Hoe u software voor medische praktijkbeheersing kiest

Uw beheersysteem voor medische praktijken kan de efficiëntie van uw praktijk verbeteren of een nachtmerrie creëren voor uw personeel. Of het een zegen of een mislukking is, hangt af van welke oplossing u selecteert.

In deze gids zullen we onderzoeken wat oefeningsbeheersystemen doen en u helpen het besluitvormingsproces te doorlopen. Welke functies moet u overwegen? Welke vragen moet je stellen bij het shoppen? Door het juiste oefenbeheersysteem te kiezen, kunt u de dagelijkse werkzaamheden stroomlijnen en uw cashflow verbeteren, maar met een verkeerd systeem kunt u uw praktijk bijna tot stilstand brengen. Als u in 2018 op zoek bent naar dit soort software, moet u ervoor zorgen dat u een leverancierspartner kiest die er voor u bij is.

Ten eerste moet u weten waarom u een praktijkbeheersysteem nodig hebt. Hier zijn enkele voordelen van één:

• Stroomlijnen: Het is essentieel om enkele van de meest vitale financiële en logistieke aspecten van uw praktijk te coördineren, inclusief planning, facturering en financiële analyse.
• Automatisering: Een praktijkbeheersysteem met een patiëntenportaal kan ook een deel van de last van uw receptie wegnemen, waardoor patiënten afspraken kunnen aanvragen en online formulieren kunnen invullen. Het selecteren van het systeem dat het beste past bij uw specialiteit en workflow zal een grote rol spelen in uw klinische en financiële succes.
• Facturatie: Als u besluit om uw medische facturering intern te houden in plaats van uitbesteedt aan een medische factureringsservice , uw oefenmanagementsysteem zal ervoor zorgen dat claims tijdig en op gepaste wijze bij de betalers worden ingediend. Samen met een ijverig personeel kunnen oefenbeheersystemen het aantal claims helpen verhogen dat door betalers bij de eerste doorgang wordt geaccepteerd. Medewerkers kunnen de software ook gebruiken om te reageren op weigeringen en afwijzingen, en om financiële rapporten te genereren en gegevens te verzamelen om de fiscale gezondheid van uw praktijk te analyseren. Het is belangrijk om op te merken dat u ook een gecertificeerde medische codeur nodig heeft als u van plan bent om uw oefenmanagementsysteem te factureren, vooral met de recente wijziging in ICD-10.
• Patiëntcommunicatie: Een praktijkbeheersysteem kan ook worden gebruikt als hulpmiddel voor het genereren en verzenden van balansafschriften van patiënten, en vooraf bepalen of patiënten alles uit eigen zak moeten betalen vóór hun afspraak, waardoor het gemakkelijker wordt om betalingen op het zorgpunt te innen.

Al bekend alles over oefenbeheersystemen? Bekijk onze aanbevelingen voor de best practice-managementsystemen voor kleine praktijken en nieuwe werkwijzen.

Noot van de redactie: op zoek naar meer informatie over managementsoftware voor medische praktijken? Vul de onderstaande vragenlijst in en onze leverancierspartners zullen contact met u opnemen om u te helpen uw keuze te maken.

Hoe u een praktijkbeheersysteem kiest

Hoewel artsen zelden direct hun oefenbeheersysteem hoeven te gebruiken, is de software een onmisbare dagelijkse partner voor personeelsleden. Tussen het contact maken met patiënten en het ondersteunen van uw inkomstencyclus, heeft het oefenmanagementsysteem dat u kiest een grote rol te spelen in het succes of falen van uw praktijk. Met dit in gedachten sprak Mobby Business met experts en consultants om de juiste vragen te stellen bij het bepalen van het praktijkbeheersysteem om te kopen.

Kosten: De kosten van elk praktijkbeheersysteem zijn sterk variabel, afhankelijk van uw behoeften, de functies die u selecteert en de grootte van uw oefening. De meeste bedrijven kunnen je alleen een schatting geven van de honkbalwedloop zonder te gaan zitten en door de details te gaan van wat je vraagt. En als het gaat om het oefenen van managementsystemen, kunnen er veel verborgen kosten en optionele functies zijn die de basisprijs snel kunnen verhogen.

