4 Veel voorkomende zakelijke ontmoetingen Fouten vermijden

Zakelijke vergaderingen hebben een lange reputatie als saai, saai en tijdverspilling. Entertainment- en stockfoto's kenmerken vergaderingen met scènes van verveelde medewerkers die de klok kijken, hun ogen rollen en in slaap vallen terwijl de presentator eindeloos dreunt te schijnen.

Hoewel de afbeeldingen op tv en foto's overdreven lijken, zijn ze levensecht. Volgens een recent onderzoek van onderneming Igloo Software, is ongeveer de helft van alle werknemers van mening dat vergaderingen onproductief zijn. Meer specifiek zijn medewerkers geïrriteerd door onnodige vergaderingen (76 procent), vergaderingen die van het onderwerp veranderen (59 procent) en mensen die elkaar herhalen (58 procent).

"Wanneer mensen ervaren dat een vergadering niet aan productiviteit lijdt, zijn ze minder waarschijnlijk om het vertrouwen te behouden, het is een goed gebruik van hun tijd, en daarom gaan ze uit, "zei Amanda Milligan, een woordvoerster van Igloo Software en projectmanager van de enquête.

Het is belangrijk voor managers om te evalueren hoe zij vergaderingen houden - en hoe vaak - om te zien of dit het beste is voor hun teams, zei Milligan. Als uw werknemers niets lijken te missen van bedrijfsvergaderingen, wilt u misschien evalueren of u deze fouten maakt.

[Zie gerelateerd verhaal: Wilt u een betere zakelijke bijeenkomst? Wees meer voorbereid ] 1. Het ontbreekt u aan een duidelijk doel of agenda

Vergaderingen zonder een duidelijk doel worden geclassificeerd als "zinloos" en "onnodig" voor werknemers.

"Vergaderingen moeten een duidelijk doel hebben dat verder gaat dan een statusrapport, dat goed kan worden afgehandeld door een van de vele online projectmanagementtools die op de markt zijn ", zegt Stephen Sheinbaum, oprichter van Bizfi, een financieel technologiebedrijf en een alternatieve financieringsprovider. "Maak een agenda voor vergaderingen en stuur deze van tevoren naar alle aanwezigen [dus] ze weten wat er van hen wordt verwacht tijdens de vergadering."

Tim Eisenhauer, president van intranetprovider Axero Solutions, was het ermee eens dat afzien van een agenda een grote fout, omdat dit vaak leidt tot lange, off-topic-vergaderingen.

"Houd het kort", zei Eisenhauer. "Hebben begin- en eindtijden gedefinieerd en, het belangrijkste, iemand om de vergadering te leiden en op schema te houden."

2. U gebruikt "buzzwords"

Er zijn maar weinig dingen die werknemers sneller uitschakelen dan tijdens zakelijke bijeenkomsten bedrijfsjargon te horen. Je zou kunnen denken dat populaire modekreten zoals "synergie" en "paradigmaverschuiving" je meer aansluiten bij de bedrijfsstrategie van het bedrijf, maar je team geeft waarschijnlijk de voorkeur aan duidelijke verklaringen voor deze vage, vaak gebruikte zinnen.

Igloo Software ontdekte dat de volgende buzzwords irriteerden de werknemers het meest tijdens vergaderingen:

Think outside the box

• Tik op basis
• Breng naar de tafel
• Synergy
• Verdergaan
• 3. Je neemt deel aan storend gedrag tijdens vergaderingen

De Igloo Software-enquête toonde aan dat werknemers geïrriteerd zijn door storend gedrag, zoals het aannemen van oproepen (51 procent), het hebben van neven-gesprekken (47 procent) en eten of drinken (22 procent) tijdens vergaderingen. Je zult je misschien niet realiseren dat je deze dingen doet of het effect ervan op andere aanwezigen, maar het zou een deel van de reden kunnen zijn dat ze zich afstemmen. Eisenhauer gaf een voorbeeld van een ex-collega die kauwgom kauwde tijdens vergaderingen .

