Maak het schoon! Productief zijn op het werk begint met organisatie
Wat is uw grootste obstakel voor productiviteit op het werk? Voor sommige mensen is het de voortdurende drukte van smartphonemeldingen en e-mails; voor anderen is het storende onderbrekingen van collega's. Maar voor veel werknemers is het enige ding dat efficiëntie in de weg staat eenvoudigweg niet in staat om snel te vinden wat ze nodig hebben om een taak te voltooien. <"Als je ongeorganiseerd bent, kost het je tijd en geld," zei Donna David, de oprichter van organisatieconsultancybureau Donna David en Co. "[Mensen] kunnen uren doorbrengen op zoek naar dingen op hun kantoor en op hun computer."
"Te veel papier, technologie, e-mails, telefoontjes, faxen, enz. overweldigend en belemmerend voor de productiviteit, die vervolgens andere gebieden van uw leven beïnvloedt ", voegde John Rowley, een gezondheids- en wellnessondernemer en auteur toe.
Hoewel een rommelig bureau vaak een teken van desorganisatie is, is uw fysieke werkruimte niet de enige plek die overvol is <1099>.
Jen Cohen-Crompton, expert in bedrijfseconomische productiviteit en hoofdredacteur bij bedrijfssoftware en serviceaanbieder The Neat Company, gelooft dat veel professionals van vandaag worstelen met "digitaal hamsteren" en vasthouden aan bestanden, foto's, e-mails en andere digitale bronnen ng nadat ze hun doel hebben gediend. "[Digitale hoarders] hebben vaak de mentaliteit dat ze niet willen dat ze van iets af komen wat ze misschien nodig hebben om welke reden dan ook," vertelde Cohen-Crompton aan Mobby Business. "Ze kunnen hun documenten bekijken met de bedoeling om te scheiden, maar eindigen niet met verwijderen omdat ze denken: 'Wat als ik dit op een dag nodig heb?' [of] ze maken zich zorgen dat een verwijderde e-mail in de toekomst kan leiden tot een probleem wanneer ze specifieke informatie moeten ophalen.In feite houden ze hun digitale documenten vast omdat ze een grotere betekenis aan het document geven dan het daadwerkelijk bestaat. " Het loslaten van je rommel betekent minder tijd besteden aan het zoeken naar wat je nodig hebt, en daarom kun je je efficiëntie op het werk verbeteren. Als je je hamstergewoontes - zowel fysiek als digitaal - wilt doorbreken en meer georganiseerd en productiever wilt worden, volgen hier een paar tips om aan de slag te gaan.
Voor fysieke rommel
Snel omgaan met papieren.
Rowley geadviseerd een regel "touch-papers-once" volgen: zodra u een afgedrukt document hebt beoordeeld, vijlt u het weg, gooit u het weg of onderneemt u actie om de rommel op uw bureau te verminderen. Je kunt dezelfde regel toepassen op je e-mailinbox, zei hij.
Voor papieren bestanden zoals facturen en bonnen die een tijdje moeten worden bewaard, raadde David aan deze te scannen en om te zetten naar digitale bestanden, zodat je het fysieke geheugen kunt versnipperen en recyclen kopieer en bewaar bureauruimte. Maak uw bureau vrij.
Zorg ervoor dat aan het einde van de werkdag niets overbodig is op uw bureau, zei David. Dit betekent dat uw werkruimte schoon is en klaar voor een frisse start in de ochtend.
Maak een lijst. Ondanks de talrijke notitie-apps en digitale kalenders die beschikbaar zijn, schrijven veel professionals hun organisatievaardigheden toe aan een ouderwetse , handgeschreven takenlijst. In plaats van verschillende papieren op uw bureau te hebben liggen, omdat u ze overdag moet adresseren, betekent het opschrijven van een lijst dat u die papieren kunt wegleggen en ze alleen kunt ophalen als u klaar bent om die taak aan te pakken.
"Er is iets om een pen op papier te zetten en een takenlijst op te stellen die u helpt georganiseerd te blijven", zegt Samantha Lambert, directeur personeelszaken bij het webontwerpbureau Blue Fountain Media. "Door een handgeschreven to-do-lijst te hebben, met alle taken op volgorde van nummer, gaan mijn taken voor de dag nooit verloren tijdens alle andere dingen die zich op mijn computer in de loop van een dag afspelen. 's morgens helpt om te schetsen hoe de dag eruit zal zien en om aan het begin van de dag duidelijker te maken wat er moet gebeuren. " Voor digitale rommel
Gebruik programma's en bestanden die niet worden gebruikt.