Bottom line: Ga het gesprek aan terwijl je weet wat je nodig hebt en wat niet. Uw belangrijkste prioriteit door middel van dit proces zou moeten zijn om een ​​geschreven lijst te krijgen van welke functies u krijgt voor precies welke kosten voordat u instemt om samen te werken met een leverancier. Zonder duidelijke, schriftelijke bevestiging, kan het lastig zijn om te weten wat is inbegrepen en wat extra kosten, en zou je uiteindelijk een extra vergoeding kunnen betalen voor een functie waar je zonder hebt kunnen leven.

Gebruiksgemak: Een nieuwe implementeren systeem en zich aanpassen aan het is al moeilijk genoeg, dus het is belangrijk om van tevoren te zorgen dat de mensen die de nieuwe software zullen gebruiken er comfortabel door kunnen navigeren. Iedereen werkt anders, dus zorg ervoor dat u uw personeel raadpleegt en hen meeneemt in het besluitvormingsproces. Ze zouden op zijn minst redelijk comfortabel moeten zijn met het systeem en, in het ideale geval, zal de leverancier je een vertegenwoordiger van het bedrijf aanbieden om hen door de leercurve te helpen.

Bottom line: Elk oefenmanagementsysteem is op een andere manier georganiseerd , dus het is absoluut noodzakelijk om te weten waar uw personeel naar op zoek is. Sommige oefenbeheersystemen gebruiken bijvoorbeeld een centraal dashboard om de verschillende functies van de software te organiseren, terwijl andere veel vervolgkeuzemenu's en meerdere pop-upvensters gebruiken. Weten wat het meest effectief is voor de workflow van uw praktijk is de sleutel tot een succesvolle overgang. Elk nieuw systeem zal natuurlijk de productiviteit aanvankelijk enigszins vertragen, maar het mag je praktijk niet tot een halt dwingen.

Op cloud gebaseerde of lokale hosting: Er zijn twee primaire manieren om oefenbeheersoftware te hosten: op de servers van het bedrijf die toegankelijk zijn via de cloud of op lokale servers die door uw praktijk zijn gekocht en onderhouden. Als u het systeem lokaal wilt hosten, moet u vooraf betalen voor de servers, wat duur kan zijn, en dan heeft u IT-personeel nodig dat is toegewijd aan het onderhouden en bijwerken van het systeem. Als uw servers uitvallen, kunt u worden achtergelaten zonder toegang tot uw gegevens. Erger nog, als de veiligheid van het systeem in het gedrang komt, kunnen gevoelige patiëntgegevens verloren gaan. Met de cloudgebaseerde optie zijn die zorgen de leveranciers. Systeemupdates zijn de verantwoordelijkheid van het bedrijf en u kunt er redelijk zeker van zijn dat uw gegevens veilig zijn. De kosten vooraf zijn ook minder; in plaats van servers te kopen, is de cloudoptie vaak een maandelijkse abonnementsprijs. Maar als u ervoor kiest om te gaan met de cloud gehoste optie, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het bedrijf effectieve beveiligingsmaatregelen heeft getroffen.

Bottom line: U wilt een schriftelijke bevestiging krijgen dat uw praktijk de opgeslagen gegevens bezit in de wolk; u hebt ook een zekerheid nodig dat als u van systeem verandert, de verkoper uw gegijzelde gegevens niet vasthoudt. Het is niet ongebruikelijk dat een bedrijf probeert om praktijken aan te rekenen om zijn eigen gegevens te nemen bij het vertrekken naar een nieuw systeem. In dat geval moet u misschien kiezen tussen betalen of al uw zuurverdiende gegevens kwijtraken, wat betekent dat u helemaal opnieuw moet beginnen met een nieuw systeem.

Ervaring met Specialiteiten: U zult ook wil ervoor zorgen dat het praktijkbeheersysteem dat u kiest, op grote schaal wordt gebruikt binnen uw specialiteit. Er zijn nuances in verschillende specialiteiten die eenvoudigweg niet door een algemeen systeem kunnen worden weerspiegeld, dus u moet weten of de leverancier rekening heeft gehouden met uw specialiteit bij het ontwerpen van het systeem. Anders zou u kunnen eindigen met een barebonesysteem dat niet is geoptimaliseerd voor de functies die u nodig hebt. De behoeften van een huisarts bijvoorbeeld variëren sterk van die van een dermatoloog, en voor optimale prestaties wilt u er zeker van zijn dat uw oefenmanagementsysteem op uw behoeften kan worden afgestemd.