"Zodra ik haar zag of hoorde, kon je me uit rekenen," zei hij. "Ik concentreer me op het kauwen en word afgeleid, misschien zelfs een beetje gehypnotiseerd. Dus als zoiets me uitschakelt, stel je dan de dingen voor die je werknemers misschien uitschakelen." <4> U gebruikt geen technische hulpmiddelen op de juiste manier

Hoewel technologie PowerPoint's, schermdelen, videoconferenties en andere aspecten van de moderne vergadering mogelijk heeft gemaakt, is het niet altijd perfect. Technologische fouten kunnen en zullen gebeuren - zo vaak dat 34 procent van de respondenten uit de Igloo-enquête voortdurende technische problemen noemde als een van hun grootste ontmoetingsgerustheden. Als uw video-aansluiting in- en uitschakelt of de uitgangsmonitor blijft afsluiten, hoe kunt u dan verwachten dat uw werknemers gefocust blijven? Test alle vergadergereedschappen voordat u ze moet gebruiken, en zelfs als alles goed gaat, wees dan voorbereid op het technisch gratis uitvoeren van de vergadering voor het geval er iets gebeurt.

Een gerelateerd probleem is dat de technologie niet effectief wordt gebruikt. Nog eens 29 procent van de respondenten zei dat ze een hekel hadden aan vergaderingen die altijd PowerPoint-presentaties gebruikten. Een diavoorstelling aflezen - en geen extra informatie toevoegen - voelt als een verspilling van de tijd van de medewerkers omdat ze het net zo gemakkelijk zelfstandig kunnen lezen, zonder een vergadering.

"Ondanks dat er tal van digitale en technologische hulpmiddelen zijn op bedrijven ter beschikking, managers misschien niet weten wat de beste manieren zijn om deze bronnen te gebruiken voor de doeleinden van hun vergaderingen, "vertelde Milligan Mobby Business. "Het is van vitaal belang dat bedrijfsleiders de opties onderzoeken en bepalen hoe ze op de meest eenvoudige, boeiende manier met werknemers kunnen communiceren."

Is uw vergadering noodzakelijk?

Voordat u een vergadering belegt waarin u mogelijk de mogelijkheid kunt krijgen om boven fouten, neem even de tijd om na te denken over de vraag of je het echt nodig hebt.

"Je moet je afvragen of een vergadering, die de productiviteit kan verstoren, de beste manier is om [een doel te bereiken]," Sheinbaum zei. "Als ik de voortgang van een deel van de technologie die we aan het ontwikkelen zijn, wil controleren, vraag ik om een ​​telefoontje of e-mail van de teamleider, niet om een ​​groepsbijeenkomst, maar toen ik wilde communiceren waarom we het bedrijf eerder dit jaar hadden omgedoopt tot Ik verzamelde het hele bedrijf aan het einde van de werkdag. Als een vergadering de juiste oplossing is, moet je er zeker van zijn dat je aan het einde het doel hebt bereikt dat je hebt gesteld. "

" Een aanzienlijk aantal van kleinere vergaderingen die zijn gericht op updates of eenvoudigweg het verspreiden van informatie, kan worden gedaan in samenwerkingsruimten, wat iedereen tijd bespaart en de mogelijkheid van onderbreking of afleiding wegneemt, "voegde Milligan eraan toe. "Het helpt ook om een ​​open cultuur te hebben die mensen aanmoedigt om hardop te werken, om dagelijkse gesprekken en afdelingworkflow bloot te leggen om het gemakkelijker te volgen. Bedrijfsculturen met een basis in transparantie hebben minder behoefte aan frequente -persoonlijke vergaderingen. "

Sommige broninterviews zijn uitgevoerd voor een vorige versie van dit artikel.

5 Moordenaars op het werk en zelfvertrouwen en hoe ze te verslaan

Vertrouwen is een grote factor in uw loopbaanontwikkeling. Als je in jezelf gelooft, heb je meer kans om de doelen te bereiken die je hebt gesteld. Maar zelftwijfel op de werkplek is nog steeds een groot probleem voor veel professionals, zelfs als ze de steun hebben van hun baas of collega's. In een onderzoek voor haar boek 'The Confidence Myth' (Berrett-Koehler Publishers, 2015), ontdekte auteur Helene Lerner dat veel mensen, vooral vrouwen, wachten tot ze 100% zelfvertrouwen hebben voordat ze een carrière maken, zoals het vragen van een verhoging of het nemen van een nieuwe baan.

(Carrière)

Superheld-bazen: welke zou je kiezen?

Superhero Boss Vorige week plaatste een blogger die schrijft onder de naam FrugalDad een boeiende infographic waarin Bill Gates werd vergeleken met Batman. Hij werd geïnspireerd door 'The Daily Show's' Jon Stewart, die Bill Gates 'Batman' noemde terwijl hij sprak over het filantropische werk van Gates.

(Carrière)