Documentbeheersystemen: een handleiding voor kopers
Als u op zoek bent naar een documentbeheersysteem, is een van de eerste vragen die u moet beantwoorden of u het systeem in uw bedrijf wilt huisvesten of wilt laten hosten in de cloud . Hoewel beide opties een kader bieden voor het opslaan en organiseren van uw elektronische documenten, heeft elk zijn eigen voor- en nadelen.
Onze gids helpt u de verschillen te begrijpen tussen door uzelf gehoste en door de cloud gehoste documentbeheersystemen, evenals de functies ze omvatten en de voordelen die ze bieden. Bovendien biedt onze gids tips over waar u op moet letten bij het kiezen van een documentbeheersysteem.
Wat is een documentbeheersysteem?
- Documentbeheersystemen zijn elektronische archiefkasten die een kader bieden voor het organiseren van alle digitale en papieren documenten.
- Deze systemen werken samen met scanners die papieren documenten omzetten in digitale versies.
- Via geavanceerde zoekmachines kunnen documentbeheersystemen snel toegang krijgen tot elk document of bestand.
Functies van deze systemen:
- Verschillende documenttypen opslaan, waaronder tekstverwerkingsbestanden, e-mails, pdf's en spreadsheets
- Een volledige bibliotheek met bestanden zoeken op afzonderlijke zoekwoorden
- Toegang tot bepaalde documenten beperken
- Controleren wie documenten bekijkt en wanneer
- bewerkingen bijhouden naar documenten
- Vorige versies van bewerkte documenten ophalen
- Besturen en regelen wanneer verouderde documenten kunnen worden verwijderd
- Documenten openen, bewerken en delen via mobiele apparaten
Edito r's opmerking: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie om u te helpen de juiste keuze voor u te maken, kunt u de vragenlijst hieronder gebruiken om onze zustersite, BuyerZone, gratis te voorzien van informatie van verschillende leveranciers:
Wat de experts zeggen: Jeff Pickard, CEO van Lucion Technologies, leverancier van oplossingen voor documentbeheer, zei dat deze systemen bedrijven helpen al hun papieren en digitale bestanden op één centrale locatie te organiseren, waar iedereen op kantoor toegang heeft.
"Het is een uitdaging voor bedrijven om gelijke tred te houden met alle papieren en elektronische bestanden die elke dag in een kantoor aan huis of een bedrijf binnenkomen, "vertelde Pickard aan Mobby Business. "Het begint over het algemeen langzaam - een e-mail hier, een ontvangstbewijs, inkomende facturen en klantcorrespondentie - en voor je het weet, heb je een berg papier en geen manier om de documenten te vinden die je nodig hebt."
Nu u weet wat een documentbeheersysteem is, u moet beslissen welk type het beste aansluit op uw behoeften - een door uzelf gehoste of cloudgebaseerde oplossing. Beide systemen bieden dezelfde functies, maar ze hebben verschillende belangrijke verschillen.
Documentbeheer voor zelfgehoste documenten
- Alle software wordt in uw bedrijf opgeslagen op de eigen servers van uw bedrijf.
- U kunt zoveel documenten opslaan als bestanden zoals uw server dit toestaat.
- De software heeft een eenmalige kost, deels gebaseerd op het aantal gebruikers. Zelf-gehoste systemen kosten meestal minstens enkele duizenden dollars. Sommige systemen vragen een initiële vergoeding voor de software, evenals licentiekosten voor elke gebruiker. Bovendien vragen sommige installatiekosten.
- Er is een optionele jaarlijkse vergoeding voor doorlopende ondersteuning en software-upgrades.
Voordelen: Het grootste voordeel van een door uzelf gehost documentbeheersysteem is dat u altijd in de buurt bent controle over uw systeem en niet afhankelijk te zijn van iemand anders om het in de lucht te houden. Je bent ook niet afhankelijk van internet. Als uw online verbinding uitvalt, heeft u nog steeds toegang tot al uw documenten.
Nadelen: Het nadeel zit hem in de grote kosten vooraf, evenals de extra jaarlijkse kosten van software-updates. Bovendien moet u ervoor zorgen dat u over een goed back-upsysteem beschikt, aangezien uw bestanden niet automatisch in de cloud worden opgeslagen. Een ander mogelijk negatief punt is dat niet alle zelf-gehoste systemen werken met zowel Windows- als Mac-computers; veel ervan zijn alleen compatibel met het ene of het andere.