Bottom line: om te vinden uit hoe goed elk bedrijf in dat opzicht presteert, is het misschien de moeite waard om contact op te nemen met andere artsen die u kent die actief zijn in uw vakgebied en hen vragen hoe zij hun praktijkbeheersysteem leuk vinden.

Interfacing: Nog een grote overweging bij het kiezen een oefenmanagementsysteem zou moeten zijn hoe goed het in verbinding staat met het elektronische gezondheidsdossier (EPD) dat uw praktijk gebruikt. Interfacing verwijst naar het vermogen van beide systemen om met elkaar te communiceren en relevante gegevens te delen. Twee systemen bedienen die goed met elkaar communiceren, kan de tijd die het u en uw personeel kost om gegevens in te voeren en over te dragen, verminderen. Als u patiënten plant en demografische gegevens registreert, moeten die gegevens automatisch in het EPD-systeem worden ingevoerd wanneer de patiënt voor een bezoek komt. Evenzo, nadat een patiënt is opgevangen, moet het EPD-systeem automatisch het praktijkbeheersysteem de relevante factuurinformatie verzenden op basis van de services die u hebt verstrekt.

Conclusie: Zelfs een geweldig oefenmanagementsysteem kan een nachtmerrie voor uw praktijk worden als het niet goed werkt naast uw EPD. Als de twee systemen niet goed kunnen communiceren, is het mogelijk dat uw medewerkers dezelfde gegevens steeds opnieuw invoeren en opnieuw invoeren, waardoor ze worden verwijderd van meer dringende taken.

Aanpassing: Het systeem dat in uw praktijk wordt gebruikt, moet wees ontvankelijk voor uw behoeften. Of het nu gaat om het uiterlijk van de sjablonen waarop u gegevens wilt invoeren of de lengte van afspraken in de planningsfunctie, het gemak en de breedte van aanpassingen moet u begrijpen voordat u op de stippellijn tekent.

Conclusie: weten wat u nodig hebt, is essentieel voordat u een leverancier betrekt; als je niet zeker weet wat een systeem kan doen, vraag dan om te laten zien hoeveel je precies kunt veranderen. Ontdek ook of het aanpassen van bepaalde functies extra kosten met zich meebrengt voor uw praktijk. Alleen omdat het kan worden gedaan, wil nog niet zeggen dat het gratis wordt gedaan.

Patiëntenportaal: Een patiëntenportaal is een geweldig onderdeel van een oefenbeheersysteem dat veel stress van uw personeel en patiëntenbezoeken bespoedigen. Via de portal kunnen uw patiënten inloggen met hun eigen computer en het papierwerk invullen dat ze anders zouden moeten voltooien bij hun aankomst. Met demografische, verzekeringsinformatie en planningsverzoeken die op afstand worden ingevuld, kan uw praktijk de volgende stappen nemen die van tevoren nodig zijn. In het beste geval, tegen de tijd dat een patiënt door de deur loopt, is hun verzekering geverifieerd, zijn alle vereiste co-betalingen vastgesteld en zijn al hun persoonlijke gegevens actueel. Het is echter belangrijk om het patiëntenportaal te bekijken voordat u dit als een pluspunt beschouwt. Een verwarrend of onhandig patiëntenportaal kan uw patiënten frustreren en het moeilijker maken om de vereiste informatie te verkrijgen.

Conclusie: Hoewel de portal een uitstekende tool is, moet elke leverancier deze functie in detail laten zien, en denk eraan om de component te beschouwen vanuit het perspectief van een patiënt die misschien niet bekend is met de behoeften van de staf van een medische praktijk.

Rapportage en gegevensanalyse: Naast het uitvoeren van factureringstaken, wilt u een oefening beheersysteem dat robuuste rapporten kan maken en gegevens kan analyseren, zodat u precies weet waar uw praktijk financieel staat. Het eenvoudig beheren van uw inkomstencyclus is niet genoeg om levensvatbaar te blijven; gedetailleerde rapporten en analyses kunnen u helpen om uw cashflow te projecteren en zelfs te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld bepalen welke artsen het meest productief zijn voor uw praktijk, of u kunt vertellen uit welke buurten de meerderheid van uw patiënten afkomstig is.

