Wat is contractbeheer?

Contractbeheer is het proces voor het beheren van contractcreatie, uitvoering en analyse om de operationele en financiële prestaties van een organisatie te maximaliseren en tegelijkertijd het financiële risico te verminderen. Organisaties ondervinden een steeds toenemende druk om de kosten te verlagen en de bedrijfsprestaties te verbeteren. Contractbeheer blijkt een zeer tijdrovend onderdeel van de bedrijfsvoering te zijn, wat de behoefte aan een effectief en geautomatiseerd contractbeheersysteem vergemakkelijkt.

De fundamenten van contractbeheer

Wanneer twee bedrijven zaken met elkaar willen doen, is er een contract specificeert de activiteiten die door beide organisaties zijn aangegaan en de voorwaarden waaronder zij elk hun deel van de overeenkomst zullen nakomen. Contracten beïnvloeden de winstgevendheid van bedrijven op een zeer grote manier vanwege de nadruk op inkomsten en uitgaven. Wanneer een contract slecht wordt geformuleerd, kan één organisatie ontelbare duizenden dollars verliezen op basis van een eenvoudige technische uitleg, maar ze missen de middelen om te identificeren. Effectief contractbeheer kan uiteindelijk een krachtige zakelijke relatie tot stand brengen en de weg banen naar een grotere winstgevendheid op de lange termijn, maar alleen als het correct wordt beheerd.

Elementen van succesvol contractbeheer

Het is niet genoeg dat een organisatie professionals heeft in plaats om contractbeheer af te handelen. Medewerkers moeten worden uitgebreid met de aanwezigheid van processen en softwaremaatschappijen om te voldoen aan toenemende compliance- en analytische behoeften. Wanneer een contractbeheerstrategie met succes wordt geïmplementeerd, kunnen organisaties verwachten:

• De verwachte zakelijke voordelen en financiële opbrengsten worden gerealiseerd
• De leverancier is coöperatief en reageert op de behoeften van de organisatie
• De organisatie ondervindt geen contractgeschillen of verrassingen
• De levering van diensten is bevredigend voor beide partijen

Activiteiten die goed contractbeheer vormen

De basis voor contractbeheer is afhankelijk van de implementatie van succesvolle activiteiten na de toekenning en stroomopwaarts. Tijdens de pre-toekenningsfase moeten werknemers zich concentreren op de reden voor het opstellen van het contract en of de leverancier aan de voorwaarden van de overeenkomst kan voldoen. Er is extra aandacht nodig om te begrijpen hoe het contract werkt zodra het is toegekend. Het vermijden van ongewenste verrassingen vereisen zorgvuldig onderzoek en duidelijkheid van het doel van het contract.

Contractbeheer vereist een zekere flexibiliteit voor beide partijen en de bereidheid om contractvoorwaarden aan te passen aan veranderende omstandigheden. Problemen zijn onvermijdelijk, wat betekent dat organisaties voorbereid moeten zijn op het onverwachte en contractvoorwaarden kunnen aanpassen wanneer dat nodig is.

Stadia van contractbeheer

Contracten spelen een belangrijke rol bij de crunch op het einde van het kwartaal en worden verbroken in fasen om inspanningen te organiseren en het typische contractproces te structureren. Als u dit handmatig doet, kan het maken van een contract behoorlijk tijdrovend zijn. Het proces omvat de volgende stappen:

1. Aanvankelijke aanvragen. Het contractbeheerproces begint met het identificeren van contracten en relevante documenten om het doel van het contract te ondersteunen.
2. Authoringcontracten. Een contract handmatig schrijven is een keer -consumerende activiteit, maar door het gebruik van geautomatiseerde contractbeheersystemen kan het proces behoorlijk gestroomlijnd worden.
3. Onderhandelen over het contract. Na voltooiing van het opstellen van het contract, moeten werknemers versies van het contract kunnen vergelijken en eventuele verschillen om de onderhandelingstijd te verkorten.
4. Het contract goedkeuren. Het geval waarin de meeste knelpunten optreden, is goedkeuring van het management krijgen. Gebruikers kunnen dit preventief bestrijden door aangepaste goedkeuringswerkstromen te maken, waaronder parallelle en seriële goedkeuringen om beslissingen in een snel tempo te houden.
5. Uitvoering van het contract. Door het contract uit te voeren, kunnen gebruikers het handtekeningproces controleren en inkorten via de gebruik van e-handtekening en faxondersteuning.
6. Verplichtingbeheer Hiervoor is veel projectbeheer vereist om ervoor te zorgen dat de belangrijkste belanghebbenden tevreden zijn over de resultaten en de waarde van het contract neemt niet af tijdens de eerste groeifasen.
7. Revisies en wijzigingen. Het verzamelen van alle documenten die betrekking hebben op de oorspronkelijke opstelling van het contract is een moeilijke taak. Wanneer over het hoofd geziene items worden gevonden, moeten er systemen zijn om het oorspronkelijke contract te wijzigen.
8. Audits en rapportage. Contractbeheer houdt niet alleen in dat u een contract opstelt en het vervolgens zonder nog een gedachte in de archiefkast te duwen. Contractcontroles zijn belangrijk om te bepalen of beide organisaties voldoen aan de voorwaarden van de overeenkomst en eventuele problemen die zich kunnen voordoen.
9. Vernieuwing. Het gebruik van handmatige methoden voor contractbeheer kan vaak leiden tot gemiste verlengingskansen en verloren zakelijke omzet. Door het proces te automatiseren, kan een organisatie vernieuwingsmogelijkheden identificeren en nieuwe contracten maken.

Software voor contractbeheer

Hoewel de traditie normaal is om contracten manueel te beheren via opslag van mappen en bestanden, is de praktijk bezaaid met inefficiënties die alleen maar afbreuk kunnen doen aan van de algehele efficiëntie van een organisatie. Integratie met een geautomatiseerde contractbeheerservice helpt talloze manuren vrij te maken en talloze processen te automatiseren die samenhangen met het beheer van een contract, waardoor meer waarde wordt gecreëerd voor een bedrijf.

Te hoog gekwalificeerd? Nemen van die baan kan je stress veroorzaken

Geloven zijn overgekwalificeerd omdat je baan een aanzienlijke mentale tol kan eisen, suggereert nieuw onderzoek. De studie, die onlangs werd gepubliceerd in de Journal of Vocational Behavior, onthulde dat werknemers die denken dat hun vaardigheden overtreffen wat nodig is voor hun psychische belasting, kan resulteren in ongelukkig zijn in hun werk en vrijblijvend bij hun werkgever.

(Bedrijf)

4 Tips om de focus van uw onderneming te vinden

"Het is geweldig om iets eenvoudigs te doen, mits klanten wil wat je moet verkopen, "zei Colin Finn, uitvoerend oprichter van Daylight Mind Coffee Company uit Hawaii. "Er is een overlevingsbias [in kleine bedrijven] - je leest over één succesverhaal dat begon met een eenvoudig idee: er zijn 15 andere bedrijven die net zo eenvoudige dingen deden die niemand wilde, alleen de weinigen die echt gericht waren op het krijgen van die eerste verkoop, zijn erin geslaagd Toen hij zijn bedrijf begon, ontdekte Finn dat het experimenteren met verschillende tactieken en het leren concentreren op wat werkte de sleutel tot succes was.

(Bedrijf)