Net als uw fysieke desktop, moet u ernaar streven om uw virtuele desktop schoon en opgeruimd te houden, zei Cohen-Crompton. Verwijder pictogrammen of verwijder pictogrammen voor programma's die u niet gebruikt en houd uw bestanden overzichtelijk op basis van wat het meest direct nodig is.
Maak een effectief systeem voor bestandsarchivering en bestandsnamen. Met zo veel bedrijven die gebruikmaken van cloud-gebaseerde samenwerking tools en werken met meerdere versies van hetzelfde document, loont het om een teambreed systeem te ontwikkelen voor het benoemen, opslaan en openen van die digitale bestanden.
"Verzin een naamschema voor uw eigen bestanden, of als u kunt, voor uw organisatie, "zei Lambert. "Door een structuur in te stellen voor de manier waarop bestanden worden opgeslagen, bespaart u op de lange termijn tijd wanneer u toegang probeert te krijgen tot een document dat u een paar maanden geleden hebt opgeslagen.
Er zijn talloze apps en softwareprogramma's beschikbaar voor mensen die willen om hun bestanden en dagelijkse takenlijst op volgorde op te halen. Niet zeker waar te beginnen? Bekijk de best beoordeelde apps op uw mobiele apparaat of vraag in uw kantoor en sociale kringen om te achterhalen welke organisatie-apps zij aanbevelen. Als u op zoek bent naar een documentbeheersysteem op professioneel niveau, bekijk dan de beste keuzelijst van Mobby Business.
Georganiseerd blijven
Ongeacht of uw bedrijfsmiddelen fysiek of digitaal zijn, de sleutel om ze te krijgen (en te houden) georganiseerd is leren herkennen wat nodig is voor je dagelijkse werk en wat niet, zei Cohen-Crompton. Ze adviseerde om een audit uit te voeren van alles op je bureau en apparaten en na te gaan welk doel elk item of bestand feitelijk dient. "Zoek uit wat nodig is om te bewaren - en zorg ervoor dat het duidelijk is gedefinieerd - en wat kan gaan, en dan eigenlijk van dingen af ", zei Cohen-Crompton. "Evalueer elk document. Verwijder onmiddellijk duplicaten, verwijder dingen die verouderd zijn en verwijder [bestanden] die u niet langer dienen."
Voor digitale bestanden kan archivering een geweldige oplossing zijn voor e-mails of documenten die u niet nodig hebt Ik heb het nu nodig, maar zal het in de nabije toekomst nodig hebben. Cohen-Crompton adviseerde bewegende bestanden naar een archief om ze "uit het zicht" te krijgen, wat minder rommel in je actieve inbox of documentenmap zal creëren. David was het daar mee eens en merkte op dat uw digitale archiveringssysteem uw papieren archiveringssysteem moet weerspiegelen, met specifieke mappen die indien nodig met kleuren gecodeerd zijn om u te helpen gearchiveerde documenten sneller te vinden wanneer u ze nodig hebt.
Uiteindelijk is het beste wat u kunt doen om georganiseerd te blijven is om er een gewoonte van te maken om meteen alles aan te pakken, als het opkomt.
"Lees het, reageer dan, verwijder [of] archiveer", zei Cohen-Crompton. "Het aanpakken van de potentiële rommel die onderweg is, elimineert dat je er later mee te maken krijgt en probeert het terug te forceren."
Ze deden wat ?! 8 Bizarre sollicitatiegesprekken
Of u nu de rekruteringsmanager of de kandidaat bent, er is veel druk om indruk te maken tijdens een sollicitatiegesprek. Je zou zo voorbereid mogelijk kunnen zijn, maar er kan nog steeds iets misgaan - en soms ook. Hoe goed of slecht je interview ook ging, er is altijd wel een vreemd verhaal. Zou je je kunnen voorstellen om een time-out te vragen tijdens je vergadering, of te ontdekken dat de interviewer je universiteit is?
Kiezen tussen vacatures? 4 Tips voor het maken van een beslissing
Je bent op zoek naar werk en je hebt een sollicitatiegesprek voor verschillende functies waarvoor je bent gekwalificeerd. Snel genoeg beginnen de aanbiedingen binnen te rollen, maar je bent verscheurd over welke je moet kiezen. Tussen salaris, voordelen, bedrijfscultuur en carrièremogelijkheden is er nog veel te overwegen.
Populaire Berichten