Conclusie: Door in deze rapporten te identificeren wat werkt en wat niet, je kunt je beoefening op een zeker pad houden naar succes en winstgevendheid. En als een praktijkbeheersysteem u toestaat deze rapporten elektronisch met andere leden van uw praktijk te delen, is dat nog beter.

Training: Zelfs als het systeem ongelooflijk eenvoudig te gebruiken is, zal er altijd een leercurve zijn. Overweeg ook de wisselende mate van technische aanleg onder uw medewerkers. Ongeacht hoe intuïtief, wanneer uw personeel zich aan een nieuw stuk software aanpast, zullen ze af en toe begeleiding nodig hebben. Een echt toegewijde leverancier biedt uitgebreide training, on-site of een-op-een via het web.

Conclusie: Het is belangrijk om het trainingsproces van het bedrijf schriftelijk te ontvangen en eventuele extra kosten voor opleiding van het personeel tijdens de implementatieperiode. Een goede training betekent dat uw personeel snel kan wennen aan en vertrouwd kan zijn met het praktijkbeheersysteem, en dat het de hoeveelheid die uw productiviteit zal ondervinden, zal verminderen naarmate uw praktijk de overstap maakt van uw vorige systeem.

Leverancierondersteuning: A vendor-partner moet er naar verwachting zijn wanneer er iets mis gaat. Het is onvermijdelijk, net als bij alle complexe systemen, dat u uiteindelijk een probleem tegenkomt en dat de leverancier beschikbaar moet zijn om u te helpen bij het herstellen van eventuele problemen. Verder, als er een probleem ontstaat aan hun kant, moet je weten dat ze zullen reageren en verantwoordelijk zijn voor de fout. In sommige gevallen kan een bedrijf uw praktijk een directe relatie toewijzen. Dat is een nuttige bron voor elke oefening, omdat deze persoon bekend is met je specifieke systeem en de manier waarop je oefening werkt. Andere bedrijven hebben echter gewoon een callcenter voor technische ondersteuning; het kan moeilijker zijn om een ​​probleem op te lossen als de persoon die de oproep aanneemt niet bekend is met de instellingen van uw oefenbeheersysteem. Bovendien is het belangrijk om te weten of ondersteunende services 24/7 werken of dat u alleen tijdens de normale kantooruren contact kunt opnemen met technische ondersteuning.

Conclusie: Een goede relatie met een leverancier van praktijkmanagement is gebaseerd op vertrouwen en dat is vanaf het allereerste begin nodig. Wat voor soort ondersteuning u kunt verwachten en eventuele extra kosten voor die ondersteuning, zijn enkele extra voorwaarden die u in het begin schriftelijk moet weten.

Tips van de experts

Deskundigen en professionals die voor deze tips zijn geraadpleegd, zijn onder meer: ​​David Zetter, wie is de oprichter en hoofdadviseur van Zetter Healthcare , evenals een lid van de National Society of Certified Healthcare Business Consultants ; Adina Friedman, medisch-systeemanalist bij CTS-gidsen ; en Joseph E. Glaser, nucleair geneeskundig arts gebaseerd op Radiologic Associates PC .

Koop zo mogelijk een complete softwaresuite.

Als uw praktijk net begint, is het misschien de moeite waard om alles wat u nodig hebt in één keer te kopen. In het ideale geval kunt u zowel een praktijkbeheersysteem als een EPD-systeem verkrijgen bij dezelfde leverancier, die ook de fabrikant is. Op deze manier kunt u er zeker van zijn dat de systemen op een optimale manier kunnen communiceren en dat toekomstige updates zullen worden uitgevoerd met elk systeem in gedachten. Op deze manier heb je ook een one-stop-contact voor technische problemen, ondersteuning en training voor beide systemen.

"Het belangrijkste is om het zo eenvoudig en gemakkelijk mogelijk te maken," zei Glaser. "Als je bedenkt hoe omvangrijk deze systemen kunnen zijn en dat je zo afhankelijk bent van deze dingen, betekent dit dat ze heel goed moeten werken. Als je van de grond af begint, moet je alles in één keer ontvangen en ervoor zorgen dat je alles hebt wat je nodig hebt. "

Demo ten minste drie systemen.

Het volstaat niet om simpelweg één systeem te demonteren en te besluiten dat het er goed genoeg uitziet. U moet een referentiekader voor uw vergelijkingen krijgen en daarom adviseert Zetter om minstens drie tot vijf leveranciers te ontmoeten en hen kritische vragen te stellen over de producten die zij aanbieden.

