De voordelen van papierloze loonadministratie

Niet langer werkt loonlijst vereisen dat u bergen papierwerk afdrukt en onderhoudt. De huidige online loonlijstsystemen helpen kleine bedrijven om het proces volledig papierloos te maken.

In plaats van loonafschriften te moeten afdrukken, werknemers te betalen met papieren cheques en tijd en aanwezigheid te registreren via een papieren urenstaat, kunt u met online payroll-programma's alle deze taken elektronisch.

"Papierloze loonlijst is een term die beschrijft hoe een volledige loonlijst kan worden verwerkt zonder papier op te wekken," vertelde Eric Wade, een papierloze loonlijstdeskundige voor paychelsysteemprovider Paychex aan Mobby Business.

" Er zijn meerdere componenten van een papierloze loonlijst, inclusief elektronisch opnemen van werknemers, werknemers die betaald worden via elektronische betaalmethoden (versus een verhandelbare papieren cheque), loonstrookjes elektronisch aan werknemers verstrekken, loonrapporten elektronisch genereren en W-2's aan werknemers leveren elektronisch, "zei hij.

Noot van de redactie: op zoek naar informatie over loonlijstsystemen? Vul hieronder de vragenlijst in en u zult gecontacteerd worden door payroll-providers die klaar staan ​​om uw payroll-behoeften te bespreken.

Hoewel al deze taken online zijn voltooid, kunnen sommige eigenaren van kleine bedrijven nerveus worden, er zijn een aantal voordelen aan het runnen van een papierloze loonlijst. Het meest opvallende is dat het een extreem groene praktijk is, zei Wade.

"Overschakelen naar papierloze loonadministratie is milieuvriendelijk, waardoor minder papier en afdrukmiddelen nodig zijn," zei hij.

De voordelen zijn echter verre van beperkt tot milieuproblemen voordelen. Er zijn ook enorme kostenbesparingen. Wade zei dat onderzoek van de Electronics Payments Association en de American Payroll Association (APA) heeft uitgewezen dat bedrijven tussen $ 2,87 en $ 3,15 per beloning besparen door werknemers elektronisch te betalen, bijvoorbeeld via een directe storting, in plaats van via een papieren cheque. Bedrijven besparen nog eens $ 1,20 door online loonstroken te leveren, het gevonden onderzoek.

"Daarnaast geeft de APA aan dat als een cheque wordt verloren en moet worden vervangen, er een extra kostenbesparing van $ 8 tot $ 10 per vervangingscontrole kan zijn , "Zei Wade.

Papierloze loonstellingssystemen zorgen er ook voor dat eigenaren van kleine bedrijven betalen en hun belastingen tijdig indienen, zei Tomer London, medeoprichter en chief product officer van de salarisadministrateur Gusto. Papierloze payroll-programma's slaan alle lokale, provinciale en federale belastingen automatisch op, zodat bedrijfseigenaren niet langer hoeven te onthouden formulieren in te sturen of betalingen te verrichten, zei Londen.

"Manueel lonen van de loonlijst is tijdrovend, gecompliceerd en foutgevoelig proces, "zei Londen. "Als gevolg hiervan krijgt een derde van de eigenaren van kleine bedrijven elk jaar een boete voor het niet correct indienen of betalen van hun loonbelasting."

Wade wees op een aantal andere voordelen van papierloze loonlijst:

• Het bespaart tijd - Werkgevers bespaar tijd die ze zouden hebben besteed aan het voorbereiden van cheques, het leveren van cheques aan werknemers, het oplossen van verloren en niet-geleverde cheques, het oplossen van problemen bij het innen van cheques en het omgaan met fraudekwesties. Bedrijven besparen ook de tijd die ze zouden hebben besteed aan het beantwoorden van vragen van werknemers die de werknemers konden oplossen door hun informatie online te bekijken.
• Betrouwbaarheid - Werkgevers kunnen werknemers op tijd betalen, ongeacht vakantie of onverwachte gebeurtenissen, zoals slecht weer of natuurrampen. Medewerkers weten dat ze op tijd betaald krijgen en hoeven niet aan het werk te gaan om hun cheques op te halen of te wachten totdat hun cheques zijn afgeleverd.
• Toegankelijkheid - Werkgevers hebben eenvoudig online toegang tot hun loongegevens of via een mobiel apparaat. Medewerkers hebben ook gemakkelijk toegang tot hun salarisgegevens, die vaak persoonlijke informatie, directe-stortinginformatie, paystaven en W-2's bevatten.

Londen zei dat op papier gebaseerde loonadministratie ook inherent handmatig en in compartimenten is, terwijl papierloze systemen talloze integraties met populaire boekhoudsoftware, zoals QuickBooks en Xero.

"Mensen hoeven niet langer handmatig loonlijsten in te voeren," zei Londen.

Voordat bedrijven volledig papierloos gaan, moeten bedrijven er echter eerst voor zorgen dat hun staten het toestaan. Wade zei dat bepaalde staten van werkgevers eisen dat papieren cheques worden aangeboden als betalingsoptie, terwijl andere staten eisen dat werknemers zich kunnen afmelden voor online paystub-bezorging.

Bovendien vereist de Internal Revenue Service dat alle werknemers ermee instemmen hun W te ontvangen -2 formulieren online. Werknemers die niet instemmen, moeten een papieren exemplaar ontvangen.

Als u meer wilt weten over waar u op moet letten in een salarissysteem, raadpleeg dan onze kopershandleiding voor het salarissysteem. Als u weet wat u wilt, raden we u aan om te lezen wat wij aanbevelen als de beste salarissystemen voor een reeks bedrijfstypen.

Noot van de redactie: op zoek naar informatie over salarissystemen? Vul hieronder de vragenlijst in en er zal contact met u worden opgenomen door de payroll-providers die klaar staan ​​om uw payroll-behoeften te bespreken.

Een bedrijf kiezen Printer: Handleiding voor kopers

Het type printer dat u bij een kantoorwinkel ophaalt, zal het niet voor zakelijk gebruik verminderen, althans in de meeste gevallen. Zelfs kleine kantoren hebben meestal veel meer geavanceerde machines nodig voor efficiëntie en productiviteit. Netwerkprinterprinters zijn beschikbaar in honderden modellen en in verschillende typen, allemaal met verschillende functies en mogelijkheden, die het koopproces ontmoedigend kunnen maken.

(Oplossingen)

Beste professionele werkgeversorganisaties 2018

Om u te helpen de juiste professionele werkgeversorganisatie te vinden in 2018, hebben we tientallen opties onderzocht en geanalyseerd. Hier is een overzicht van de PEO's die volgens ons het beste zijn en een uitleg van hoe we ze hebben gekozen. Onderaan vindt u een lijst met PEO's die u mogelijk in overweging wilt nemen bij uw zoektocht naar de juiste service.

(Oplossingen)