FileHold Express Review: beste documentbeheersysteem voor kleine bedrijven

Ons onderzoek en analyse van documentbeheersystemen in 2018 brengt ons ertoe FileHold Express aan te bevelen als het beste documentbeheersysteem voor kleine bedrijven. We kozen FileHold uit het tientallen document beheerssystemen die we hebben overwogen. Voor onze volledige methodologie en een uitgebreidere lijst van documentbeheersystemen, bezoekt u onze verzamelpagina voor de beste keuze.

Waarom FileHold?

FileHold heeft een intuïtieve interface die ideaal is voor kleine bedrijven om grip te krijgen. Het maakt gebruik van dezelfde bestandsstructuur als Windows Explorer, waardoor het gemakkelijk te leren is en nieuwe werknemers te introduceren.

Eenvoudig te gebruiken

Wat FileHold zo aantrekkelijk maakt voor kleine bedrijven, is dat het dezelfde look en feel heeft als programma's ze zijn eraan gewend. De bestandsstructuur bevat dezelfde benadering voor kast, lade, map en submap die Windows Explorer gebruikt. Zodra het is geïnstalleerd, moeten werknemers snel aan de slag kunnen.

We waren onder de indruk van de schone interface van het systeem. In tegenstelling tot andere systemen die vol staan ​​met pictogrammen en afbeeldingen, zie je alleen de documentbibliotheek aan de linkerkant van de pagina en een zoekbalk bovenaan. U archiveert, doorzoekt en beoordeelt alle documenten van dezelfde pagina. Veel van de andere systemen die we hebben onderzocht, dwingen u om heen en weer te schakelen tussen pagina's.

Noot van de redactie: op zoek naar een documentbeheersysteem voor uw bedrijf? Als u op zoek bent naar informatie om u te helpen de juiste keuze voor u te maken, kunt u de onderstaande vragenlijst gebruiken om onze zusterwebsite BuyerZone gratis informatie van verschillende leveranciers te laten krijgen:

De MyFileHold-mappen van het systeem zijn uitermate nuttig . Dit zijn afzonderlijke mappen bovenop de algemene bibliotheek met laden en lades voor uw meest gebruikte documenten, uw uitgecheckte bestanden, eventuele waarschuwingen of herinneringen die u hebt, de bestanden die u onlangs hebt bezocht en de documenten die u recent hebt toegevoegd aan het systeem. Dit biedt een momentopname van de documenten waar u op dit moment aan werkt en de items die onmiddellijke aandacht vereisen.

FileHold biedt veel maatwerk. Medewerkers kunnen delen van het systeem aanpassen aan hun persoonlijke voorkeuren. U kunt snelkoppelingen aanpassen voor verschillende taken, zoals het toevoegen van bestanden, het koppelen van documenten en het uitchecken van bestanden. U kiest de specifieke metadatakenmerken - zoals documenttype, versie, aantal gekoppelde bestanden en auteur - die naast de bestandsnaam staan.

U kunt op verschillende manieren documenten in het systeem opslaan. U kunt bestanden die al op uw computer of netwerk staan ​​slepen en neerzetten, en documenten rechtstreeks in het systeem scannen. Met de Microsoft Office-integratie kunt u met één klik op de knop documenten toevoegen waaraan u in Word, Excel, Outlook of PowerPoint werkt.

Eenmaal in het systeem een ​​document in een inbox. Hier definieert u de metadatakenmerken en kiest u de locatie waar u het wilt archiveren. FileHold biedt een groot aantal kenmerken die aan elk bestand kunnen worden gekoppeld, zodat u verschillende eigenschappen voor verschillende soorten documenten kunt selecteren. Bijvoorbeeld, attributen voor facturen kunnen de klant zijn waar de factuur voor is en de datum waarop deze moet worden betaald, terwijl een brochure eigenschappen kan hebben zoals degene die deze heeft gemaakt en wanneer deze aan het systeem is toegevoegd.

FileHold biedt verschillende eenvoudige manieren om snel de documenten te vinden die u zoekt. De eenvoudigste optie is om woorden of zinsdelen die u zoekt in een document in te typen in de hoofdzoekbalk, die vergelijkbaar is met de Google-zoekbalk. Dit doorzoekt de volledige bibliotheek met bestanden. In plaats van alleen documenten terug te brengen met de exacte formulering waarnaar u zocht, retourneert deze optie resultaten met synoniemen, stemmende woorden en woorden die nauw verband houden met uw oorspronkelijke zoektermen. Wanneer de resultaten worden geretourneerd, kunt u op een bestand klikken en een voorbeeldvak markeert de woorden waarnaar u zocht, zodat u snel kunt zien of dit het document is dat u nodig hebt. U kunt ook geavanceerde zoekopdrachten uitvoeren waarmee u op basis van metadatakenmerken naar bestanden kunt zoeken.

Functies

We waren vooral onder de indruk van de vele samenwerkingshulpmiddelen, waaronder een check-in en check-functie die ervoor zorgt dat meer dan één persoon tegelijkertijd aan hetzelfde document kan werken. U kunt ook waarschuwingen instellen die medewerkers automatisch op de hoogte stellen wanneer documenten worden in- en uitgecheckt of wijzigingen in bestanden worden aangebracht.

De software bewaart een auditlogboek van iedereen die toegang heeft tot elk bestand en wanneer zij dit doen, en werknemers kunnen bekijk eerdere versies van documenten nadat wijzigingen zijn doorgevoerd.

Gelukkig voor bedrijven met externe werknemers is het systeem overal toegankelijk, via elke computer met internet of een mobiel apparaat. Wanneer u op afstand bent aangemeld, kunt u met de software elk document dat in het systeem is opgeslagen, doorzoeken, ophalen en bewerken. Niet alle door ons zelf gehoste systemen bieden deze mate van externe toegang.

