Goede communicatie op het werk in het tijdperk van chatten en sms


Goede communicatie op het werk in het tijdperk van chatten en sms

Communicatiemiddelen hebben de afgelopen 20 jaar grote sprongen gemaakt. We zijn overgestapt van telefoontjes en faxen naar e-mails en sms-berichten. Met die veranderingen kwam een ​​nieuwe taal en nieuwe regels voor professionele communicatieetiquette. Experts hebben geadviseerd om humor uit e-mails te houden om verkeerde interpretaties te voorkomen, en er kwamen ruzies over het gebruik van begroetingen en handtekeningen in antwoorden en doorsturen, om nog maar te zwijgen van de strijd om persoonlijke aanhalingstekens in handtekeningblokken.

Flash forward to today. Veel productiviteitstools omvatten nu instant messaging in hun teamruimten en hebben die uitdaging nog een stap verder gebracht met de introductie van emoticons in hun systemen. Terwijl velen van ons smileys, trieste gezichten en "LOL" gebruiken in onze dagelijkse informele communicatie met vrienden en familie, moeten ze worden gebruikt in professionele correspondentie?

"Dit soort communicatiemiddelen bieden flexibiliteit," zei Dennis Collins, senior director of marketing bij West Unified Communications. "Vaak worden de communicatietools de schuld gegeven, niet de gebruiker, voor ongepast gebruik, maar moeten managers zich concentreren op de resultaten van meer en directe communicatie, en niet op de middelen om daar te komen."

Er zijn veel positieve punten met het gebruik van Slack, Teamwork Chat en de grote verscheidenheid aan vergelijkbare communicatiehulpmiddelen. Sharon Schweitzer, een internationale expert op het gebied van zakelijke etiquette, auteur en oprichter van Access to Culture, zei dat de samenwerkingshulpmiddelen teams een aangewezen platform bieden om projecten te bespreken en te ontwikkelen, zodat iedereen zijn ideeën kan delen en consolideren.

"De openheid uitwisseling tussen collega's stelt hen in staat om informatie zo snel mogelijk [mogelijk] door te geven en te ontvangen, waardoor de productiviteit en communicatie tussen teams wordt verbeterd, "zei ze. "Voor een project met meerdere teams of mensen die op afstand werken, helpen deze apps werknemers opnieuw te verbinden, bieden ze voortgangsupdates en vergemakkelijken ze de samenwerking .De apps bieden ook een aangewezen platform voor communicatie op de werkplek zonder de afleiding van Facebook Messenger of Google-chat, waardoor meer werk kan worden gedaan efficiëntie. "

Het is een uitdaging om die open uitwisseling te begeleiden. Terwijl Collins eigenaren en managers van kleine bedrijven aanmoedigt om de technologie te omarmen en mee te helpen, moedigt hij ook aan om parameters in te stellen.

"Stel verwachtingen," zei hij, "en geef handleidingen voor het gebruik ervan. De geschiktheid van verschillende media maakt een U kunt op een manier in een e-mail 'praten' en hetzelfde sentiment uitdrukken in een chatbericht, alleen anders vanwege het meer informele karakter. "

Dit omvat het gebruik van emoticons. Collins heeft verschillende redenen waarom het gebruik van emoticons in chats een goede zaak is, vooral als het om context gaat.

"Content die niet relevant is, is gewoon ruis," zei hij. "We worden overspoeld met inhoud, maar als inhoud context heeft, is het gemakkelijker te begrijpen." Emoticons bieden die context, waardoor eendimensionale berichten robuuster worden en buiging laten zien. " Het geeft wat de persoon een visueel communicatiegevoel zegt, en voegt een extra laag toe om te vertellen of de getypte woorden bedoeld zijn als een grap, serieus of sarcastisch, bijvoorbeeld.

Directe communicatie heeft ook andere voordelen. Het breekt hiërarchische grenzen af. In plaats van een e-mail naar een baas, dan een andere naar hun baas, een naar de grote baas en weer terug, nu kan een vraag in real time gesteld worden. Omdat mensen niet de aandachtsspanne hebben die ze gewend zijn, zorgen kortere berichten met een hogere frequentie voor betere en directere antwoorden, waardoor een project vooruit blijft gaan in plaats van te wachten op een vraag en een antwoord dat de ladder oprijdt en weer naar beneden.

