Hoe u een zakelijke e-mailservice kiest

E-mail is een onmisbaar onderdeel van het runnen van een klein bedrijf . Het is vaak de beste - en minst ingrijpende - manier om te communiceren met werknemers, collega's en medewerkers. Maar als e-mail zo belangrijk is, kunt u beter goed nadenken voordat u een e-mailservice voor uw bedrijf kiest. Niet alle e-mailplatforms zijn hetzelfde, dus het is belangrijk om er een te kiezen met de functies die u nodig hebt. Tegelijkertijd wilt u voorkomen dat u teveel betaalt voor functies die u niet nodig heeft. Hier zijn vijf factoren die u moet overwegen voordat u genoegen neemt met een e-mailplatform voor uw bedrijf.

1. Gratis of betaald?

Het enige dat u niet kunt krijgen met een gratis webmailservice, is de mogelijkheid om de naam van uw merk te gebruiken als onderdeel van uw e-mailadres. Als u zich bijvoorbeeld registreert voor een gratis Gmail-account, krijgt u een e-mailadres zoals [gebruikersnaam] @ gmail.com; maar door u te abonneren op Google Apps for Business, kunt u een e-mailadres beveiligen dat [gebruikersnaam] @ [uwbedrijf] .com leest. In de meeste gevallen moet u al uw eigen webdomein bezitten om het te gebruiken als onderdeel van uw e-mailadres, maar het registreren van een domein kost slechts 10 dollar per jaar. Andere services, zoals Microsoft Office 365, geven u uw eigen domeinnaam zonder dat u extra hostingkosten hoeft te betalen.

Het is aan u om te bepalen of het voor u (en alle werknemers) belangrijk is om een ​​merke-mailadres te hebben. . Een e-mailadres met uw eigen domeinnaam kan de gepercipieerde geloofwaardigheid van uw bedrijf mogelijk versterken. Aan de andere kant is een generiek e-mailadres misschien wel goed voor de kleinste bedrijven, vooral als u een eenmanszaak bent.

2. Opslagruimte

Natuurlijk is een e-mailadres met een merk niet het enige voordeel van een betaalde e-mailservice. Betaalde platforms bieden tal van andere voordelen, zoals uitgebreide cloudopslag voor e-mail en andere bestanden. Veel gratis e-maildiensten bieden beperkte opslagruimte, waardoor je berichten moet verwijderen wanneer je inbox vol raakt. Als u een klein bedrijf hebt dat sterk afhankelijk is van e-mail en u liever berichten archiveert in plaats van ze te verwijderen, kan uw Postvak IN snel vol raken. Door je te abonneren op een betaalde service, kun je toegang krijgen tot een veel grotere inbox.

Er zijn een paar andere gerelateerde problemen waarmee je rekening moet houden. De maximale grootte van een e-mailbijlage varieert bijvoorbeeld sterk tussen verschillende services, waarbij sommige services bijlagen beperken tot 10 GB en anderen u grote bestanden laten verzenden tot 300 GB of meer, zolang het bestand al is geüpload naar de cloud.

3. Beveiliging

Of u nu betaalt voor e-mail of een gratis service gebruikt, u wilt een strikte beveiliging voor uw bedrijfsinbox - vooral als het uitvoeren van uw bedrijf het uitwisselen van privéclientgegevens betreft. En andere gevoelige gegevens kunnen worden toegevoegd aan uw e-mailaccount, zoals bankrekeningnummers en belastingaangiften. Nog meer dan met uw persoonlijke e-mail, is het belangrijk om cybercriminelen buiten uw zakelijke account te houden.

Controleer voordat u aan een e-mailservice begint of u gezonde veiligheidsmaatregelen zoals spam en phishing-filters kent. Ondersteuning voor two-factor authenticatie is ook belangrijk; de functie helpt buitenstaanders uit uw inbox te houden door gebruikers te vragen twee gegevens te hebben om in te loggen. De eerste is uw normale wachtwoord en de tweede is een nieuw gegenereerde code die naar uw mobiele telefoon of een tweede e-mailadres wordt verzonden. Andere beveiligingsfuncties om te controleren op ingebouwde antivirusmaatregelen om malware van uw computer te houden, wat vooral belangrijk is als u veel bijlagen downloadt.

4. Samenwerkingshulpmiddelen

Een goed zakelijk e-mailplatform maakt het gemakkelijker voor u om samen te werken met uw werknemers of collega's. De beste platforms bevatten hulpmiddelen om u te helpen samenwerken. Services zoals Gmail en Outlook bevatten bijvoorbeeld een ingebouwde agenda als onderdeel van uw e-mailinbox. En in een paar eenvoudige stappen kunt u uw agenda met anderen delen zodat ze deze onmiddellijk kunnen bekijken en bewerken. Dat kan echt helpen bij het plannen en samenwerken.

E-mail threading is een andere functie die u kan helpen samenwerken met collega's. E-mails in een rij maken het gemakkelijker om lange uitwisselingen te volgen omdat antwoorden achter elkaar in een enkele thread verschijnen, in plaats van verspreid in uw inbox in de volgorde waarin ze zijn ontvangen.

5. Bonusfuncties

Nadat u een e-mailservice hebt gevonden die alle basisfuncties omvat, controleert u of er extra functies zijn die uw productiviteit kunnen verhogen. Sommige platforms zoals Gmail en Outlook bevatten bijvoorbeeld geïntegreerde videochat. Dat betekent dat u één service kunt gebruiken voor zowel het uitwisselen van berichten als het op afstand vergaderen, waardoor uw dagelijkse activiteiten eenvoudiger en efficiënter worden.

Sommige e-mailplatforms bevatten ook functies voor expresberichten. Instant messaging is beter dan e-mail voor realtime discussies, omdat je snel achter elkaar meerdere korte berichten kunt uitwisselen. Het verzenden van een expresbericht kan de voorkeur verdienen boven het verzenden van een e-mail als de inhoud van uw bericht niet zo belangrijk is.

Momentopname voor kleine bedrijven: Elytus

Onze kleine bedrijven Snapshot-serie bevat foto's die, in slechts één afbeelding, weergeven waar de kleine bedrijven waar we over gaan allemaal draaien. Matthew S. Hollis, president van Elytus, legt uit hoe dit beeld zijn bedrijf vertegenwoordigt. Het is bijna onvermijdelijk dat elk bedrijf dagelijks afval en voedselverspilling maakt, en veel bedrijven weten niet wat ermee te doen is, behalve het in te gooien een afvalcontainer of een stortplaats.

(Bedrijf)

Beste zakelijke tablets voor ondernemers 2018

Tabletten worden op grote schaal gebruikt in kleine bedrijven en internationale ondernemingen. In 2016 meldde de New York Times dat ongeveer 50 procent van alle high-end iPads werd verkocht aan zakelijke klanten. Innovatieve ondernemers gebruiken tablets als point-of-sale-systemen, interactieve menu's, inventarissystemen en in plaats van traditionele instellingen voor de verwerking van creditcards.

(Bedrijf)