Om ervoor te zorgen dat medewerkers alleen de bestanden en documenten zien die ze geacht worden te doen, biedt FileHold een keuze uit 11 beveiligingsrollen, variërend van alleen-lezen tot systeem administratie. U kunt ook specifieke toegangsrechten instellen voor hele kasten en mappen, evenals voor afzonderlijke bestanden.

Andere standaardfuncties zijn een agenda die niet-voltooide taken bijhoudt, de mogelijkheid om virtueel bestanden aan het systeem te koppelen en scansoftware die converteert de tekst op getypte papieren documenten automatisch naar bewerkbare en doorzoekbare gegevens.

U kunt optionele functies kopen voor extra kosten, waaronder workflow-mogelijkheden, de optie om gastaccounts te maken voor alleen-lezen gebruikers en de functie voor elektronische ondertekening.

Kosten

Omdat FileHold een door uzelf gehost systeem is, zijn de meeste kosten slechts eenmalige kosten. De prijs is opgesplitst in verschillende delen, met kosten voor de software, gebruikerslicenties en installatie, implementatie en training.

Het systeem is beschikbaar in twee tariefplannen: FileHold Express en FileHold Enterprise. Het Express-plan is bedoeld voor bedrijven met 20 of minder werknemers, terwijl het Enterprise-plan geschikt is voor grotere bedrijven. Beide plannen bieden dezelfde gebruikerservaring, functies en hulpmiddelen. Het verschil zit in de prijsstructuur.

Dit zijn de eenmalige kosten voor FileHold Express:

• serversoftware: $ 3.750 (inclusief vijf gebruikers en zes maanden ondersteuning)
• Aanvullende licenties: $ 200 per stuk, maximaal 20 gebruikers (inclusief web- en desktop-documentviewers)

De enige terugkerende kosten zijn voor doorlopende ondersteuning. U hebt de mogelijkheid om een ​​jaarlijkse vergoeding te betalen die u upgrades geeft voor de software en doorlopende technische ondersteuning. Deze kosten bedragen 20 procent van uw oorspronkelijke prijs. Voor kleine bedrijven die een uitgebreid documentbeheerplatform met alle essentiële functies nodig hebben, is het Express-plan een goede prijs vanwege de eenmalige kosten.

Als de initiële kosten te veel zijn voor beginnende bedrijven, biedt FileHold beide rentevrij financierings- en verhuuropties. De meeste andere systemen die we hebben geanalyseerd, bieden deze betalingsplannen niet.

Klantenservice

Over het algemeen waren we erg tevreden over de klantenservice van FileHold. De beste manier om ondersteuning te krijgen, is via e-mail. FileHold reageerde binnen 10 minuten op ons e-mailverzoek. De vertegenwoordiger heeft al onze vragen in detail beantwoord, met links naar de website met aanvullende informatie.

Zodra uw systeem actief is, kunt u contact opnemen met het klantenserviceteam van FileHold via e-mail of online help-ticket. (Telefoondienst is geen optie.) Er zijn ook uitgebreide bronnen op de website van het bedrijf, inclusief een reeks gebruikershandleidingen. Bovendien bevat de software ingebouwde toegang tot handleidingen.

Beperkingen

Het grootste potentiële nadeel van FileHold is dat het voornamelijk een door uzelf gehost systeem is, dus u moet uw eigen server hebben en een IT-expert bij de hand die op de hoogte is van het onderhouden van servers, wat tot extra kosten kan leiden. Er is een cloudoptie beschikbaar, maar deze wordt niet gehost door FileHold, dus u moet een externe cloudservice regelen om deze te hosten en de kosten van het gebruik ervan te betalen.

Een andere mogelijke tekortkoming is dat klantenondersteuning alleen via e-mail en online beschikbaar is. Hoewel we een extreem snel antwoord kregen toen we e-mailden, konden sommige bedrijven worden uitgeschakeld door niet gewoon iemand om hulp te kunnen bellen.

Het is ook belangrijk op te merken dat dit systeem niet compatibel is met Mac-computers. Als uw kantoor op Mac is gebaseerd, raden we u aan om onze beste documentbeheersoftware voor mobiel te overwegen, aangezien deze volledige toegang biedt vanaf elk apparaat met webtoegang.

Klaar om een ​​documentbeheersysteem te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:

• Documentbeheersystemen: een handleiding voor kopers
• Beste documentbeheersoftware en -systemen 2018
• Beste documentbeheersoftware Totaal
• Beste goedkope documentbeheer
• Beste mobiele Documentbeheer

Hoe u software voor medische praktijkbeheersing kiest

Uw beheersysteem voor medische praktijken kan de efficiëntie van uw praktijk verbeteren of een nachtmerrie creëren voor uw personeel. Of het een zegen of een mislukking is, hangt af van welke oplossing u selecteert. In deze gids zullen we onderzoeken wat oefeningsbeheersystemen doen en u helpen het besluitvormingsproces te doorlopen.

(Oplossingen)

CRM-software kiezen: een gids voor kopers

CRM-software is oorspronkelijk ontworpen om bedrijven te helpen bij het opbouwen en onderhouden van relaties met nieuwe en bestaande klanten. Sindsdien is CRM-software geëvolueerd van een eenvoudig contactbeheersysteem tot een robuuste tool die gebruikers helpt bij het beheren van verkoop-, marketing-, point-of-sale (POS), accounting, vendor en andere soorten operationele gegevens, allemaal in één gemakkelijk toegankelijke oplossing .

(Oplossingen)