Er kan ook een nadeel zijn aan het gebruik van emoticons, binnen of buiten uw organisatie. Volgens een nieuw onderzoek van de Universiteit van Amsterdam leidt het lezen van smileygezichten in je e-mailcorrespondentie ertoe dat lezers je als minder competent beschouwen. Als dat een probleem is, heeft Schweitzer een advies: laat voor professionele uitwisselingen de emoji's, LOL's en memes buiten beschouwing.

"Vergeet niet dat uw online werkplatform in de allereerste plaats een professionele omgeving is die is ontworpen om een ​​efficiënte en effectieve dialoog mogelijk te maken," beveelt zij aan. "Spammen van uw collega's met GIF's is een zekere manier om problemen te veroorzaken en uw teamgenoten te irriteren.Houd uw berichten kort en krachtig." Zij onderschrijft ook het gebruik van professionele communicatieplatforms alleen intern. "Externe tools kunnen privé-, vertrouwelijke, handelsmerken, financiële of andere gevoelige informatie blootstellen aan het publiek of aan concurrenten. Open het kanaal voor de interne groepen die samenwerken en zorg ervoor dat u het gesprek sluit voor iedereen die niet bij de groep is betrokken. project. "

Een ander negatief punt is het gebruik van de platforms voor persoonlijke activiteiten. Het mag niet worden gebruikt om berichten naar collega's te sturen over niet-zakelijke onderwerpen, zoals weekendplannen of persoonlijke problemen.

Advies voor managers en werknemers

"Gebruik het als een leiderschapsmogelijkheid," zei Collins, "geen baasactie. Ga zitten met het team en leg uit protocol voor interne en externe communicatie en werk samen aan die protocolpunten. Leg uit wat OK is en wat niet. Eens bepaald, volg en engageer - oefen wat u predikt. "

" Management kan met HR coördineren om schriftelijke richtlijnen voor te bereiden voor gebruik van het platform ", voegde Schweitzer toe. "HR-managers kunnen werknemers trainen en debriefen over de functie, hulpmiddelen en richtlijnen van het platform, zodat het gebruik ervan professioneel blijft.Richtsnoeren verhinderen persoonlijk en ongeoorloofd gebruik (bijvoorbeeld roddels op kantoor) Stuur medewerkers op om geen persoonlijke of gevoelige berichten te verzenden; dat, net als bij andere online berichtensystemen, berichten niet privé zijn. "

Om te voorkomen dat uw team zich afleidt door meldingen, maakt u een beheeroverschrijving of beleid dat vereist dat zij hun instellingen aanpassen zodat ze alleen meldingen ontvangen die op hen betrekking hebben en hun werkgroep. Dit verkort verloren tijd en verhoogt de productiviteit.

Beklemtoon ten slotte dat een berichtenplatform geen vervanging is voor persoonlijke vergaderingen, telefoongesprekken of videoconferenties, die allemaal persoonlijker en effectiever zijn. Hoewel online apps handig zijn, mogen ze nooit de plaats innemen van realtime interpersoonlijke interacties. Het is OK om een ​​bericht te sturen om te zien of iemand beschikbaar is om te praten, maar inhoudelijke discussies moeten nog steeds in persoon plaatsvinden. Geen elektronisch smileygezicht of "LOL" kan de plaats innemen van een echte glimlach of een team dat lacht, discussieert en samenwerkt.


Grappig bedrijf? Bazen moeten licht met humor lopen

Grappig bedrijf? Bazen moeten licht met humor lopen

Bazen houden vaak van grapjes maken met hun werknemers als een manier om hun humeur op te krikken. Hoe die humor wordt ervaren, hangt echter niet af van de moppen die verteld worden, maar eerder van de relatie die de twee hebben, vindt nieuw onderzoek. Bosses die humor gebruiken als een manier om het geluk van hun werknemers te vergroten, krijgen alleen de uitkomst ze streven ernaar wanneer ze een goede relatie hebben met hun werknemers, blijkt uit een onderzoek dat onlangs in het tijdschrift Group & Organization Management is gepubliceerd.

(Carrière)

Recruiters onthullen meest gezochte technische vaardigheden

Recruiters onthullen meest gezochte technische vaardigheden

Waar zoeken managers naar hun volgende superstermedewerkers? Het is niet noodzakelijk de cv-stapel: de recruiters van vandaag scannen sociale-mediaprofielen om het toptalent van de branche te identificeren en te koppen. "Inhuurmanagers wenden zich steeds meer tot [sociale media] om concurrentievoordeel te behalen bij het identificeren van potentiële kandidaten en het verbreden van hun kandidaat pool over alle functiegebieden, "zei Shon Burton, CEO van global recruiting tool HiringSolved.

(Carrière)