Zoho-projecten: beste projectbeheersoftware voor teams met externe werknemers

Na uitgebreid onderzoek en analyse in 2018, raden wij Zoho Projects aan als de beste projectmanagementoplossing voor teams met externe werknemers in 2018. We kozen voor Zoho Projects uit een pool van tientallen oplossingen voor projectbeheer. Om te begrijpen hoe wij onze beste keuzes hebben geselecteerd, kunt u onze methodologie en een uitgebreide lijst met projectbeheeroplossingen vinden op onze bestselectiepagina.

Waarom Zoho-projecten?

Zoho Projects is eenvoudig te gebruiken projectbeheersoftware die biedt een geweldige reeks functies en krachtige samenwerkingshulpmiddelen. Het is een geweldige oplossing voor elk team dat op zoek is naar projectbeheersoftware, maar we hebben het voor externe teams gekozen vanwege de manier waarop de geïntegreerde samenwerkingshulpmiddelen een aanvulling vormen op de sterke reeks functies. Voor teams verspreid over een brede geografie, is het van essentieel belang om in constante communicatie te blijven. Het is ook noodzakelijk dat de door hen gekozen projectbeheeroplossing intuïtief is; als een teamlid een probleem heeft met het gebruik van de software, kan het lastig zijn om dit van ver af op te lossen. Om deze redenen hebben we voor Zoho Projects gekozen als de beste projectmanagementoplossing voor teams met externe werknemers.

Meer informatie over Zoho-projecten

Functies

Zoho biedt de een-twee combinatie van uitstekende functies en uitgebreide service aan haar oplossing voor projectbeheer. Zoho Projects biedt eenvoudig te gebruiken tools met krachtige mogelijkheden voor een betaalbare prijs. Hieronder vindt u enkele van de handigste functies die beschikbaar zijn bij Zoho Projects, hoewel sommige alleen toegankelijk zijn op hogere prijsniveaus, die worden uitgelegd in het onderstaande prijsgedeelte.

