Een online faxservice kiezen: een handleiding voor kopers
Faxen lijkt misschien het verouderde spoor van de zakelijke wereld van gisteren, maar veel bedrijven hebben nog steeds de behoefte om af en toe een fax te sturen, vooral als ze samenwerken met partners of overheidsinstanties die dat vereisen faxmogelijkheden. Wat uw redenen ook zijn om een faxdienst te vereisen, u hebt geen omvangrijk, duur faxapparaat nodig om dit in het digitale tijdperk te doen.
Met online faxdiensten kunt u faxen verzenden en ontvangen via uw e-mailaccount, en ook opslaan die faxen digitaal. De meeste services bieden een laag maandelijks abonnementsgeld met weinig tot geen geld, en als u een betrouwbare leverancier selecteert, zijn deze services betrouwbaar en veilig.
Als u op zoek bent naar een online faxservice voor uw zakelijke behoeften in 2018, hier is alles wat u moet weten over hoe u er een kunt kiezen. U kunt hier ook een volledige lijst van leveranciers van online faxservices bekijken, inclusief onze beste keuze en een overzicht van hoe we ze hebben gekozen.
Hoe online faxservices werken
Online faxdiensten digitaliseren het hele faxproces. Er zijn twee primaire manieren om een fax te verzenden via een van deze services: een speciaal e-mailadres met het faxnummer van de ontvanger (d.w.z. ) of via de website van de leverancier. Veel services bieden ook een mobiele applicatie.
Om online faxen te verzenden en te ontvangen, vertaalt uw serviceprovider geüploade of gefaxte documenten naar het juiste formaat, zodat de machine aan de andere kant ze kan lezen. De fax wordt dan afgeleverd op het faxapparaat van uw ontvanger (voor uitgaand) of op uw e-mailinbox (voor inkomende).
Online faxdiensten zijn om verschillende redenen haalbare opties, maar het belangrijkste voordeel is dat de kosten laag blijven, vooral als uw bedrijf faxt niet vaak. Gemak is een ander belangrijk verkoopargument; u hoeft niet op kantoor te zijn of in de buurt van een faxapparaat om documenten te verzenden en ontvangen. Het beheer van uw inkomende en uitgaande faxen met een online faxservice is net zo eenvoudig als het hebben van toegang tot een computer of mobiel apparaat.
Functies en opties
Veel services bieden functies om de bruikbaarheid en veiligheid te verbeteren, hoewel deze soms worden toegevoegd kosten. Deze omvatten mobiele meldingen, integratie met Microsoft Outlook, vooraf ingestelde levertijden, digitale handtekeningen, aanpasbare voorbladen, de mogelijkheid om meerdere ontvangers tegelijkertijd te faxen en de mogelijkheid om inkomende faxen door te sturen naar meerdere e-mailadressen. Sommige beveiligingsfuncties omvatten SSL- of PGP-codering en wachtwoordbeveiliging om gevoelige informatie te beschermen. De meeste services bieden deze functies, maar het is belangrijk om van tevoren te controleren of ze meer kosten.
Een andere veelvoorkomende optie die door leveranciers wordt aangeboden, is het gebruik van een gratis faxnummer of een lokaal faxnummer. De meeste diensten bieden ook langeafstands- en internationale faxen aan, hoewel er vaak extra kosten aan verbonden zijn.
Er zijn enkele online faxservices die alleen verzenden of alleen ontvangen plannen bieden, maar veel kleine bedrijven hebben de mogelijkheid nodig om zowel faxen te verzenden en te ontvangen. Sommige services beperken het aantal faxen dat u kunt opslaan, terwijl andere het aantal keren beperken dat een fax kan worden gearchiveerd (meestal ongeveer een jaar).
Prijzen
Typisch, online faxdiensten werken op een maandelijks abonnementsmodel, met basistarieven variërend van $ 5 tot $ 50 per maand. Deze vergoeding omvat meestal een ingesteld aantal inkomende en uitgaande faxen van 100 tot 2000 pagina's elk, waarbij hogere bedragen worden opgenomen in meer omvattende plannen. Als u de maandelijkse limiet overschaduwt, activeert u extra kosten, die vaak variëren van 3 cent tot 12 cent voor elke extra pagina die verder gaat dan het toegewezen bedrag.
Sommige online faxservices bieden omslagplannen. Voor deze services worden geen maandelijkse kosten in rekening gebracht en is geen abonnement vereist. In plaats daarvan betaalt u alleen voor de faxen die u verzendt terwijl u ze verzendt. Over het algemeen zijn deze plannen alleen zinvol als u maar zelden faxen verzendt. Anders is het kosteneffectiever om een abonnement met een vooraf betaald aantal faxen te kopen.
Als u internationale faxen wilt verzenden, moet u extra kosten betalen. De prijs varieert, afhankelijk van de locatie, maar u kunt overal tussen de 2 cent en een paar dollar meer betalen voor elke internationale fax die u verzendt, afhankelijk van het land waarnaar u uw documenten faxt. Bij sommige services worden eenmalige instelkosten in rekening gebracht, die variëren van $ 10 tot $ 25.