Cloud-Hosted Document Management Systeem
- Alle software wordt gehost door uw provider en is online toegankelijk.
- U kunt inloggen op deze systemen vanaf elke computer of mobiel apparaat verbonden met internet.
- U betaalt een maandelijkse vergoeding voor elke gebruiker. De kosten variëren van een paar dollar tot bijna $ 100 per gebruiker, afhankelijk van de provider, het aantal functies dat u kiest en de hoeveelheid opslag die u wilt.
- De systeemprovider verzorgt, zonder extra kosten, de software-upgrades en onderhoud .
Voordelen: De grootste voordelen zijn dat u geen IT-team nodig hebt om de software te installeren en goed te laten werken, en dat er geen grote initiële kosten zijn. U kunt deze systemen ook gebruiken vanaf elke locatie met online toegang en u hoeft geen back-up van uw bestanden te maken, omdat ze automatisch in de cloud worden opgeslagen.
Nadelen: u bent overgeleverd aan uw provider om het systeem in gebruik te houden. Als uw provider een probleem heeft met zijn datacenter, kan dit voorkomen dat u toegang krijgt tot uw bestanden totdat de situatie is opgelost. Als uw internetverbinding mislukt, kunt u bovendien uw bestanden niet meer vinden. Cloudoplossingen hebben ook opslaglimieten.
Wat de gebruikers zeggen: Sara Sutton Fell, CEO en oprichter van FlexJobs, zei dat ze vindt dat ze al haar bestanden digitaal opslaat en in de cloud haar overal documenten laat ophalen is, wat vooral belangrijk is omdat ze op afstand werkt.
"Het is geweldig om toegang te hebben tot al onze documentatie, waar we ook fysiek aan werken," zei Sutton Fell. "Ik weet dat als ik naar de conferentie ga of alleen maar de coffeeshop voor de middag werk, al mijn documenten met mij meegaan."
Veelgestelde vragen over documentbeheersysteem
Nog steeds niet zeker wat een documentbeheersysteem doet? Geen probleem. Hier zijn enkele vragen en antwoorden die voor meer duidelijkheid kunnen zorgen. V: Zijn documentbeheersystemen alleen waardevol voor grote organisaties of kunnen kleine bedrijven hiervan profiteren?
A:
Hoewel ze misschien niet beschikken over het uitgebreide aantal bestanden dat grotere organisaties doen, kunnen kleine bedrijven nog steeds profiteren van documentbeheersystemen, zei Jesse Wood, CEO van eFileCabinet. "Een documentbeheersysteem is een geweldige manier voor bedrijven om effectiever te worden in hun respectieve industrieën ongeacht de grootte van het bedrijf of het aantal klanten, "zei Wood.
V: Ik zie vaak verwijzingen naar documentbeheersystemen, documentbeheersoftware en oplossingen voor documentbeheer. Wat zijn de verschillen?
A:
Ondanks de verschillende namen, vervullen ze allemaal dezelfde taken. Mary Williams, directeur marketingcommunicatie bij DocuWare, zei dat de verschillen een kwestie van semantiek zijn. "Onze sector doet het publiek goed, omdat er veel termen zijn die onderling uitwisselbaar zijn," zei ze.
Vraag: Wat is het verschil tussen cloudopslag en cloud-gebaseerde documentbeheersystemen?
A:
Hoewel cloudopslag eenvoudig dient als een plaats om documenten in de cloud te huisvesten, zijn cloud-gebaseerde documentbeheersystemen een stuk robuuster oplossing om bedrijven te helpen bij het beheren van hun belangrijke documenten, zei Wood. "Als opslagplaats voor de cloud mist cloudopslag de samenwerking, beveiliging en diverse automatiseringskenmerken van een documentbeheersysteem, namelijk in de vorm van audit trails, gebruikersrechten, templateren, versiebeheer en bank-grade versleuteld delen van bestanden, "zei hij.
V: Hoe krijg je documenten opgeslagen in het systeem?