• Kernfuncties - Zoho Projects presenteert al haar kernfuncties in een schone, eenvoudig te gebruiken interface. Alle basisbeginselen worden behandeld, van het maken van projecten tot taakbeheer. Elk van de kernfuncties is eenvoudig toegankelijk via zowel een navigatiebalk bovenaan als een zijbalk, die netjes op de interface is gelegen, ongeacht op welke pagina u zich bevindt.
• Planning - De planningstool van Zoho Projects is een bijzonder hulpmiddel handige functie waarmee gebruikers projecten kunnen splitsen in afzonderlijke taken, subtaken, lijsten en mijlpalen. Managers kunnen ook taakafhankelijkheden en prioriteiten instellen om ervoor te zorgen dat dingen in de juiste volgorde worden gedaan en dat teamleden de voortgang in realtime kunnen zien in relatie tot hun rollen. Elk van deze functies is gebruikelijk in andere projectbeheeroplossingen, maar Zoho Projects organiseert het allemaal mooi in één tool.
• Kanban - Technisch gezien maakt het Kanban-systeem, dat deel uitmaakt van de planningstool, projectmanagers in staat om projecten en werkstromen te bekijken met een reeks kaarten die verschillende taken of mijlpalen vertegenwoordigen, evenals aan wie de taak is toegewezen en het percentage dat is voltooid. Kanban biedt een andere manier om een ​​vogelvlucht te krijgen van je projecten en hun voortgang.
• Gantt-diagrammen - Net als Kanban zijn Gantt-diagrammen handig voor het verkrijgen van een intuïtief overzicht van je project en de afzonderlijke taken waaruit het bestaat. Projectmanagers en teamleden kunnen Gantt-diagrammen gebruiken om te zien welke taken aan hen zijn toegewezen, welke taken afhankelijk zijn van anderen, mijlpalen en deadlines. De Gantt-grafiektool van Zoho Projects is een intuïtieve, kleurgecodeerde visualisatie waarmee u kunt slepen en neerzetten om het bewerken en bijwerken eenvoudig te maken.
• Activiteitsfeeds - Activiteitfeeds zoals die op sociale media helpen teams verbonden te houden. U klikt en scrolt gewoon om recente activiteiten te bekijken en op de hoogte te blijven van wat er gebeurt. Deze samenwerkingshulpprogramma werkt goed met de geïntegreerde chat-app.
• Geïntegreerde chat-app - Het is niet nodig om Zoho Projects te minimaliseren om gewoon met een ander teamlid te chatten of de projectmanager een vraag te stellen. Het lijkt misschien onbeduidend, maar het voordeel van een geïntegreerde chat-applicatie is dat teamleden hun workflow niet hoeven te onderbreken om contact op te nemen met andere teamleden. Dat zorgt ervoor dat de treinen op tijd blijven en bespaart waardevolle werktijden.
• Tijdregistratie - Zoho Projects beschikt over een ingebouwde tijdregistratiefunctie die veel meer doet dan alleen het aantal uren bijhouden. Terwijl u de klok kunt uitvoeren of handmatig factureerbare uren kunt invoeren, houdt de tijdtracker ook specifieke taken en mijlpalen bij terwijl hij op de klok is. Dit helpt managers om in de gaten te houden welke taken zijn voltooid en wanneer. De tijdregistratietool genereert een rapport dat de dagelijkse en wekelijkse voortgang afbreekt.
• Rapporten - Zoho Projects kan worden geïntegreerd met Zoho Reports, een business intelligence-tool die toegang biedt tot gecontextualiseerde gegevens.
• Documentbeheer - Al uw documenten kunnen rechtstreeks in Zoho Projects worden opgeslagen en georganiseerd, waardoor afzonderlijke spreadsheets of e-mails overbodig zijn. Andere teamleden kunnen documenten openen en bewerken die zijn geüpload, waardoor u snel en eenvoudig toegang hebt tot de meest recente versies.
• IssueTracker - IssueTracker identificeert bugs en problemen in softwareprojecten. Managers kunnen de urgentie en de ernst van het probleem instellen en de tracker registreert elk probleem zodat ze gemakkelijk opnieuw kunnen worden bekeken en opgelost. Teamleden hebben toegang tot een gecentraliseerd, geconsolideerd rapport over hoeveel openstaande problemen er nog zijn en hoeveel er al zijn opgelost.
• Mobiele toepassingen - Zoho Projects ondersteunt zowel een iOS- als Android-mobiele applicatie, waardoor teamleden toegang hebben tot de software onderweg en update uw projecten op elk gewenst moment.
• Projectfora - Projectfora zijn nog een ander samenwerkingshulpmiddel dat Zoho Projects de mantel van de beste projectoplossing voor projectbeheer op afstand opleverde. Een forum voor vragen of oplossingen is een geweldige oplossing voor teamleden in verschillende tijdzones, omdat het doet wat een chatsessie niet kan doen - het brengt iedereen in hun eigen tijd in het gesprek en laat hen gedetailleerde, HTML-berichten op elke thread achterlaten . Forums zijn uitermate nuttig voor teams die ontheemd zijn over een brede geografie en een unieke tool die we innovatief en effectief vonden.
• Resourcegebruiksoverzicht - Projecten gaan meestal niet goed wanneer middelen niet effectief worden beheerd. Deze tool toont elk teamlid en zijn werklast, zodat projectmanagers kunnen zien of iemand overbelast is terwijl een ander lid niet goed genoeg is. Door de werklast gelijk te houden, in het bijzonder het beheren van taakafhankelijkheden, kan het project veel vlotter verlopen. Deze tool maakt het veel eenvoudiger om de werkdruk van uw team te visualiseren en te beheren.

Gebruiksgemak

Zoho Projects heeft een van de meest gastvrije en gebruiksvriendelijke interfaces die we hebben beoordeeld. Kleurrijke displays en rapporten vestigen de aandacht op gecontextualiseerde informatie en een reeks tabbladen en zijbalken maakt navigatie eenvoudig. De interface voelt allesbehalve rommelig; het is vrij duidelijk waar elk tabblad of menu naartoe leidt, en een eerste gebruiker kan vrij snel grip krijgen op de software zonder aanvullende training. Het beste van alles is dat de dashboards aanpasbaar zijn, zodat u Zoho-projecten kunt instellen op uw voorkeuren en individuele workflow naarmate u meer vertrouwd raakt met het platform.

Wat echt de kroon op de ketel neemt, zijn de samenwerkingshulpmiddelen van Zoho Projects. De geïntegreerde chat-applicatie functioneert als een boodschap voor sociale media, net als de activiteitentoevoer. Met deze tools is het net zo eenvoudig om te zien wat uw teamleden doen als surfen en chatten op Facebook. Andere door ons beoordeelde projectbeheerplatforms vereisen een externe chattoepassing, die uw werkritme kan verbreken als u een collega een vraag moet stellen. Met Zoho Projects verloopt het chatten naadloos.