De meeste leveranciers bieden meer dan één abonnement, zodat u kunt kiezen welke het beste is voor uw bedrijf. Sommige plannen richten zich op onregelmatige gebruikers, terwijl andere zijn bedoeld voor bedrijven die regelmatig faxen verzenden. Als u niet veel faxen verzendt, kunt u meestal minder betalen voor een lagere maandelijkse faxlimiet; als je veel faxen moet verzenden, is het een paar dollar waard voor een hogere limiet. Sommige leveranciers bieden ook 'bedrijfspakketten' aan voor grote bedrijven die een groot aantal faxen verzenden.
Hoe u een online faxservice kiest
De meeste online faxservices bieden vergelijkbare prijzen en functies, maar er kunnen aanzienlijke verschillen zijn tussen leveranciers. Hier zijn enkele tips waarmee u de services kunt evalueren en de beste voor uw bedrijf kunt vinden:
Beoordeel uw behoeften: Het volume van faxen weten die u elke maand moet verzenden en ontvangen, is de sleutel tot het vinden van de juiste serviceprovider. Als u elke maand betrouwbaar een paar faxen verzendt en ontvangt, kan een omslagplan een goede keuze zijn. Als uw bedrijf meer nodig heeft, kunt u het beste betalen voor een pakket met een groter aantal inbegrepen faxen.
Vraag om aanbevelingen: Praat met andere bedrijfseigenaren die online faxdiensten gebruiken en zie welke zij aanbevelen . Wat zijn sommige dingen die ze leuk vinden aan hun service? Is er iets dat ze zouden veranderen? Hoewel er veel concurrerende leveranciers zijn, is het vinden van aanbevelingen van andere ondernemers een goede manier om uw keuzes te beperken.
Neem contact op met leveranciers: Nadat u aanbevelingen heeft verzameld, neemt u contact op met de beste kanshebbers op uw lijst om een idee te krijgen van de service die u kunt verwachten. Hoe een bedrijf de eerste oproep van een potentiële klant afhandelt, is altijd veelzeggend. Is de vertegenwoordiger vooraf geïnformeerd over alle toepasselijke vergoedingen en de inbegrepen functies? Is de vertegenwoordiger bereid tijd vrij te maken om uit te leggen hoe de service werkt? Zijn ze overdreven opdringerig en agressief in een poging om een verkoop te doen? Is de vertegenwoordiger vriendelijk en attent? Dit zijn allemaal vragen die u moet overwegen voordat u een leverancier kiest.
Begrijp vergoedingsstructuren: Vraag altijd om een gedetailleerd overzicht van alle maandelijkse kosten en eventuele extra kosten, inclusief opstartkosten, interlokale en internationale kosten en overschrijdingskosten . Sommige leveranciers bieden lage tarieven, maar sluipen dan in extra verborgen kosten. Gerenommeerde leveranciers zijn recht door zee over hun kosten, ongeacht hoe ze zijn gestructureerd. Zorg ervoor dat ze bereid zijn om hun honorariumschema schriftelijk aan u te geven.
Vraag gratis demo's aan: De meeste online faxservices bieden een gratis productdemonstratie of een proefperiode. Maak gebruik van deze aanbieding om de service uit te testen voordat u zich aanmeldt. Met een demo kunt u uitvinden welke service het meest gebruiksvriendelijk is, omdat er grote verschillen kunnen zijn tussen twee schijnbaar vergelijkbare services. U weet niet wat het beste is, tenzij u het zelf uitprobeert.
Evalueer klantenservice: Voordat u een probleem ondervindt, wilt u weten dat de klantenservice van de leverancier er voor u is. Ontdek wat de leverancier biedt op het gebied van klantenondersteuning. Zijn er live agenten 24/7 beschikbaar? Biedt de leverancier live chathulp of e-mailondersteuning? Nogmaals, kijk voor aanbevelingen van andere eigenaren van kleine bedrijven die ervaring hebben met de klantenservice van het bedrijf.
Klaar om een online faxservice te kiezen? Hier is een overzicht van onze volledige dekking:
- Beste online faxdiensten 2018
- Een online faxservice kiezen: een gids voor kopers
- Beste online faxservice voor kleine bedrijven
- Beste HIPAA-compatibele online faxservice
- Beste online facturatiefienst per telefoon
- Beste gratis uitgaande online faxservice
- Beste gratis inkomende online faxservice
- Beste online faxservice voor meerdere gebruikers
Beste professionele werkgeversorganisaties 2018
Om u te helpen de juiste professionele werkgeversorganisatie te vinden in 2018, hebben we tientallen opties onderzocht en geanalyseerd. Hier is een overzicht van de PEO's die volgens ons het beste zijn en een uitleg van hoe we ze hebben gekozen. Onderaan vindt u een lijst met PEO's die u mogelijk in overweging wilt nemen bij uw zoektocht naar de juiste service.
5 Functies waarnaar moet worden gezocht in een CRM-oplossing
Customer Relationship Management (CRM) -oplossingen kunnen veel meer doen dan contacten organiseren en fungeren als een digitale rolodex. Met de juiste functies kan CRM-software u ook helpen de verkoop te stimuleren door klanten in het oog te houden, van lead prospecting tot het sluiten van de verkoop en het behouden van klantenloyaliteit.
Populaire Berichten