A:
Er zijn verschillende manieren om bestanden toe te voegen, zoals ze te uploaden vanaf uw computer en scannen van papier documenten direct in het systeem. Volgens Pickard zijn scanmogelijkheden een groot onderdeel van een systeem. "Scannen duurt nu slechts enkele seconden en als u het juiste technologiepakket hebt, kunt u automatisch bewerkbare, door sleutelwoorden doorzoekbare bestanden maken in een universeel formaat, zoals PDF, terwijl je scant, "zei hij. "Een goede scanoplossing maakt zelfs bulkscanning eenvoudig, waarbij wordt herkend waar afzonderlijke documenten beginnen en eindigen in een stapel en deze naar de juiste map sturen, zoals een virtuele archiefmedewerker."
Vraag: Hoe vindt u documenten in het systeem nadat ze zijn opgeslagen?
A:
Deze systemen bieden vele manieren om snel documenten te vinden, bijvoorbeeld door de titel van het bestand te doorzoeken, de naam van de auteur en wanneer is toegevoegd aan het systeem. Bovendien kunt u met veel van deze oplossingen zoeken naar inhoud binnen elk bestand. "Als u een oplossing met geïntegreerde zoekfuncties vindt, kunt u eenvoudig een zoekopdracht op trefwoord uitvoeren om binnen enkele seconden documenten op te halen [en een voorbeeld te ontvangen] om ervoor te zorgen dat je het juiste bestand hebt voordat je het opent, "zei Pickard.
V: Werken documentbeheersystemen met andere programma's die ik al gebruik?
A:
Hoewel de meeste systemen integraties bevatten voor Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks en verschillende andere populaire programma's, sommige bevatten ook een API (Application Programming Interface) die aangepaste integraties mogelijk maakt. "Een documentbeheertechnologie met een open API breidt dit aanpassingsvermogen uit naar organisaties die verder willen aanpassen het documentbeheersysteem voor hun specifieke initiatieven, "zei Wood.
V: Behalve dat u uw documenten beter kunt organiseren, kunnen documentbeheersystemen u ook helpen om uw werk op andere manieren te voltooien?
A:
Ja, en een manier is met workflow-tool s, die bedrijven helpen om opdrachten en projecten op schema te houden. Deze hulpmiddelen, die in sommige systemen zijn opgenomen, stellen werknemers op de hoogte wanneer het hun tijd is om aan bepaalde taken te werken en zorgen ervoor dat taken nooit verloren gaan in de inbox van een medewerker, zegt Errick Anthony, projectmanager van de LSSP Corporation, een leverancier van documentbeheersystemen . "Workflow betekent de mogelijkheid om een persoon of een groep mensen te laten weten dat actie moet worden uitgevoerd op een bestand om het proces te voltooien," zei Anthony. "Workflowbeheer bevat ook de mogelijkheid voor het volgen en beheren van die bestanden door een manager."
V: Hebben documentbeheersystemen alle gebruikers toegang tot elk bestand?
A:
Het meeste documentbeheer Systemen hebben beveiligingsbeperkingen die kunnen bepalen welke werknemers toegang hebben tot welke bestanden. Dit zorgt ervoor dat werknemers alleen de documenten zien die ze zouden moeten zien. "Veiligheid heeft zo'n essentiële rol in het documentbeheersysteem," zei Anthony.
V: Wat gebeurt er als een ramp mijn bedrijf treft? Zijn de bestanden en documenten die in het systeem zijn opgeslagen voorgoed verloren?
A:
Een groot voordeel van de cloudgebaseerde oplossingen is dat uw gegevens veilig extern worden opgeslagen. "Documentbeheersystemen maken een onmiddellijk noodplan mogelijk, omdat uw back-ups off-premise worden opgeslagen in het zeldzame geval dat uw locatie beschadigd raakt of wordt vernietigd," zei Anthony. Voordelen van gebruikers van het gebruikerssysteem
Bedrijven waarmee we hebben gesproken meldde een paar voordelen aan het gebruik van deze systemen. Hier zijn enkele van de grootste pluspunten die ze hebben genoemd.