Bovendien houden meldingen en meldingen u op de hoogte van alle informatie die voor u relevant is in realtime. Als een taak waaraan u werkt afhankelijk is van een ander teamlid, kunt u bijvoorbeeld een melding ontvangen dat de taak is voltooid. Je zou dan onmiddellijk commentaar op de melding kunnen geven om hen te laten weten dat je vooruit gaat, en tag andere relevante teamleden erin, allemaal zonder de interface te verlaten. Deze samenwerkingshulpmiddelen zijn de reden dat we Zoho Projects hebben geselecteerd als de beste projectbeheertool voor teams op afstand.

Prijzen

Zoho Projects kent verschillende prijsniveaus, waaronder een gratis versie waarmee gebruikers één project kunnen maken. Elk pakket is geprijsd tegen een vast maandelijks tarief, in plaats van per gebruiker per maand, waardoor de kosten laag blijven. Elke prijsklasse ondersteunt een onbeperkt aantal gebruikers, wat een uniek voordeel is van Zoho Projects. Dit zijn de prijsniveaus en enkele functies waartoe ze toegang bieden:

• Gratis - Gratis. Dit is een beperkt programma waarmee gebruikers slechts één project kunnen maken en slechts 10 MB aan gegevens kunnen opslaan. Het is genoeg om een ​​idee te krijgen van het programma, maar niet echt genoeg om mee te werken voor de lange termijn.
• Express - $ 25 / maand. Het Express-pakket staat 20 projecten per maand toe en omvat 10 GB opslagruimte. IssueTracker is niet inbegrepen in de initiële prijs en kost $ 25 meer per maand. Express omvat ook projectfeeds, taakbeheer, delen van documenten, agenda en forums, budgettering, facturen en uitgaven en tijdregistratie.
• Premium - $ 50 / maand. Premium staat 50 projecten per maand en 100 GB opslag toe. Pagina's en chat zijn beschikbaar voor alle projecten, in tegenstelling tot slechts één in het Express-plan. Gantt-diagrammen kunnen binnen het project worden bewerkt en premium-abonnees krijgen ook toegang tot het bronnenbeheertoewijze. Subtaken zijn ook toegankelijk op dit niveau, evenals extra integraties, waaronder Dropbox en Zoho Reports.
• Enterprise - $ 80 / maand. Het ondersteunt onbeperkte projecten en 100 GB aan opslagruimte. Enterprise bevat alle functies in het Premium-plan, plus de mogelijkheid om aangepaste velden en workflows te genereren, evenals een veel krachtigere bug-tracker. Enterprise bevat ook integraties van Zoho-ondersteuning en aangepaste e-mailsjablonen om het platform echt van u te maken.

Meer informatie over Zoho-projecten

Klantenservice

Onze klantervaring met Zoho Projects was uitstekend. Elke keer dat we belden, werden we begroet met een vriendelijke, informatieve en behulpzame vertegenwoordiger. We voelden nooit een aankoop gedaan en elke vertegenwoordiger was attent en geduldig toen we vragen stelden over specifieke functies en prijsplannen.

Naast het klantenserviceteam onderhoudt Zoho online bronnen zoals een gebruikershandleiding en een reeks van webinars om zowel nieuwe als oude gebruikers te helpen. Er is ook een Zoho Projects-community waarmee gebruikers verbinding kunnen maken met anderen over de hele wereld; of het nu gaat om het oplossen van een probleem of om de beste manieren om Zoho-projecten te gebruiken, de forums zijn een geweldige plek om nieuwe dingen te weten te komen over uw projectmanagementoplossing.

Beperkingen

Er zijn niet veel beperkingen aan Zoho Projects . Er is een kleine leercurve, maar voor het grootste deel kan elke gebruiker die enige tijd met de software wil doorbrengen het snel onder de knie krijgen. De omvang en reikwijdte van alle functies van Zoho Projects kan enigszins intimiderend zijn, maar met een effectief klantenserviceteam en bronnen zoals de gebruikershandleiding en webinars online, is er meer dan genoeg gelegenheid om de informatie te vinden die u nodig hebt om Zoho Projects effectief te gebruiken . Uiteindelijk is het een geweldige oplossing met weinig nadelen voor teams van elke grootte, en het is vooral effectief voor mensen met externe werknemers verspreid over een grote geografische locatie.

---