Een videoconferentieservice kiezen: een handleiding voor kopers

Videoconferencing is een onmisbare tool voor bedrijven geworden, waarmee externe medewerkers en partners worden verbonden op een manier die telefoontjes en e-mails niet kunnen. De subtiliteit van non-verbale communicatie en de tone-of-voice van de deelnemers verbeteren de duidelijkheid en betekenis van het gesprek. In het bedrijfsleven kan dit het verschil zijn tussen een afgeronde deal en een gemiste kans.

Het kiezen van de juiste videoconferentieservice voor uw bedrijf is belangrijk. Hoeveel deelnemers zullen regelmatig deelnemen aan uw oproepen? Moet u andere toepassingen, zoals Google Docs, integreren met andere gebruikers? Hoe vaak ben je van plan gebruik te maken van videoconferenties? U moet al deze factoren overwegen voordat u een beslissing neemt. Het kopen van alle toeters en bellen zou geldverspilling kunnen zijn, maar vasthouden aan een gratis service biedt mogelijk niet alle functies die u nodig hebt. Om u te helpen uw keuzes te beperken, heeft Mobby Business het volgende gecompileerd: handleiding voor het selecteren van een videoconferentieservice die past bij uw behoeften.

U bent al voorbereid op het kiezen van een videoconferentieservice? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:

Beste videoconferentieservices 2018

Beste algemene videoconferentieservice voor bedrijven
Beste voordelige videoconferentieservice
Beste videoconferentieservice voor veel deelnemers
Beste cloud- Hulpmiddelen voor samenwerking op basis van video- en telefoonconferenties
Hoe u de juiste videoconferentieservice kiest

Zoals bij elke andere aankoop, is het belangrijk om te weten wat u nodig hebt om uit uw videoconferentieservice te komen voordat u de juiste videoconferentie kiest u. Verschillende bedrijven hebben verschillende behoeften; een groot bedrijf moet bijvoorbeeld tientallen deelnemers tegelijkertijd laten lussen, terwijl een kleiner bedrijf misschien alleen één-op-één conferenties nodig heeft. Dit is wat u naast uw budget in gedachten moet houden.

Aantal deelnemers:

Overweeg hoeveel deelnemers er waarschijnlijk regelmatig op deze conferenties zullen zitten. Met sommige services kunt u een handvol deelnemers gratis verbinden, dus als u niet veel mensen hoeft aan te sluiten, hoeft u misschien niet veel te betalen. Andere services zijn gespecialiseerd in het verbinden van een groot aantal gebruikers; sommigen staan zelfs onbeperkte gebruikers toe om aan de conferentie deel te nemen. Het bereik is breed, dus als u weet wat u nodig heeft voordat u begint met zoeken, kunt u veel tijd besparen en kunt u bepalen hoeveel u moet uitgeven. Gebruiksgemak:
Het maakt niet uit hoeveel deelnemers je host als ze niet kunnen achterhalen hoe de software te gebruiken. Zorg ervoor dat u een videoconferentieservice selecteert die intuïtief en eenvoudig te navigeren is. Anders kunt u presentaties starten zonder dat essentiële deelnemers deze bekijken of een gelegenheid missen om verbinding te maken. Laat een onvriendelijke gebruikersinterface niet het enige zijn dat uw bedrijf tegenhoudt. Typen vergaderingen:
Met sommige van de geavanceerde services kunt u verschillende kamers lanceren, afhankelijk van het type vergadering. Vind je het leuk om open-forum Q & A's te hosten waar iedereen feedback kan geven? Geef je een presentatie of lezing en geef je er de voorkeur aan dat andere deelnemers gedempt worden? Weet welke soorten vergaderingen u gewoonlijk host of als u verschillende vergaderingen host, zoek een service die aan al uw behoeften voldoet. Mobiele ervaring:
Het hele punt van videoconferenties is om verbinding te kunnen maken voor mensen op afstand, en soms betekent dat verbinding maken vanaf een mobiel apparaat. Net zoals met de gebruikersinterface in het algemeen, wil je een videoconferentieservice proberen op je mobiele apparaten, zowel tablets als smartphones - om ervoor te zorgen dat deelnemers die via mobiel verbinding maken, een even positieve ervaring hebben als degenen die via desktops verbinding maken. Video- / audio-opname:
Soms is het handig om de hoogtepunten van een vergadering op te slaan voor later. Het is van essentieel belang dat u ervoor zorgt dat uw videoconferentieservice video- en audio-opnamemogelijkheden biedt, als u graag terug wilt gaan en vergaderingen of conferenties opnieuw wilt spelen. Als uw deelnemers niet goed zijn in het maken van aantekeningen, zou een online archief van eerdere vergaderingen hen misschien iets goeds kunnen doen. U kunt ook fragmenten van vergaderingen opslaan voor inleidings- of trainingsmateriaal voor nieuwe werknemers. Scherm delen:
U kunt vergaderingen en presentaties sterk verbeteren door ze interactiever te maken en scherm delen is een centraal onderdeel van het betrokken houden van deelnemers. Als u de fijnere punten van een presentatie wilt uitleggen of een externe werknemer wilt laten zien hoe u bepaalde documenten kunt openen, kunt u het scherm sneller delen. Toepassingsintegratie:
Veel videoconferentieplatformen maken de integratie van derde partijen mogelijk -party-toepassingen, zoals Microsoft PowerPoint. Het delen van software die u al bezit binnen een videoconferentiesysteem kan u helpen bij het importeren van presentaties en documenten. Bovendien hebben veel services functies voor het maken van notities, en sommige bieden deelnemers de mogelijkheid om actie te ondernemen met eigen notities. Overweeg welke applicaties u moet gebruiken binnen uw vergadersysteem en bepaal hoeveel invloed uw deelnemers tijdens een vergadering willen hebben. Klantenondersteuning:
Als laatste maar zeker niet de minste is de kwaliteit van de klantenservice van een bedrijf. Het is waarschijnlijk de moeite waard om de klantenservice te bellen voordat u besluit om met een bedrijf samen te werken, zodat u een idee krijgt van hoe het u zal behandelen. Als er iets niet goed gaat, wilt u een technische ondersteuningslijn die snel en accuraat reageert en u behandelt met de ernst en het respect dat uw bedrijf verdient. Nadat u uw behoeften hebt bepaald, is het waardevol om te bladeren door beschikbare gratis proefversies en speel rond met de systemen. Veel videoconferentieservices bieden gratis proefperioden die van een week tot een maand duren; sommigen bieden zelfs gratis proeven aan totdat een bepaalde hoeveelheid gegevens is gebruikt. Het is niet nodig blind te gaan wanneer bedrijven zoveel testritten aanbieden. Maak gebruik van de gratis proefversies en zorg ervoor dat een service echt aan uw behoeften voldoet en richt zich naar uw prioriteiten voordat u koopt.

