaties iets meer dan noodzakelijk. Maar let op: er is geen statuut van beperkingen op frauduleuze of niet-gedrukte belastingaangiften. Documenten dienen meer uiteenlopende doeleinden dan het ondersteunen van belastingaangiften. Wright vermeldde als voorbeeld bouwbedrijven die mogelijk speciale milieubeschermingen moeten naleven. Andere federale of deelstaatoverheidsinstanties kunnen bepalen dat relevante documenten voor onbepaalde tijd moeten worden bewaard. "In theorie kunt u vereisten hebben die verder gaan dan [de IRS-vereisten]," zei Wright. "Als dat zo is, zult u waarschijnlijk weten."

Kleine bedrijven moeten er niet van uitgaan dat een geavanceerder documentbehoudplan geavanceerde apparatuur en software vereist. In feite kan een oplossing binnen handbereik zijn. Wright benadrukt e-mail als de eenvoudigste en gemakkelijkste manier om ondersteunende documentatie te onderhouden. "We kunnen e-mail gebruiken als het dagboek van wat we hebben gedaan, met wie we hebben gesproken, hoe we iets hebben gedaan. Het kan heel waardevol zijn, "zei Wright. Hij merkte op dat veel grote e-maildiensten onbeperkte opslagruimte bieden voor een prijs van $ 20 per jaar.

Gezien deze omstandigheden kan een klein bedrijf ervoor kiezen om veel documenten op te slaan op een e-mailsysteem en veel van hoe te registreren het doet zaken. Nu ook de prijs van de harde schijf en de cloudopslag sterk dalen, hebben bedrijven nu veel betaalbare opties waaruit ze kunnen kiezen.

Te veel documentatie kan echter problematisch zijn. "We leven in de elektronische vissenkom", zei Wright. "Dat geldt net zo goed voor moeder-en-pops als voor het Amerikaanse ministerie van Buitenlandse Zaken. Elektronische records kunnen overal verschijnen. "Met andere woorden, wees voorzichtig.

Aftellen naar belastingdag: wat bedrijven moeten weten

22 motiverende songs voor bedrijfseigenaren en ondernemers

Social Media Savvy: een week met tips om uw bedrijf te helpen

---



De 5 meest voorkomende opstartfouten vermijden

Nieuwe ondernemers maken veel fouten. Niet allemaal hoeven ze echter fataal te zijn. In zijn nieuwe boek "How they did it: Billion Dollar Insights from the Heart of America" ​​(RedFlash Press, november 2010) vroeg ondernemer Robert Jordan succesvolle ondernemers hoe zij vonden hun succes. Hun antwoorden geven een gedeeltelijke beschrijving van hun fouten en hoe ze hebben voorkomen ze te herhalen.

(Algemeen)



5 Snelle manieren om uw Facebook-liefdesbasis te stimuleren

U hebt een Facebook-pagina ingesteld voor uw kleine onderneming, maar wat nu? Hoewel uw bedrijf niet kan concurreren met een groot bedrijf als Starbucks - dat bijna 25 miljoen "likes" heeft - met een beetje moeite kunt u nog steeds een deel van de sociale media-taart meenemen. Met meer dan 750 miljoen actieve gebruikers aan Facebook, de site voor sociale media is nu al een vruchtbare voedingsbodem voor marketeers van alle groottes.

(Algemeen)