"Veel mensen zullen slechts één systeem zien ... en zeg: 'Oh, ik vind deze leuk', "zei Zetter. "In plaats daarvan, demonstreer drie tot vijf verschillende systemen zodat je echt kunt begrijpen wat de beste is."

Groter is niet altijd beter.

Vele malen richten grotere bedrijven zich op bedrijfspraktijken en ziekenhuizen. Hun systemen, in deze gevallen, zullen worden afgestemd op dat soort enorme operaties en zijn misschien niet geschikt voor een kleine praktijk. Sommige grote bedrijven bieden ook kleine en middelgrote opties, maar er zijn tal van betrouwbare leveranciers die zich uitsluitend richten op kleinere praktijken. Als het gaat om praktijkbeheer, betekent groter niet altijd beter.

"Ik zou erg op mijn hoede zijn voor de grote bedrijven voor de kleine beoefenaar," zei Friedman. "Voor middelgrote tot grotere toepassingen, is het een andere zaak."

Installeer eerst uw PM-systeem.

Door eerst het praktijkbeheersysteem te installeren, kunt u uw cashflow op een stabiel niveau brengen en uw personeel comfortabel met het systeem voordat het ontmoedigende proces van de EPD-implementatie begint. Als de oefeningsbeheer-engine soepel draait, kan het onvermijdelijk hobbelige ritje van de overgang naar een nieuw EPD-systeem een ​​beetje eenvoudiger worden.

"Ik raad aan om eerst het praktijkbeheersysteem te implementeren en dit ongeveer zes maanden te laten werken," Zetter zei. "Iedereen went aan de planning en u bouwt uw cashflow op en op die manier heeft u bij het implementeren van het EPD geen invloed op het hele kantoor."

Bel lokale referenties binnen uw specialiteit.

De experts die wij spraken om unaniem te zijn in deze uitspraak: zoek uw eigen, lokale referenties die binnen uw specialiteit opereren. Neem niet alleen genoegen met de lijst met referenties die een bedrijf u geeft; dit zijn waarschijnlijk alleen hun gelukkigste klanten en zijn hoe dan ook misschien niet relevant voor je interesses.

"Je zult geen perfect systeem hebben, dus als je referenties belt, zijn dit goede vragen om te stellen," zei Zetter. "Er zijn altijd problemen met de installatie, maar de sleutel is hoe de leverancier het verwerkt en hoe snel. Vraag of ze dezelfde beslissing opnieuw zouden nemen en met dezelfde leverancier zouden samenwerken."

"Je moet echt gewoon weten wat je wilt," zei Glaser. "Soms is het zo eenvoudig als andere mensen te vragen die je kent. Ga naar de andere mensen in jouw vakgebied en bespreek het."

"Het is erg belangrijk voor een kleine medische praktijk om zeer lokale getuigenissen te krijgen," zei Friedman. "De regels binnen elke staat voor een andere verzekering werken anders. Het is erg belangrijk om [met andere providers] te praten over inzending van verzekeringen."

Zie onze aanbevelingen voor software voor kleine praktijken en software voor nieuwe werkwijzen voor meer informatie over oefenbeheersystemen. .

Noot van de redactie: op zoek naar meer informatie over managementsoftware voor medische praktijken? Vul de onderstaande vragenlijst in en onze leverancierspartners zullen contact met u opnemen om u te helpen uw beslissing te nemen.

Beste factoringservices 2018

Dit is een samenvatting van onze beste keuzes voor factoringdiensten in 2018 en details over hoe we ze hebben gekozen. Bekijk de handleiding voor kopers voor meer informatie over hoe u de juiste factoring-service voor uw bedrijf kiest: Factoring: wat het is en hoe u een service kiest Beste factoring-service voor .

(Oplossingen)

Een gids voor PEO's en werknemerslease

Als eigenaar van een klein bedrijf is het gemakkelijk om te verdrinken in administratieve taken. Een deel van wat uw kleine bedrijf zo succesvol heeft gemaakt - uw vermogen om meerdere hoeden te dragen - kan contraproductief worden, waardoor u de kostbare tijd en middelen die u nodig hebt om zich te concentreren op het draaiende houden van uw onderneming, afneemt.

(Oplossingen)