Advies van de experts

Voordat u verder gaat met uw zoektocht naar de juiste videoconferentieservice, vindt u hier een advies van experts uit de industrie over waar je op moet letten en welke vragen je moet stellen. Door deze tips te volgen, voorkom je enkele van de meest voorkomende valkuilen die bedrijven ervaren bij videoconferenties.

Controleer de compatibiliteit met andere services.

"Als u meer dan één hulpmiddel gaat gebruiken, zorg er dan voor dat ze onderling samenwerken. Er zijn veel eigendomsrechten daar, koop geen services of producten die je beperken, want het is vooral een probleem wanneer iemand buiten je organisatie een andere service gebruikt. " -
Michael Helmbrecht, chief product and operations officer bij Lifesize Evalueer het ondersteuningsniveau.

"Wanneer u rekening houdt met softwareleveranciers voor conferencing, moet u ervoor zorgen dat zij het niveau van klantenservice en technische ondersteuning bieden Wat gebeurt er als je een probleem hebt, is iemand 24/7 beschikbaar om je te helpen bij het oplossen van problemen? Wordt er training gegeven voorafgaand aan je eerste webvergadering? " -

Dennis Collins, senior director marketing bij West Unified Communication Services Wat houdt de toekomst in?

Videoconferenties hebben de menselijke communicatie uitgebreid op een manier die de telefoon meer dan anderhalve eeuw eerder deed . Op dezelfde manier hebben opkomende technologieën vandaag al de belofte om videovergaderingen te verbeteren en te revolutie, zoals wij het begrijpen. Met name het integreren van augmented reality (VR) of virtual reality (VR) in videoconferenties kan een meeslepende, impactvolle ervaring opleveren. "Ik denk dat AR en VR veel beloften hebben," zei Helmbrecht. "Vandaag zijn ze in zeer specifieke toepassingen, maar ik denk dat de technologie, vooral aan de draagbare kant, zich zal ontwikkelen." Het volgende stuk overbrugging naar AR en VR is gewoon veel rijker inhoud ... en meer interactief zijn terwijl je nog steeds een meeslepende en boeiende video-ervaring. "

Stelt u zich eens voor dat u in een virtuele ruimte staat met uw zakenpartners, die operaties bespreken te midden van een zee van interactieve grafieken, schema's en prototypen. AR en VR openen de wereld van videoconferencing voor de mogelijkheid om samen te werken op grote geografische afstanden alsof de deelnemers fysiek in dezelfde ruimte waren. Die toekomst nadert snel als de technologie zich ontwikkelt; videoconferencing wordt alleen een meer integraal onderdeel van het zakendoen in het digitale tijdperk.

Er zijn enkele broninterviews uitgevoerd voor een vorige versie van dit artikel.

Beste oplossing voor verwerking van mobiele creditcardverwerking

Na veel onderzoek en analyse van creditcardverwerkers, raden we Square aan als de beste mobiele creditcard-processor voor kleine bedrijven in 2018 . Waarom Vierkant? Gebruiksgemak Kleine bedrijven die Square rave gebruiken over hoe gemakkelijk het is om te gebruiken. Van installatie tot apparatuur en software, Square biedt een van de snelste manieren om creditcards op mobiele apparaten te accepteren.

(Oplossingen)