Gemakkelijke toegang:
- John Bustrum, CEO en oprichter van My 403b Coach, zei dat als dergelijke software aanwezig is, hij niet langer gedwongen is om veel bestanden op zijn bureau te stockeren . In plaats daarvan kan hij, wanneer klanten bellen, onmiddellijk de documenten vinden die hij op zijn computer nodig heeft. Eenvoudig te zoeken
- : gemakkelijk door de documenten van haar bedrijf kunnen zoeken, is een enorm voordeel, zegt Karen Walker, oprichter van One Team Overleg plegen. Ze zei dat de mogelijkheid om snel naar presentaties en aantekeningen te zoeken en op te halen van onschatbare waarde is. Betere samenwerking:
- Door papieren kopieën van documenten te verwijderen kunnen werknemers gemakkelijk met elkaar werken, zei Gary Tuch, oprichter van Professor Egghead Science Academy. Wanneer meerdere werknemers van één document werken en er voortdurend wordt bewerkt, zorgen documentbeheersystemen ervoor dat werknemers altijd de meest recente versie hebben. Medewerkers verspillen geen tijd aan het afdrukken van revisies of aan dubbele controle om er zeker van te zijn dat ze de huidige versie hebben, Tuch toegevoegd. Bespaart ruimte:
- Het uitwisselen van papieren documenten voor digitale versies kan een enorme hoeveelheid fysieke ruimte besparen, zegt Randy Jourgensen , eigenaar van Digital Office Solutions. Sinds zijn kantoor meer dan 15 jaar geleden werd getransformeerd naar een papierloze omgeving, kon Jourgensen de ruimte converteren die voorheen alleen werd gebruikt voor bestandsopslag in ruimte die inkomsten kon genereren. Waar u op moet letten in een documentbeheersysteem
We hebben onze experts gevraagd om te benadrukken wat volgens hen enkele van de belangrijkste kenmerken en functionaliteiten zijn waar kleine bedrijven naar moeten zoeken bij het kiezen van een oplossing voor documentbeheer.
Bestandsstructuur
- : Het systeem moet een gebruikersvriendelijke bestandsstructuur bieden die logisch is voor gebruikers, zoals een mapaanpak met ladekasten. Zoeken
- : u wilt een grote verscheidenheid aan opties om snel bestanden te vinden. U moet niet alleen kunnen zoeken op de naam van het bestand, maar ook op de inhoud van het bestand. Gebruiksgemak
- : het systeem moet voor werknemers eenvoudig te gebruiken zijn. Als het te moeilijk is, krijgt u geen volledige buy-in van het personeel, waardoor het systeem minder effectief wordt. Mobiele toegang
- : u wilt een documentbeheersysteem dat toegankelijk is via smartphones en tablets. Integratie
- : het systeem moet gemakkelijk worden geïntegreerd met de programma's die u al gebruikt, zoals uw e-mailclient en software voor het beheren van klantenrelaties. Scannen
- : de oplossing moet compatibel zijn met een groot aantal verschillende scanners . Beveiliging
- : het systeem moet u toestaan te beperken wie specifieke mappen en bestanden kan zien. U moet toegangsmachtigingen per medewerker kunnen instellen. Nu u weet welke soorten documentbeheersystemen er beschikbaar zijn en wat elk aanbod biedt, moet u bepalen welke oplossing het beste voor u is. Om je keuzes te verfijnen, bekijk je onze verzamelpagina met de beste keuzes.
Klaar om een documentbeheersysteem te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:
Best Document Management Software en Systemen 2018
- Beste Document Management Software Overall
- Best Low-Cost Document Management
- Best Document Management voor kleine bedrijven
- Beste mobiele document Beheer
- Noot van de redactie: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie om u te helpen de juiste keuze voor u te maken, kunt u de onderstaande vragenlijst gebruiken om onze zustersite, BuyerZone, gratis informatie te laten van verschillende leveranciers:
Beste videobewakingssystemen voor bedrijven 2018
De beveiligingsbehoeften van elk bedrijf zijn anders. Sommige bedrijven hebben geavanceerde functionaliteit en camera's met meerdere locaties nodig, terwijl andere slechts een basissysteem nodig hebben voor het vastleggen en opnemen van beeldmateriaal. Om bedrijven van alle niveaus te helpen, heeft Mobby Business uitvoerig onderzoek gedaan naar ongeveer 50 van de meest populaire videobewakingssystemen.
Zoho Campaigns Review: Best Low-cost Marketing Automation Software
Na uitvoerig onderzoek en analyse raden wij Zoho-campagnes aan als het beste goedkope automatiseringsplatform voor marketing. We kozen voor Zoho-campagnes van een pool van de tientallen oplossingen voor marketingautomatisering die we hebben overwogen. Om te begrijpen hoe we onze beste keuzes hebben geselecteerd, vindt u onze methodologie en een uitgebreide lijst met marketingautomatiseringssoftware op onze best-picks-pagina .
Populaire Berichten